Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться

Налоговая следит, чтобы бизнес вовремя и полностью платил налоги, сборы и страховые взносы. Для этого компании и ИП сдают декларации и расчеты, а налоговая их проверяет.

Если налоговая сомневается в добросовестной работе бизнеса, она может провести выездную проверку. Вместе с экспертом разобрались, что это такое и как к ней подготовиться.

Сотрудники налоговой могут опрашивать работников и осматривать помещения. Задача проверки — убедиться, что бизнес не нарушает налоговое законодательство, а если нарушает — собрать доказательства этого.

В зависимости от того, что именно будет проверять налоговая, выездные проверки бывают тематическими и комплексными.

Максимальная продолжительность выездной налоговой проверки — два месяца. При расчете срока учитывают периоды продления и приостановления процедуры.

Вот несколько причин, по которым могут продлить проверку:

• компания — крупнейший налогоплательщик, то есть у нее доход за прошлый год больше 500 млн рублей;
• в ходе проверки узнали о налоговых нарушениях, и нужна дополнительная проверка;
• форс-мажор на территории, где проводят проверку: наводнение, пожар;
• у компании есть обособленные подразделения;
• компания не представила или несвоевременно представила документы для проведения выездной проверки.

Приостановление проверки означает, что приостанавливается и срок проверки. После возобновления отсчет срока продолжится. Проверка приостанавливается с даты, указанной в решении о приостановлении.

Срок всех приостановок — до шести месяцев. Исключение — если в течение шести месяцев инспекция не успевает получить информацию, запрошенную у иностранных государственных органов. Тогда срок приостановления выездной проверки могут увеличить еще на три месяца.

Критерии такие:

1. Средний размер налогов ниже, чем у других плательщиков в этой отрасли.
2. Бизнес несколько лет показывает убытки в декларациях.
3. Доля вычетов по НДС — 89% и больше от суммы исчисленного налога.
4. Расходы бизнеса растут быстрее доходов.
5. Среднемесячные зарплаты сотрудников ниже, чем у работников других компаний и ИП в такой же отрасли в регионе.
6. Бизнес несколько раз за год был на границе лимитов по спецрежимам.
7. Расходы ИП за год максимально приближены к сумме доходов.
8. Компания или ИП работает с «цепочками контрагентов» — перекупщиками или посредниками.
9. Бизнес не отвечает на запросы налоговой.
10. Компания или ИП несколько раз снимались с учета в связи со сменой места ведения бизнеса.
11. Рентабельность бизнеса ниже, чем рентабельность других компаний и ИП в этой отрасли.
12. Сотрудничество с сомнительными контрагентами.

Разберем каждый из этих критериев на примерах.

Если показатель налоговой нагрузки ниже, чем средний показатель по отрасли, это может насторожить налоговую.

Налоговая нагрузка за 2024 год у компании «Строим вместе» — 6%, а средний показатель по отрасли — 10,7%. Выглядит, будто бизнес платит налоги не полностью, поэтому есть риск, что налоговая придет с проверкой.

Бизнес на ОСН или УСН «Доходы минус расходы» на протяжении нескольких лет отражает убытки в декларациях. Налоговая подозревает, что бизнес специально скрывает доходы, чтобы не платить налоги, и может проверить компанию или ИП.

Доля вычетов по НДС — 89% и больше от исчисленной суммы налога за тот же квартал. Например, у компании «Мебель на заказ» НДС за квартал 550 000 ₽. Компания заявила вычет 500 000 ₽ за тот же период. Кажется, что компания использовала незаконные схемы для занижения суммы НДС. Если такое будет происходить регулярно, налоговая проведет проверку.

Расходы бизнеса на ОСН или УСН «Доходы минус расходы» растут быстрее доходов. В первом квартале расходы компании составили 500 000 ₽, во втором — 700 000 ₽, а в третьем — 1 000 000 ₽. При этом квартальный доход компании остается на одном уровне — 1 500 000 ₽. Сотрудники налоговой могут подумать, что эти расходы фиктивны и руководитель специально выводит часть дохода компании, чтобы не платить с этой суммы налог.

Среднемесячные зарплаты сотрудников ниже, чем у работников других компаний и ИП в той же отрасли в регионе. Средняя зарплата за месяц у сотрудников компании «Мебель на заказ» в Перми — 20 000 ₽. А по данным зарплатной отчетности других мебельных компаний в этом регионе, средняя зарплата сотрудников за месяц вдвое больше. Это может вызвать подозрение — вероятно, «Мебель на заказ» платит часть зарплаты в конвертах, чтобы сэкономить на НДФЛ и взносах.

