В идеальном мире каждый проект расписан на этапы, назначены ответственные, всем задачам отведен разумный срок, а исполнители делают свою работу хорошо и вовремя.
В реальной жизни часто получается иначе. На одной из задач происходит задержка и таймлайн ломается. Время как будто еще есть, но общий дедлайн сократился. Если свои сроки задерживают несколько сотрудников, к финальным исполнителям проект попадает ярко полыхая огнем.
Перед командой встает выбор: сделать оставшиеся задачи быстрее и менее качественно, или договариваться с заказчиком о переносе сроков. Любой из вариантов несет в себе риски для конечного результата и отношений с клиентом.
В этой статье разберем причины срыва сроков и объясним, что с ними делать.
![Идеальный таймлайн проекта](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2024%252F03%252FOwhGZN0A-1.png&w=1360&h=447)
![Обычный таймлайн проекта](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2024%252F03%252FZI8Amqk4-2.png&w=1360&h=447)
Причина 1. Не настроена коммуникация в команде
В проектной работе общая задача делится на этапы, которые закреплены за определенными сотрудниками или командами. Если обмен информацией в коллективе не настроен, переход между этапами задерживается. Это создает паузы, которые могли быть использованы для работы.
Дизайнер сделал и закрыл свою задачу в таск-трекере. Он думал, что следующий исполнитель получит уведомление и приступит к своей работе. Этого не произошло и проект завис на несколько дней.
Что делать. Настроить обмен информацией на всех этапах:
- Назначить менеджера проекта — того, кто будет следить за ходом работ. Он будет передавать проект на следующий этап, корректировать сроки и обеспечивать коммуникацию между разными исполнителями и командами.
- Настроить промежуточные отчеты. Их удобно сделать в формате чеклиста — с этапами и сроками их выполнения. В установленные промежутки времени тот, кто сейчас работает над проектом отправляет в командный чат отчет о выполненных задачах. Это поможет менеджеру отслеживать прогресс, а исполнителям — распланировать работу так, чтобы все успеть.
Можно устраивать стратегические встречи для сбора обратной связи. В зависимости от этапа проекта они могут быть общими или проводиться в рамках одной команды. На встречах менеджер и исполнители будут обсуждать текущее положение дел, решать вопросы или проблемы.
![Детальное описание проекта](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2024%252F03%252F93Pj3Gm7-3.png&w=1360&h=1218)
Причина 2. Не учитывается время на согласование
Многие проекты требуют промежуточных согласований. Если этого не сделать, велик шанс свернуть не туда, долго идти в ложном направлении и получить результат, который придется переделывать в авральном режиме.
Недостаток согласований в том, что проект не может перейти на следующий этап, пока ответственный или заказчик не дадут добро. Исполнителям остается ждать, когда им можно будет приступить к своим задачам и смотреть, как приближаются сроки сдачи. К проблемам могут привести два фактора.
Руководители не знают, когда работа придет на согласование. Кажется, для того, чтобы посмотреть промежуточный результат много времени не нужно — человек ведь не делает задачу своими руками, а лишь изучает итог. От проверяющего ждут согласования в тот же день.
Но, процесс может затянуться: у человека есть другие проекты и задачи. Иногда и вовсе случаются форс-мажоры. Если руководители не понимают, когда сотрудник принесет работу на согласование, они не могут внести ее в свой план. А так как срочных задач много и переключиться нельзя, согласования затягиваются.
Исполнители не закладывают достаточно времени на правки. Ошибка новичка — думать, что все промежуточные согласования это просто получение пропуска на следующий уровень. И пропуск этот выдается уже за то, что команда сделала свою часть работы.
С таким подходом, когда на задачу заложено семь дней, итог будет показан на седьмой день. Если удача благоволит и замечаний нет или они простые — следующий этап начнется без опозданий. Если правки будут крупнее и откатят задачу на несколько дней назад — они вычитаются из общего дедлайна.
Без учета этих факторов проект может зависнуть, а у дальнейших задач останется слишком мало времени на реализацию. Если учесть, что этапов обычно бывает несколько, задержка может стать критичной.
Что делать. Предлагаем действовать в два этапа:
- Прописать согласования в плане работ. На ключевые утверждения для перехода на следующий этап нужно заложить перерывы: в меру короткие для внутренних согласований и с запасом, если проверяет заказчик. В отдельных задачах также прописать, сколько времени отводится на выполнение и сколько — на проверку и возможные исправления.
