Как организовать процессы и реализовать проект в срок, даже если раньше этого не делали
Михаил Софонов
Руководитель учебного центра, консультант и тренер по проектному управлению
Как организовать процессы и реализовать проект в срок, даже если раньше этого не делали
Михаил Софонов
Руководитель учебного центра, консультант и тренер по проектному управлению
Управлять проектом — это как спланировать семейное путешествие. Если не подготовиться и пытаться ориентироваться по ходу, многое пойдет не так: будет хаос, много стресса и результат, скорее всего, никого не устроит.
Чтобы точно достичь цели, нужно продумать детали. В случае с поездкой цель — расслабиться и получить удовольствие. Чтобы ее достичь, нужно выбрать даты, заранее изучить город и отметить интересные места, забронировать отель и решить, как до него добираться. А еще лучше собрать аптечку и взять с собой побольше денег — на всякий случай.
Разобрались, как реализовать любые проекты: мероприятие, индивидуальный заказ и даже семейный отпуск.
Что такое проект и как им управляют
Проект — это набор шагов на пути к созданию уникального продукта или услуги. Он всегда создается командой, поэтому руководителю нужно уметь правильно делегировать задачи и мотивировать на их исполнение.
Представьте: строительная компания решает строить коттеджи. Перед началом стройки нужно подготовить проектную документацию: проверить соответствие концепции техническим требованиям, составить техническое задание на проектирование, подготовить смету, установить сроки работ и продумать другие детали. Разработка — это проект, ее продуктом станет готовая документация.
Но чтобы построить коттедж, нужно взять этот продукт и на его основе запустить новый проект — строительство. В результате получится конечный продукт — построенный коттедж. Грубо говоря: действие — проект, его результат — продукт. Они чередуются.
Управлять проектом — значит упорядочивать все: ресурсы, время, бюджет, качество, риски и работу команды. Проекты уникальны, поэтому невозможно всегда придерживаться одного плана, — нужно каждый раз составлять новый. Например, новый покупатель коттеджа захочет изменить стандартную планировку. Тогда компания будет составлять проектную документацию с нуля.
А еще из-за внешних факторов иногда придется отходить от изначального плана, реагировать на изменения и управлять рисками. Причем чем дальше продвигается проект, тем дороже выходят изменения. Поэтому без принципов управления проектами эффективно развивать бизнес не получится.
Управление проектами — это целая культура внутри компании. Невозможно внедрить проектный подход, если у собственника и руководителей не развиты навыки регулярного менеджмента, например есть проблемы с постановкой задач или предприниматель не знает, как работает его бизнес.
«Чтобы использовать проектный подход, собственнику нужно образовываться в этом направлении: читать книги, ходить на курсы, окружать себя профессионалами. Это поможет изменить мышление.
Советую начать с внутреннего проекта, который будет нетрудно реализовать. Например, с организации рабочего пространства, переезда в другой офис или с адаптации нового сотрудника.
Обозначьте, кто будет руководить проектом и по какому плану, а дальше следите за тем, как сотрудник будет работать. На практике сразу будут заметны все проблемы, над которыми придется работать. В операционной деятельности их можно спрятать под ковер, а вот в проектах бюджет и сроки ограниченны, поэтому невозможно будет не заметить ошибки».
Михаил Софонов
Руководитель учебного центра, консультант и тренер по проектному управлению
В следующем разделе разберемся, как управлять проектом даже новичку, чтобы все получилось.
Пять процессов управления проектом
Управление проектами можно свести к пяти взаимосвязанным процессам:
- инициация;
- планирование;
- реализация;
- мониторинг и контроль;
- завершение.
Иногда приходится делать шаг назад и пересматривать план или вовсе отказываться от реализации проекта.
Предприниматель ведет бизнес по производству шкафов, но решает начать выпускать столы. Для этого ему необходимо запустить новую производственную линию. Тогда он ищет новых поставщиков оборудования и сырья и разрабатывает новый план работы. По сути, предприниматель находился на стадии выполнения, но вернулся к планированию.