Бизнес несколько раз за год был на границе лимитов по специальным налоговым режимам. Налоговая обращает внимание, если разница между реальными показателями бизнеса и предельно допустимыми лимитами менее 5%.

Агентство недвижимости работает на упрощенной системе налогообложения — УСН. В 2024 году агентство сдает в налоговую декларацию за 2023 год. В декларации видно, что годовой доход агентства — 180 млн рублей. Лимит при УСН в 2023 году — 188,5 млн рублей.

(188,5 − 180) / 180 × 100% = 4,7%. То есть разница между предельно допустимым для УСН годовым доходом и реальным доходом агентства — менее 5%.

Сотрудникам налоговой это может показаться подозрительным — возможно, агентство уже не подпадает под критерии упрощенной системы налогообложения, а доходы уменьшает специально, чтобы не переходить на основную систему налогообложения и платить меньше налогов.

Расходы ИП на ОСН за год максимально приближены к сумме доходов. Предприниматели на общей системе налогообложения могут уменьшать налоговую базу на сумму расходов. Для этого нужно заявить профессиональный вычет: подать в налоговую декларацию 3-НДФЛ и хранить документы, которые подтверждают расходы. Если доля вычета превышает 83% от дохода ИП, налоговая может заинтересоваться и устроить проверку.

ИП на ОСН оптом закупает металл и перепродает его компаниям и предпринимателям. За 2024 год его доход — 50 000 000 ₽. Предприниматель указал в декларации, что на аренду склада и закупку металла он потратил 45 000 000 ₽, и заявил вычет на эту сумму. Налоговая может заподозрить, что ИП завышает расходы, и назначит проверку.

Компания или ИП работает с «цепочками контрагентов» — перекупщиками или посредниками. Компания «Мебель на заказ» закупает материалы для производства не напрямую у производителя, а через цепочку посредников, каждый из которых берет процент за свои услуги. Налоговая не видит в таком решении разумных экономических причин: компании было бы выгодно закупить материалы напрямую у поставщика. Налоговая заинтересуется и проведет проверку.

Бизнес не отвечает на запросы налоговой. Во время камеральной проверки декларации по налогу на прибыль налоговая направила руководителю компании запрос с требованием предоставить договор с контрагентом и первичные документы на расходы по этой сделке. Руководитель проигнорировал требование и ничего не ответил. Налоговая заподозрит, что компания вывела деньги со счета незаконно и никакого договора у нее нет, и назначит проверку.

Компания или ИП несколько раз снимались с учета из-за смены места ведения бизнеса. Если бизнес мигрирует между налоговыми инспекциями, это выглядит подозрительно. Возможно, так компания или ИП путает следы, чтобы усложнить проверку со стороны налоговой.

Сотрудничество с сомнительными контрагентами. Чтобы сделать ремонт в офисе, компания наняла подрядчиков и заключила договор с фирмой «Ремонт для всех». Сотрудники налоговой заметили, что в «Ремонт для всех» числится только один сотрудник, а у директора фирмы есть еще несколько компаний, не связанных со сферой ремонта. Налоговая может предположить, что компания заключила фиктивную сделку и вывела деньги через фирму-однодневку, и назначит проверку.

Налоговая не публикует план выездных проверок и иногда может приехать внезапно. Но если уведомление о проверке пришло, у вас есть время, чтобы к ней подготовиться.

Рассказываем, что можно сделать.

Приведите в порядок документы. Проверьте, чтобы оригиналы документов были на месте и на них стояли нужные подписи.

Пригласите юриста. Он подскажет, как себя вести в спорных ситуациях и что делать, если сотрудники налоговой превышают полномочия.

Расскажите сотрудникам, как себя вести. Сотрудники налоговой могут опрашивать ваших работников, поэтому лучше заранее провести с ними беседу. Например, рассказать, как отвечать на вопросы о сотрудничестве с поставщиками.

Пригласите опытного бухгалтера. Хорошо, если в момент проверки в офисе будет специалист, который знает бухгалтерию бизнеса и сможет быстро найти нужные документы и отчеты.

Подготовьте помещение для сотрудников налоговой. Чтобы проверка проходила быстрее, подготовьте все документы по теме проверки, освободите кабинет, где сотрудники налоговой смогут их изучить, и подготовьте оборудование, на котором налоговики смогут снять копии с документов.

Налоговая организует выездную проверку в несколько этапов:

1. Включает в план компании и ИП, которых будут проверять.
2. Разрабатывает программу проверки.
3. Назначает выездную проверку.
4. Проводит проверку.
5. Оформляет справку о проведении проверки.
6. Составляет акт о результатах проверки.
7. Выносит итоговое решение.