- Назначить ответственного за согласования. Он будет следить, чтобы проверяющие не забывали посмотреть итог, а исполнители учитывали в сроке задачи возможные правки. Как правило, эту функцию выполняет менеджер проекта.
Важно объяснить команде, как строится работа. Каждый исполнитель должен понимать общий дедлайн задачи, время на ее отдельные этапы и знать, что эти сроки не передвигаются. Например, если дизайн занимает 7 дней, то 5 из них отводится на выполнение задачи, а еще 2 — на согласование и возможные правки.
![Планирование согласования задачи](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2024%252F03%252FwZ8TGatx-4.png&w=1360&h=586)
Причина 3. Одна и та же задача делается множество раз
Если в компании 10 человек, то исполнение одной и той же задачи дважды, а тем более и трижды представить невозможно. Все сотрудники сидят в одном-двух помещениях и поневоле в курсе всех корпоративных дел.
Но если сотрудников и помещений в компании больше, команды часто не знают, чем занимаются их коллеги в соседнем кабинете. В этом случае сотрудники могут тратить время на задачу, которую другие ребята уже сделали.
HR-ы собираются провести внутреннее мероприятие. Они ищут подрядчиков, продумывают сценарий, приобретают декорации и т.д. Если бы они знали, что коллеги из соседнего отдела делали похожее мероприятие месяц назад, то могли бы пройти все подготовительные этапы быстрее.
Когда команда не использует наработки и делает уже выполненную работу, сроки проекта сильно сдвигаются вправо.
Что делать. Два совета справиться с этой причиной:
- Хранить все документы компании в едином пространстве. Удобнее всего использовать облачное хранилище, но при выборе такого варианта есть большая вероятность создания хаоса “папка в папке, которая в другой папке”. Идеальный вариант — создание корпоративной базы знаний.
- Создать чаты для разных должностей по всей компании. Например, чаты проджект-менеджеров или пиарщиков.
Так специалисты смогут не только избежать выполнения уже сделанных коллегами задач, но и передавать друг другу профессиональный опыт.
Причина 4. Неправильное планирование
Грамотное планирование — это 20, а то и 30 процентов успешного выполнения задачи. Зачастую задачи спускаются по цепочке: продукт-оунер →руководитель отдела → сотрудники. Продукт-оунер здесь выступает в роли мечтателя — у него есть глобальные цели, которые он хочет воплотить, а исполнение делегирует подчиненным.
Подчиненные видят только точку “вы находитесь здесь” и точку “наш продукт самый востребованный на рынке”. Слишком масштабная цель заставляет сотрудников ломать голову над глобальной стратегией, вместо того, чтобы эту стратегию воплощать в жизнь.
В таком случае время достижения поставленных целей сильно увеличивается.
Что делать. Справиться с неправильным планирование можно так:
- Декомпозируйте задачи. Наверное, одно из самых важных правил в планировании любого типа. Разбейте одну глобальную цель на задачи и подзадачи, назначив ответственных за исполнение каждой. Очень важно делать декомпозицию на удобной платформе, в которой есть возможность наглядно отобразить все цели, например, в канбан-формате.
- Планируйте спринты. Эта техника активно применяется разработчиками для выполнения задач, которые ставятся на двухнедельный срок. Крайне эффективный метод планирования, при котором каждый сотрудник четко знает дедлайн и что к нему нужно выполнить. Бывает, что руководители вводят еженедельные спринты для более тщательного контроля, что тоже имеет место быть.
- Правильно расставляйте приоритеты. При составлении недельного или месячного планов важно выставить приоритетность задач и приступать к ним по мере значимости.
Так получится сконцентрировать внимание сотрудников на самых важных задачах.
![декомпозиция задач](/api/image/?src=https%253A%252F%252Fpublic-static.tinkoffjournal.ru%252Fbusiness-secrets%252Fuploads%252F2024%252F03%252FLPMqdj6W-5.png&w=1360&h=906)
Редакция рекомендует
- Как заставить интернет шуметь о вас: бывший SMM-лид Авиасейлс Рома Бордунов о работе с инфоповодами
- 10 советов, как эффективно продавать в мессенджерах и соцсетях
- Как развивать бизнес без насилия над собой: опыт сооснователя digital-агентства SETTERS Алины Чичиной
- Как получать сверхрезультат с любой командой: рассказывает экс-гендиректор eBay и директор T-Bank Ecommerce
- Упал, очнулся — миллион: громкие разбирательства и способ защититься от штрафов за травмы клиентов
Что помогает вам сдавать проекты вовремя? Поделитесь в комментариях.