Схематично изобразить процессы можно так.
Инициация проекта. Если у руководства или команды появляется идея проекта, рано начинать ее реализацию. Сначала нужно определить цели проекта и его выгоду для бизнеса, понять, как он вписывается в стратегию развития, выявить заинтересованные стороны — стейкхолдеров — и разработать общую концепцию.
Как это происходит на практике: у руководителя возникает идея, и он оценивает, насколько она отвечает целям бизнеса. Если становится понятно, что проект будет полезен, можно сформулировать его цель, критерии успешности и итоговый продукт, если нет — лучше отказаться от реализации.
У разработчиков появилась идея организовать базу знаний «для себя». Предприниматель понимает, что это решение не принесет бизнесу прибыль напрямую, но сотрудники показывают ценность решения: мидл-специалисты перестанут отвлекаться на помощь новичкам, а джуны начнут быстрее решать свои вопросы.
Цели проекта — ускорить адаптацию новых сотрудников и выполнение задач, сократить текучку.
Идея отвечает целям бизнеса, можно ее обсуждать.
Статьи, которые помогут сформулировать цель:
Планирование проекта. Если решили запускать проект, нужно разработать его план и план работы, определить бюджет и ответственных, продумать риски.
Команда вместе с руководителем составляет список задач, а потом декомпозирует их, то есть разбивает на мелкие шаги, оценивает время на выполнение и необходимые ресурсы. В конце все это собирают в план проекта.
Так будет выглядеть план организации мероприятия для клиента.
Бывает, ресурсы команды нужны на другом проекте. Задача предпринимателя — сделать так, чтобы один проект не накладывался на другие и не мешал им. А руководитель проектов должен организовать ресурсы так, чтобы продукт создали в срок и в рамках бюджета.
Реализация проекта. На третьем этапе проект уходит в работу, а руководитель настраивает коммуникацию внутри команды, контролирует сроки и качество реализации.
Проект — это только часть рабочих задач, поэтому сотрудники не будут полностью погружены в него. Чтобы уложиться в срок, нужно:
- следить за актуальностью плана;
- отслеживать отклонения от плана;
- проводить регулярные планерки;
- отслеживать достижение промежуточных результатов;
- перераспределять ресурсы;
- управлять рисками.
Ресурсы всегда ограниченны, поэтому нужно постоянно их перераспределять. Часто это можно сделать за счет ведения параллельных процессов: например, можно сэкономить время, если одновременно с разработкой приложения создавать его дизайн. Сложнее — поддерживать заинтересованность и мотивацию команды. Об этом мы написали отдельную статью.
Мониторинг и контроль. Пока проект выполняется, его руководитель постоянно оценивает ситуацию и контролирует качество будущего продукта. Следит за дедлайнами, прогнозирует риски и вносит изменения в план проекта, а также держит команду в курсе хода проекта.
От того, как быстро получится обнаружить проблему, зависит успешность проекта. Поэтому, пока команда работает над задачами, руководитель следит за соблюдением сроков. Если что-то идет не так, руководитель ищет причину и помогает сотрудникам справиться с трудностями.
Завершение проекта. В конце важно проверить, получилось ли создать задуманный продукт, подготовить отчет о результатах, проанализировать процесс работы и извлечь уроки. Это помогает выявить слабые места и не допускать те же ошибки в будущих проектах.
Когда проект выполнен, руководитель собирает команду на итоговое совещание. На нем обсуждают, какие были сложности и что можно сделать, чтобы не повторять ошибки на следующих проектах. Итоги встречи фиксируют в отдельном документе — обычно его называют отчетом об извлеченных уроках, — чтобы команда в любой момент могла к ним вернуться.
Как управлять проектом: основные методологии
Чтобы эффективно управлять процессами, не нужно изобретать велосипед. Есть готовые методы управления проектами, мы расскажем о трех основных.