Расскажем подробно, как проводится выездная налоговая проверка.

Включение в план компаний и ИП, которых будут проверять. Налоговая отбирает в план компании и ИП на основании камеральной проверки и по общедоступным критериям риска, о которых мы подробно рассказали выше. Если у налоговой есть вопросы к бизнесу, она включает его в план проверок.

Разработка программы. Сотрудники налоговой определяют, что нужно проверить для подтверждения своих подозрений. Например, если у работников компании маленькая зарплата, могут проверить правильность уплаты НДФЛ и страховых взносов. А если компания постоянно снимается с места учета, скорее всего, будут проверять по всем налогам.

Назначение выездной налоговой проверки. Руководитель налоговой инспекции или его заместитель оформляет решение о проведении выездной проверки. В нем должно быть указано название компании или ИП, предмет проверки — какие налоги, сборы и страховые взносы будут проверять, период проверки и фамилии инспекторов, которые будут участвовать в проверке. Например, предметом проверки может стать уплата НДФЛ и страховых взносов за последний год.

Проведение проверки. У сотрудников налоговой есть определенные полномочия, но есть и ограничения.

Налоговая может:

1. Изучать документы: счета-фактуры, акты, договоры и прочие бумаги, которые относятся к бизнесу.
2. Изымать документы, если в них есть подтверждение налоговых нарушений и проверяющие подозревают, что компания или ИП попытаются избавиться от бумаг.
3. Осматривать помещения и территорию.
4. Опрашивать свидетелей — например, сотрудников или партнеров.
5. Проводить инвентаризацию, чтобы проверить данные, которые бизнес отражал в декларациях.
6. Привлекать сторонних специалистов, если нужна экспертная оценка.

Сотрудникам налоговой запрещено:

1. Проверять один и тот же период по одинаковым платежам более одного раза. Есть исключения: второй раз бизнес могут проверить, если управление налоговой службы по региону решило проконтролировать работу инспекции или если компания была реорганизована или ликвидирована.
2. Проверять одну и ту же компанию или ИП больше двух раз в год.
3. Искать нарушения, которые не указаны в решении о назначении проверки в качестве предмета проверки. Например, предмет проверки — уплата НДФЛ и страховых взносов. Значит, сотрудники налоговой в рамках этой проверки не могут запрашивать документы по поводу налога на прибыль.
4. Проверять деятельность компании или ИП за период больше трех лет, предшествующих году, в котором вынесли решение о проведении проверки. Например, налоговая вынесла решение о проведении проверки в 2024 году. Значит, она имеет право проверить деятельность компании или ИП за период с 1 января 2021 года по 31 декабря 2023 года.
5. Нарушать сроки проведения выездной налоговой проверки.

Оформление справки о проведении проверки. Справку с датой завершения проверки отдают на руки ИП или руководителю компании. После выдачи справки сотрудники налоговой больше не могут продолжать проверять бизнес: например, опрашивать сотрудников или находиться на территории компании или ИП.

Не позднее двух месяцев с даты, когда руководитель компании или ИП получил эту справку, сотрудники налоговой должны составить акт о результатах проверки.

Вынесение итогового решения. Решение будет, даже если ничего не нашли, — об отказе в привлечении к ответственности. Если нарушения обнаружили и доказали, налоговая выносит решение о привлечении ИП или компании к ответственности. Например, если выявят недоимку по налогам, оштрафуют.

Пока рассматривают жалобу, решение по выездной проверке не вступает в силу, а налоговая не может взыскать недоимку, пени и штрафы за выявленные нарушения.

Если в региональном управлении налоговой службы тоже ничего не получилось, у бизнеса есть еще три месяца, чтобы обратиться в арбитражный суд.

1. Выездная проверка — это когда сотрудники налоговой выезжают в офис или торговую точку ИП или компании, чтобы проверить, насколько добросовестно бизнес платит налоги, сборы и страховые взносы.
2. Проверить могут по одному налогу или комплексно по всем налогам.
3. Бизнес может самостоятельно оценить свои риски на проведение выездной проверки по 12 общедоступным критериям, которые использует налоговая при отборе компаний и ИП для проверки.
4. Сотрудники налоговой могут приехать с проверкой внезапно.
5. Если налоговая предупредила о выездной проверке, у бизнеса есть время подготовиться.
6. Результаты выездной проверки можно оспорить. Для этого нужно отправить в налоговую письменное возражение, а если она отказала, подать апелляционную жалобу в управление налоговой службы по региону. Если и там ничего не получилось, можно обратиться в арбитражный суд.