Как работать с фрилансерами: 5 важных составляющих для эффективного взаимодействия
Фриланс — один из самых популярных форматов работы. Компании все чаще привлекают удаленных специалистов для решения задач разного уровня сложности — от создания контента до разработки сложных IT-решений. Но работа с ними отличается от работы со штатными сотрудниками. Ниже я расскажу о пяти ключевых правилах, которые помогают нам в агентстве эффективное взаимодействовать с фрилансерами.
Правило 1. Найдите своего человека
Важно найти не просто профессионала с нужными навыками, но и человека, который соответствует вашим ценностям, стилю работы и обладает необходимыми личными качествами.
В нашей практике работа с фрилансерами началась давно. Изначально мы привлекали специалистов, которых рекомендовали коллеги из индустрии — часто это были высококвалифицированные, но дорогие кадры. С ростом агентства начали искать фрилансеров под конкретные задачи. В этом процессе есть свои подводные камни, например, сложно оценить опыт человека только по портфолио, а еще сложнее предсказать его надежность.
Биржи фриланса и чаты с вакансиями лучшие специалисты часто даже не мониторят
Многие ищут подрядчиков на биржах фриланса (Upwork, Freelance.ru и др.) и в телеграм-чатах с вакансиями. Это широкая, но опасная воронка. Часто лучшие специалисты просто не мониторят их. Здесь могут сидеть даже те, кто только окончил курсы фриланса или еще даже не проходил их, а решил сразу без знаний пробовать себя в профессии. Этот вариант подойдет вам, если у вас очень ограничен бюджет и вы пока не можете хорошо платить.
Чтобы минимизировать риски, действительно хороших специалистов лучше искать в других источниках.
- Сарафанное радио. Пользуйтесь рекомендациями коллег, партнеров и друзей, у которых вы можете запросить честный отзыв о работе специалиста. Человек, которого вам советуют, уже прошел «отбор» в предыдущих проектах. Это немного экономит ваше время и позволяет быстрее приступить к сотрудничеству.
- Профильные сайты и платформы. Behance — для поиска дизайнеров и иллюстраторов, Vimeo — для видеомейкеров и аниматоров и т. д. Здесь можно сразу посмотреть реальные работы специалистов.
Правило 2. Всегда заключайте договор
Договор нужен для защиты как интересов агентства, так и самого фрилансера — даже если работа планируется небольшой и разовой, лучше все-таки зафиксировать договоренности.
Нужно строго следить за выполнением всех условий, включая обязательное НДА. Что еще учесть?
- Объем и сроки выполнения работы: четкое описание задачи и ожидаемые результаты.
- Права на интеллектуальную собственность: это особенно важно, если работа связана с созданием контента или разработкой программного обеспечения. Права должны перейти вам, иначе фрилансер может подать в суд.
- Условия оплаты: аванс или постоплата, сроки и суммы.
Договор с фрилансером отличается от договора со штатным сотрудником. Например, в нем нельзя указывать график работы и дату выплаты ежемесячной зарплаты — только конечный результат работ, дедлайн и срок оплаты после принятия работы.
Без ЭДО — никуда
Важный нюанс: часто фрилансеры находятся не в городе вашего агентства, соответственно, документы подписываются и передаются онлайн. Смотрите, чтобы подпись в договоре была сделана не в фотошопе — иначе она не легитимна.То есть в случае судебного спора ваш договор просто ничего не стоит. Поэтому обязателен ЭДО — как с самозанятым, так и с ИП. Самозанятым даже не нужна специальная подпись, а только аккаунт в Госуслугах.
Правило 3. Правильно формулируйте задачи
Если фрилансер не до конца понимает, что от него требуется, высока вероятность, что работа будет выполнена не так, как вы ожидаете. Вот несколько советов, как правильно формулировать задачи.
Будьте конкретны. Опишите не только конечный результат, но и этапы работы. Если задача большая — лучше созвониться и голосом проговорить ваши ожидания.
Используйте примеры. Покажите примеры аналогичных проектов, чтобы у фрилансера было точное представление о том, что вы ждете от него.
Обозначьте не только финальный дедлайн, но и промежуточные этапы. Если задача объемная — ее стоит разбить на подзадачи и принимать результат поэтапно. Так вы сократите количество правок.
У нас есть общий пайплайн агентства, который распространяется и на штатных сотрудников, и на фрилансеров. Важно дать фрилансерам полное представление о наших процессах и методах работы. Мы также проводим небольшое обучение перед началом проекта, чтобы гарантировать понимание всех требований и ожиданий.
Правило 4. Стройте долгосрочные отношения
Долгосрочные отношения выгодны обеим сторонам: вы получаете надежного исполнителя, а фрилансер — стабильные заказы. А еще есть возможность повышать качество работы, потому что специалист уже знает ваши требования и ожидания.
Важно всегда иметь резервных специалистов, которые могут подхватить задачу в случае необходимости
Мы поддерживаем связь с нашими фрилансерами через общие командные чаты и иногда проводим мероприятия и вечеринки, чтобы создать атмосферу единой команды. Также ведем календарь загруженности фрилансеров: у нас всегда есть резервные специалисты, которые могут подхватить задачу в случае необходимости. Это фрилансеры с таким же опытом — они свободны и готовы в любой момент включиться в работу. Им даже можно платить небольшой фикс за так называемую резервацию времени, даже если они в итоге не примут участие в проекте. Это помогает минимизировать риски и поддерживать высокое качество работы.
Правило 5. Улаживайте конфликты
Конфликты неизбежны, особенно при работе с разными людьми на удаленке. Чаще всего сложности возникают из-за задержки сроков или несоответствия результата ожиданиям. Чтобы избежать подобных ситуаций, стоит внедрить несколько практик.
Письменные договоренности. Фиксируйте ключевые моменты в письменной форме и получайте подтверждение, что фрилансер все увидел и понял.
Не дожидайтесь последнего дня дедлайна — задавайте исполнителю промежуточные вопросы
Будьте с фрилансером на связи на всех этапах работы. Если заметите отставание от плана или проблемы с качеством, сразу поднимайте вопрос. Вместо того, чтобы дожидаться последнего дня дедлайна, задайте промежуточные вопросы: «Как идет работа? Успеваешь к сроку?» Это позволит выявить сложности и оперативно отреагировать. Если возникают проблемы, постарайтесь понять причину. Возможно, фрилансеру не хватает информации, времени или ресурсов. Вместо критики предложите помощь: скорректируйте сроки, дайте доступ к нужным инструментам.
Конструктивный диалог. В любой конфликтной ситуации старайтесь обсуждать не саму проблему, а способы ее решения. Конфликтные ситуации часто возникают из-за недопонимания или разного видения результата. Вместо «ты не сделал так, как я просил», попробуйте сказать: «Давай подумаем, как можно улучшить результат и избежать подобного в будущем».
Фидбэк после проекта. Давайте обратную связь: и положительную, и отрицательную. Это поможет исполнителю понять, что было сделано хорошо, а что можно улучшить в будущем.
Расскажите о своем опыте работы с фрилансерами? Какие принципы и лайфхаки есть у вас в компании?