Waterfall, или каскадная модель. Это последовательный метод управления проектами: в нем этапы зависят друг от друга. Он подходит для проектов, где нельзя перейти к новому этапу без завершения следующего. Из-за такой зависимости нельзя пропустить этап производства или вносить изменения в концепцию в середине проекта.
Самый простой пример — строительство дома. По каскадной модели процесс будет выглядеть так.
Scrum. Это гибкая методология, которая хорошо подходит для проектов с небольшими автономными командами и частыми изменениями внутри продукта. Например, по Scrum разрабатывают мобильные приложения.
Суть ее в том, что работа над продуктом делится на этапы — итерации — и каждый раз команда проходит полный цикл от планирования проекта до запуска.
Kanban. Это метод, который позволяет визуализировать поток однотипных задач и управлять ими. Он подходит для проектов с непрерывным циклом или для производств. Например, с помощью Kanban можно следить за тем, как продвигаются операционные задачи или отдельные похожие друг на друга проекты.
Выбор метода управления проектом зависит от целей, требований, ограничений и контекста проекта. При этом методологии можно перестраивать под собственный продукт. Например, не описывать поквартальный план, если проект краткосрочный.
«Самое правильное решение — проанализировать каждый подход, протестировать его и взять только самое необходимое. Например, из Scrum команды часто берут идею работы спринтами, но изменяют этапы работы. Если руководитель будет пересматривать практики управления проектами и брать оттуда идеи, в итоге сформируется подходящий конкретно для этого бизнеса подход».
Михаил Софонов
Руководитель учебного центра, консультант и тренер по проектному управлению
Управлять самому или делегировать
Предпринимателю нужно понять, есть ли у него ресурсы и время на то, чтобы следить за проектами самостоятельно. Если его внимание нужно для решения стратегических вопросов, можно делегировать задачи проджект-менеджеру — специалисту, который отвечает за реализацию проекта.
Но новый сотрудник не волшебник, поэтому он не сможет исправить все проблемы бизнеса. Чтобы проджект-менеджер смог эффективно работать, предприниматель должен подготовить для него инфраструктуру, то есть работающие процессы.
«Если в компании не принято формулировать цель, то предприниматель не сможет поставить цель проджект-менеджеру, и тогда его работа будет неэффективна. Поэтому я бы шел не со стороны приглашения проджект-менеджера, а с обсуждения практик управления проектами внутри компании.
Можно даже внутри квартального планирования ставить цели протестировать какой-то набор инструментов. И тогда проектное управление начнет запускаться естественным образом. Не за счет привлечения управленца, а за счет взращивания проектной культуры бизнеса».
Михаил Софонов
Руководитель учебного центра, консультант и тренер по проектному управлению
Когда процессы бизнеса налажены, задача предпринимателя — нанять подходящего сотрудника. О том, как понять, кто нужен компании, и как его не проглядеть, мы писали в отдельной статье.
Где узнать больше об управлении проектами
Разобраться в управлении проектами, найти лучшие практики и конкретные кейсы можно с помощью дополнительных источников. Собрали небольшой список.
- Подкаст «Жизнь как проект» — короткие выпуски от эксперта нашей статьи, где он рассказывает о принципах управления проектами и делится конкретными инструментами.
- Книга Стотта Беркуна «Сделано» — работа бывшего проджект-менеджера Майкрософт. Здесь не только про дедлайны, но и про то, как реализовать идею с помощью слаженной команды.
- Руководство Atlassian по управлению проектами — большой гайд от создателя двух самых популярных приложения для менеджмента задач: Jira и Trello.
- Книга Тома ДеМарко «Deadline» — целый роман об управлении проектами. У главного героя есть деньги и время для реализации, но это не спасает его от типичных ошибок.
- Книга Владимира Завертайлова «Настольная книга project-менеджера. Что нужно знать, чтобы управлять IT, digital и другими проектами с учетом российских реалий» — полное и практическое руководство по
Подписка на новое в Бизнес-секретах
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
Продолжая, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и условиями передачи информации
Как вы поступаете, когда все идет не по плану? Расскажите об успешном опыте в комментариях.