Как оптимизировать бизнес-процессы в компании
Процессы в любой или практически любой компании можно упростить: настроить автоматизацию, сократить цепочки согласований и внедрить другие изменения, которые позволят работать эффективнее.
Какие бизнес-процессы можно упростить
Ответ на этот вопрос довольно прост: все, что можно автоматизировать и облегчить, нужно автоматизировать и облегчить.
Как понять, что именно требует изменений?
В первую очередь, руководителю стоит провести ревизию. Для этого нужно выделить ключевые процессы компании и проанализировать их, оценив по шкале от 1 до 10 в вопросе «насколько этот процесс кажется сложным с точки зрения организации?»
Пример. Руководитель салона красоты оценивает, насколько клиенту легко попасть на процедуру. Если процесс включает в себя много шагов — допустим, регистрация на сайте, подтверждение по электронной почте, затем контрольный звонок от менеджера для уточнения деталей — это 8 или 9 по шкале сложности.
В других же отделах все может оказаться иначе: допустим, логистические процессы максимально автоматизированы и требуют включения сотрудников только на ключевых этапах. Соответственно, в этом случае оценка по шкале будет низкой — от 1 до 5.
Следующий шаг после анализа — продумать способы упрощения процессов. Особенное внимание нужно уделить автоматизации.
Оценка целесообразности
Оценить целесообразность означает проанализировать, насколько просто пройдет процесс изменений и стоит ли заниматься им именно сейчас.
Например, перед тем, как поменять оформление упаковки продукта, требуется дополнительное исследование рынка потребителей. Исследование стоит 1 млн рублей, и сначала в компании проводит оценку его целесообразности: насколько быстро окупятся затраты на исследования, какой потенциал есть у новой упаковки на рынке потребителей.
Без оценки целесообразности деньги, вполне вероятно, были бы потрачены впустую, но с ней становится яснее, какие действия стоит или не стоит предпринимать.
При оценке целесообразности изменений нужно учесть несколько факторов. Дальше о них расскажу.
Длина «цепочки» процесса. Сколько отделов компании в нем участвует? Чем их больше, тем сложнее и дольше окажутся необходимые перемены.
Уровень принятия решений. Если о необходимости упрощения рабочих процессов задумывается гендиректор, у него достаточно влияния, чтобы спровоцировать перемены самому. В случае с менеджером среднего звена нужно согласовать план действий с руководством и убедить его в том, что упрощение необходимо.
Наличие ресурсов. На автоматизацию и другие способы облегчения работы требуется затратить материальные и нематериальные ресурсы: могут понадобиться деньги, время, иногда даже наем сотрудников. Стоит заранее оценить целесообразность перемен на текущем этапе.
Приведем пример. Вы понимаете, что процесс автоматизации производства замедлит его, и прибыль на какое-то время снизится. Зато окупить задержку точно удастся быстро, а в ближайшие месяцы автоматизация принесет еще больше средств — в таком случае перемены того стоят.
Может возникнуть и обратная ситуация: вы понимаете, что какой-то процесс можно улучшить, но в данный момент проблема не критична, а на кардинальные изменения пока не хватает ресурса. Тогда стоит отложить оптимизацию до лучших времен.
Что еще нужно учесть
Важный момент, который нельзя упускать из вида — находитесь ли вы на одной волне с коллегами и подчиненными, совпадают ли ваши ценности. Если ответ на этот вопрос положительный — любая работа будет строиться в разы проще, и вы потратите меньше времени на согласование и внедрение новых решений.
Уделите этому пункту особое внимание, если бизнес находится в процессе расширения и вы планируете нанимать новых сотрудников.
Совпадение ценностей важно в коммуникации не только с подчиненными, но и с вышестоящим начальством. Например, вы хотите внедрить бизнес-решение, которое будет стоить дороже нынешнего, но поможет ускорить работу.
Акционеру же компании идея не по душе: для него гораздо важнее прибыль в моменте. И вовсе не факт, что вам удастся донести до него преимущества своей идеи. Зачастую такие трудности происходят в сотрудничестве бизнеса и государства: руководитель компании обладает коммерческим мышлением, а у госслужащих абсолютно другие ценности и приоритеты.
Как поддерживать изменения
Прежде всего, любые изменения должны быть доведены до конца. Чаще всего откат к старым решениям происходит из-за того, что преобразования брошены на полпути и не ясно, что делать дальше.
Приведем пример. В компании решили внедрить CRM-систему. В таком случае мало просто купить программное обеспечение и объявить, что бизнес должен на нее перейти. Необходимо обучить всех сотрудников, которые постоянно работают с клиентскими базами и продажами.
Если сделать это не получается — кто-то внезапно заболел, кто-то отказывается переходить на CRM под предлогом “в Excel работать удобнее” — то рано или поздно все вернутся к исходному способу работы, и автоматизация не удастся.
Избежать отката помогают еще несколько действий:
- Отслеживание результатов. Эффективность любого нововведения нужно тестировать и измерять в цифрах, особенно на ранних этапах.
- Назначение ответственных. Измерять результаты изменений стоит отдельному человеку, который сможет уделять этой задаче достаточно времени.
- Сбор и анализ обратной связи от сотрудников: насколько им удобно работать в новых условиях, адаптировались ли они к изменениям, что, по их мнению, можно улучшить.
- Стратегические сессии и брейн-штормы, на которых команда будет обсуждать текущие процессы работы, предлагать нововведения, озвучивать проблемы и просьбы. Встречи можно устраивать самостоятельно или привлекать компетентных специалистов — бизнес-коуча, консультантов — со стороны. Регулярное проведение командных сессий помогает поддерживать командный дух, быстрее адаптироваться к изменениям и в целом держать руку на пульсе.
Приведу еще один пример. Компания проводит регулярные совещания между отделами. На совещаниях всегда ведется протокол, который затем отправляют начальству.
После очередного обсуждения руководство принимает решение перестать вести протоколы, вместо этого заранее создавать повестку: какие темы нужно обсудить, сколько времени это займет, что сейчас в приоритете и так далее. Также в ходе совещания следят за таймингом.
В итоге получается убить сразу двух зайцев: оптимизировать процессы за счет того, что больше не нужно привлекать человека для ведения протоколов и проводить совещания быстрее и эффективнее для всей команды благодаря четкому плану.
Упростить рабочие процессы в компании получится быстрее, если вы знаете, что именно требует оптимизации, грамотно оцениваете имеющиеся ресурсы и доводите изменения до конца. Также стоит учитывать настрой команды и следить за тем, чтобы адаптация к переменам прошла успешно.
Как вы оптимизируете бизнес-процессы?