Налоговые проверки: как проходят и можно ли к ним заранее подготовиться

Налоговые проверки касаются всех предпринимателей и компаний — вне зависимости от масштабов бизнеса и отрасли. Рассказываем, какие налоговые проверки бывают, как проходят для ИП и ООО и может ли компания заранее к ним подготовиться.

Цель любой налоговой проверки — убедиться, что компания правильно исчислила и вовремя уплатила все налоги и сборы. Задача проверяющих — понять, есть ли у компании задолженность перед государством, пытается ли она снизить налоги незаконным способом.

Есть два вида налоговых проверок — камеральная и выездная.

Камеральная проверка — это проверка бизнеса на основании налоговых деклараций. Налоговый инспектор проверяет, верно ли заполнена декларация и рассчитан налог.

Выездная проверка проводится, если налоговая выявила, что компания или ИП подпадает под критерии риска — об них расскажем ниже. Тогда инспектор приезжает в офис, на склад или магазин предпринимателя или компании, проверяет первичную документацию, осматривает помещение, опрашивает сотрудников.

Выездные проверки могут быть комплексными или тематическими. Комплексная проводится по всем налогам и сборам, а тематическая — только по одному, например НДС.

Дальше расскажем подробно про каждую проверку.

Кто проводит проверку. Налоговая по месту учета предпринимателя или компании. К примеру, если компания работает в Ярославле и подает декларацию в налоговую инспекцию в Ярославле, она и проводит проверку.

Как проходит. Предприниматель или компания подает декларацию, начинается камеральная проверка. О начале проверки налоговая не уведомляет. Проверка может длиться до трех месяцев.

Приостановить камеральную проверку нельзя. Если выявят нарушения законодательства, в течение 10 дней после окончания камеральной проверки налоговая составляет акт с ее результатами. Следить за ходом камеральной проверки можно в личном кабинете налогоплательщика.

Особенности камеральной проверки. Во время камеральной проверки инспектор может запросить документы, подтверждающие доходы или расходы компании: счета-фактуры, договоры, акты и другие первичные документы — но только в том случае, если он нашел какие-то противоречия в декларации или засомневался в ее корректности.

Чаще всего камеральные проверки проходят незаметно для предпринимателя: налоговая проверяет декларацию, убеждается, что все в порядке.

Кто проводит выездную проверку. Налоговая по месту учета предпринимателя или компании.

Что проверяют. Инспекторы проверяют первичную документацию компании — договоры, счета, счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учета, акты, платежные документы, книги покупок и продаж, накладные, путевые листы. Могут опросить сотрудников и осмотреть помещение, в котором работает компания или предприниматель.

Налоговая выносит решение о выездной проверке и может прислать его предпринимателю или компании по почте, в личном кабинете системы электронной подачи декларации или на сайте налоговой. Иногда решение могут предъявить по факту, когда налоговая уже приедет в офис. Это законно.

В решении указано основание проверки, ее срок, фамилии проверяющих инспекторов. