Как организовать корпоративный грантовый конкурс и найти надежных партнеров

Грантовые конкурсы стали популярным направлением программ КСО и ESG в России. Многие крупные и средние бизнесы уже его опробовали, довольны результатами и продолжают применять. В целом же это явление довольно заманчивое для бизнеса — мы расскажем, почему так происходит. Образуется и нарастает своего рода конкуренция, а новым игрокам-организаторам на поле грантовых конкурсов важно четко представлять себе, каким образом сделать конкурс привлекательным и понятным для всех участвующих сторон, с реалистичными KPI и предсказуемыми результатами.

Как компаниям организовать грантовый конкурс и найти для него партнеров расскажу я, Оксана Петрова — директор Благотворительного фонда «Добрый город Петербург»

Корпорации выбирают грантовые конкурсы, чтобы достигать своих целей в программах КСО, развивать территории присутствия, продвигать практики корпоративного волонтерства. Естественный партнер в этом случае для бизнеса — те некоммерческие благотворительные организации, которые обладают весомым опытом участия в грантовых конкурсах, а также их проведения, и вместе с тем профессионально помогают людям преодолевать социальные проблемы, развивать местные сообщества и благоустраивать территории.

Конкурсы не возникают из воздуха и включают в себя синхронное и асинхронное управление множественными процессами. Их надо тщательно планировать на уровне стратегии и тактики.

Методический каркас, с построения которого начинается разработка любого конкурса, определяет два ключевых момента — зачем и для кого этот конкурс?. А еще эксперты советуют организаторам убедиться в том, что грантовый конкурс действительно актуален для их бизнеса.

Конкурс может решать исследовательские задачи бизнеса. Из заявок вы узнаете, какие организации и в каких территориях работают по важной для вашего бизнеса теме. Благодаря этому вам проще найти долгосрочных партнеров на реализацию уже внеконкурсных социальных программ.

У хорошо организованного конкурса высокая PR-эффективность и заметное позитивное влияние на HR бренд.

Для кого проводить конкурс, кого приглашать к участию? Целевую аудиторию можно поделить на две группы.

1. Внутренняя — это ваши сотрудники. Ожидаемые эффекты их участия — повышение лояльности вашему бренду, развитие HR, усиление инициатив корпоративных волонтеров.
2. Внешняя — это некоммерческие, бюджетные организации, социальные предприниматели, стартапы, инициативные группы, физические лица.

Мы выделяем пять шагов, которым нужно следовать.

Правильно выберете нишу. Конкурс лучше проводить по тем направлениям, в которых работает сама корпорация. Например, Тинькофф предлагает гранты для развития IT-инфраструктуры, бизнес-процессов, а также на обучение персонала.

Развивайте насмотренность, не подражая бездумно. Изучайте опыт коллег, это принесет вам знание трендов и “фишек”. Эксперты рекомендуют выбирать из всего существующего многообразия только действительно нужные вам тематические направления, форматы и требования к заявителям. Все регламентирующие конкурс документы должны решать ваши задачи и помогать нахождению ваших партнеров среди его участников.

Что важно сделать на этапе планирования? Описать цели конкурса и образ желаемого результата. Попутно это поможет определиться с подходящим для вашего конкурса форматом.

Выбирайте инструменты оценки и мониторинга социального эффекта и результатов. Оценка требует больших ресурсозатрат как от команды, так и от грантополучателей, поэтому важно запрашивать и накапливать только те данные, которые вам на самом деле пригодятся для усовершенствования конкурса. Инструменты оценки и мониторинга данных надо подбирать также неслучайным образом.

Выбор инструментов оценки и мониторинга зависит от имеющихся ресурсов и целей применения инструментов. Распространен метод анкетного опроса, но свои ниши есть у интервьюирования, анализа документов, финансовой аналитики, статистического анализа, оценки уровня участия, охвата территории. Например, анкетирование предоставляет обратную связь от участников относительно проекта и достигнутых в нем результатов. Интервью позволяет глубоко изучить мотивацию, потребности и взгляды целевой аудитории, проверить гипотезы. Финансовая аналитика включает в себя оценку эффективности расходов и финансовой устойчивости проекта. Статистический анализ используется для измерения количественных результатов и динамики изменений. Оценка уровня участия измеряет степень вовлеченности в проект его целевых групп.

Проверьте финальные «настройки» конкурса и удалить всё лишнее. Требования к заявителям, оформлению заявки и отчетности должны быть точными, но не избыточными, не чрезмерно детализированными. Пусть останется немного «воздуха», свободы действий для грантополучателя. При этом желательно определить допустимый минимум отклонений. Например, требовать указания в календарном плане конкурсной заявки конкретной даты и времени планируемого мероприятия — не нужно и даже рискованно. Но если авторы проекта не укажут даже месяц, то таким проектом сложно будет управлять и не менее сложно — достоверно оценить его результаты.

К грантооператорам относится, например, фонд «Добрый город Петербург». Фонд разрабатывает и организует конкурсы самостоятельно и в партнерстве с другими некоммерческими организациями и бизнесом уже 13 лет. Ежегодно сопровождает 7-9 конкурсов, которые поддерживают проекты, опытные организации, и небольшие инициативные группы.

В 2023 году Фонд провёл 7 конкурсов и поддержал 79 социальных инициатив на общую сумму более 55 млн рублей. В сообществе наших «выпускников» уже почти 2000 грантополучателей.

Серьезный критерий выбора между самостоятельным проведением конкурса и передачей полномочий сторонней организации связан с ресурсным обеспечением: финансами, кадрами и затраченным ими временем.

Структура финансовых издержек конкурса обобщенно выглядит так:

1. Гранты для победителей конкурса.
2. Стоимость экспертизы грантовых заявок. Понадобятся грамотные специалисты-оценщики, обычно они не входят в административную команду.
3. Стоимость услуг административной команды, которая готовит документы (положение о конкурсе, форму заявки и отчета, методические требования к заявке, договора с победителями и экспертами-оценщиками ).

У административной команды обширный функционал:

• обеспечивает прием и обработку заявок;
• привлекает надежных экспертов-оценщиков заявок;
• взаимодействует с победителями и теми, кому не удалось выйти в финал;
• ведет мониторинг и проверку реализуемых проектов;
• собирает и проверяет отчеты грантополучателей по завершении проектов;
• отрабатывает негативную обратную связь, конфликты с участниками конкурса.

Чтобы конкурс шел без помех и задержек, чреватых репутационными рисками, на административную команду желательно выделить половину общего бюджета конкурса.

Состав кадров и объем затраченного ими времени нужно продумать и просчитать с той же тщательностью, что и финансы. Задайте себе вопросы:

1. Есть ли необходимые компетенции у текущей команды вашего бизнеса или только предстоит их освоить?
2. Получится ли выделить время в штатном расписании на грантовый конкурс?
3. Потребуется ли набор новых сотрудников, сумеют ли они сработаться для новых задач?

Чтобы ваш грантовый конкурс стал привлекательным, дружелюбным, конкурентоспособным, нужно выстраивать долгосрочную коммуникацию как с потенциальными и фактическими участниками, так и с победителями. Без коммуникации сложно понять потребности тех, кому вы собираетесь помогать. Нужны ли им деньги на короткие проекты или они настроены на долгосрочное партнерство, хотят ли только помогать своим подопечным или планируют развивать свои организации.

Другим хорошим коммуникативным инструментом будет оценка клиентского опыта от каждого контакта с оператором конкурса. Как это работает, рассказала эксперт фонда «Добрый город Петербург».

Конкурс станет гораздо эффективнее, а его заявки более качественными, если дополнить его актуальной обучающей программой. Обучение важно на всех этапах конкурсной кампании. Во время сбора заявок надо сориентировать участников в условиях конкурса и задачах благотворительной программы в целом. При реализации проектов — показать, как придать им устойчивость и нацелить на долгосрочность и преемственность. После завершения проектов полезно учить их:

• как сохранять приобретенные в проекте социальные связи;
• поддерживать сообщества благополучателей;
• помогать обмену опытом;
• развивать лидеров и амбассадоров благотворительной программы вашего бизнеса.

Чем больше понятных и наглядных инструкций для грантозаявителей вы создали, форматов обучения, в том числе микрообучения, предусмотрели, чем разнообразнее каналы для их продвижения выбрали, тем выше шанс, что цели и KPI вашего конкурса будут достигнуты. Учитывайте, что мало кто из участников читает положения и методические рекомендации конкурса, не нужно рассчитывать на них как эффективный инструмент самообучения.

Экспертов, оценивающих поданные на конкурс грантовые заявки, надо брифовать. Это значит прорабатывать с ними все нюансы конкурса и требования к заявкам, чтобы все они находились в едином методологическом поле и не препятствовали принципу равного участия грантозаявителей.

Быть адекватными и гибкими. Слишком строгие ограничения, например, по использованию грантовых средств, предоставляемой отчетности, могут отпугнуть участников конкурса. Целесообразно делать конкурсные требования достаточно «просторными». Так, можно заранее предусмотреть изменения на рынке товаров и услуг и просить заявителей планировать расходы с учетом изменений и в четком соответствии с содержанием заявки, но не нужно «карать» их, если при соблюдении названных условий они приобрели технику не той марки, которую планировали. Перечислить при этом недопустимые в данном конкурсе виды расходов вполне естественно и разумно.

Хорошо, если конкурс будет допускать адекватную долю расходов на человеческий ресурс, на зарплаты людям, которые каждый рабочий день посвящают тому, чтобы социальные изменения стали возможны. Еще один признак продвинутого конкурса — поощрение долговременной устойчивости организаций-благополучателей. Это можно делать через:

• поддержку затрат на обучение;
• профилактику выгорания команды проекта;
• улучшение административных процессов организации — настройку CRM, создание и ведение сайтов, электронной бухгалтерии.