Как работать с электронными трудовыми книжками
Электронные трудовые книжки ведут параллельно с бумажными с 2020 года. Исключение, когда человек отказался от трудовой на бумаге или впервые поступил на работу начиная с 2021 года, тогда книжка будет только электронная.
Что такое электронная трудовая книжка
В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.
По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в Социальный фонд России — СФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка, или ЭТК.
Какую трудовую книжку заводить в 2024 году при приеме на работу впервые
При приеме на работу работодатель должен всем новым сотрудникам заводить электронную трудовую. А вот с бумажной трудовой все не так однозначно.
Бумажную трудовую можно не оформлять в двух случаях:
- Человек впервые устраивается на работу.
- Человек отказался от ведения бумажной трудовой.
Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо вести его трудовую параллельно с электронной — заносить туда все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.
Если кандидат на работу с бумажной трудовой хочет отказаться от нее с первого дня трудоустройства, надо сначала нанять его по трудовой на бумаге:
- Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
- В тот же день или в ближайший рабочий подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
- В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.
Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в территориальные отделения СФР.
Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:
- Если у него на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
- Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности по форме СТД-СФР — выписку из той самой электронной трудовой.
Сотрудник может сам запросить справку напрямую в СФР через Госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.
Кто должен заводить электронные трудовые книжки
В 2024 году все российские работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. Исключений нет, даже если работники хотят продолжить вести бумажные трудовые. Это их законное право, которое никак не отменяет обязанность работодателя подавать сведения в СФР.
Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную. Кроме того, с 2024 года работодатель должен сдавать сведения о заключении и расторжении договора ГПХ на выполнение работ или оказание услуг
Как перейти на электронные трудовые книжки
У всех, кто начал работать до 2024 года, уже есть электронная трудовая книжка. Дальше описываем порядок, если сотрудник готов отказаться от бумажной трудовой:
- после 31 декабря 2020 года числился в штате, но на работу не выходил и раньше не писал заявление о переходе на электронную трудовую: например, болел, был в отпуске или отстранен от работы;
- до 31 декабря 2020 года уволился и после этого не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки, а теперь решил отказаться от бумажного варианта.
У этой категории сотрудников есть только бумажная трудовая книжка. Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую, работодатель обязан будет вести обе книжки. Тогда заявление о переходе на электронную трудовую не нужно.
Дальше описываем порядок, если сотрудник готов отказаться от бумажной трудовой:
- Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу.
- Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК.
- Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК.
- Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Она больше не нужна работодателю.
Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу. Ее нужно внести не позднее пяти рабочих дней с даты, которая указана в приказе о приеме на работу.
Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК. Форма заявления законом не установлена. Каждый работодатель может утвердить ее сам.
Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК. Это нужно сделать в день подачи заявления.
Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Выдать бумажную трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления о переходе только на электронный формат трудовой.
В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» нужно сделать запись «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Запись о переходе на электронный формат нужно заверить подписью директора или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, если она есть.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Как вносить сведения в электронную трудовую
Все изменения в штате надо отражать в подразделе 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1, которую ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в СФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.
Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор, когда с ним происходит какое-то кадровое изменение. А также если с человеком заключен договор ГПХ.
Сведения из этих форм вносятся в единую базу данных СФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.
Подробнее о том, как заполнить форму ЕФС-1, рассказали в отдельной статье.
Сдавать форму надо, когда:
- сотрудника приняли на работу;
- уволили;
- перевели на другую должность;
- сотруднику присвоили новую квалификацию или специальность;
- сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой;
- заключили и расторгли договор ГПХ;
- приостановили и возобновили трудовой договор с мобилизованным;
- сотрудника перевели на дистанционную работу или неполное рабочее время.
По каждому сотруднику — отдельная форма, которую надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать форму по нему не нужно.
Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:
- если приняли на работу или уволили, заключили или расторгли договор ГПХ, приостановили или возобновили трудовой договор с мобилизованным — не позднее следующего рабочего дня;
- в остальных случаях — до 25-го числа следующего месяца.
Форма утверждена СФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает 10 человек и меньше, вы можете сдавать ее в бумажном или электронном виде. Если 11 человек и больше — только в электронном.
Как назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек
Руководитель самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК и подавать в СФР форму ЕФС-1. Ответственным может быть только один сотрудник.
Как назначить ответственного:
- Внести изменения в должностную инструкцию сотрудника.
- Издать приказ о назначении ответственного.
- Ознакомить сотрудника с обоими документами под подпись.
Приказ о назначении ответственного составляют в произвольной форме. В документе указывают Ф. И. О. и должность работника, которого назначили ответственным. За образец можно взять приказ о назначении ответственного за ведение бумажных трудовых книжек.
Как работник получит сведения о стаже
Есть два вида стажа: трудовой и страховой. Трудовой — это общая продолжительность трудовой деятельности работника. Страховой стаж — периоды, входящие в стаж для назначения пенсии по старости.
Узнать о стаже сотрудник может у работодателя. А если не хочет его беспокоить или хочет перепроверить информацию — запросить информацию на Госуслугах или в социальном фонде.
У работодателя. Чтобы узнать стаж, сотрудник может в любое время запросить заверенную копию трудовой книжки или форму СТД-Р, если человек отказался от бумажной трудовой. Работодатель должен предоставить документ в течение трех календарных дней с даты подачи заявления. Справка может быть бумажной и электронной. Но в форме СТД-Р будет только стаж у текущего работодателя.
На Госуслугах. Чтобы узнать трудовой стаж, нужно в приложении госуслуг перейти в раздел «Услуги». Там выбрать «Справки Выписки», затем «Выписка из электронной трудовой книжки». В выписке будут все периоды работы, а не только у последнего работодателя.
Чтобы узнать страховой стаж, в том же разделе «Справки Выписки» нужно выбрать «Извещение о состоянии лицевого счета в СФР». Сервис сформирует выписку в течение дня, ее можно будет скачать или переслать себе на электронную почту.
В социальном фонде. Трудовой стаж можно узнать из личного кабинета на сайте СФР в разделе «Заказ справок и документов».
Чтобы узнать страховой стаж, сотруднику нужно выбрать «Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажать кнопку «Запросить». Система сформирует выписку и пришлет ее на электронную почту.
Преимущества и недостатки электронных трудовых
Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.
Плюсы для работодателя:
Сокращается объем бумажной работы — не надо вести бумажные трудовые книжки работников, отказавшихся от них.
При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых. Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.
Для сотрудника:
Нет риска, что работодатель исчезнет вместе с трудовой, потеряет ее или будет угрожать, что не отдаст трудовую при увольнении. Сведения о работе хранятся в общей базе социального фонда, и их всегда можно проверить и подтвердить.
Из минусов для работодателя только одно — больше отчетности в СФР, чем когда были только бумажные книжки. После каждого кадрового события надо сдавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.
Что будет, если не перейти на электронные трудовые
Если в 2024 году работодатель не перешел на ЭТК, ведет только бумажные трудовые и не предоставляет сведения в СФР, ему грозит штраф:
- для ИП и малых предприятий — до 5000 ₽;
- для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.
Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.
Еще есть штрафы за непредставленный подраздел 1.1 ЕФС-1: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.
Что важно запомнить
- В 2024 году все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки.
- Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
- Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустую ЕФС-1 или дублировать данные из предыдущей формы не нужно.
С какими плюсами и минусами столкнулись при ведении электронных трудовых книжек?
lkostrova, добрый день! В 2024 году все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки.
В январе 2024 г я устраивалась на работу работодатель, сказал бумажных формы НЕТ только электронная. Заявления я никакого не писала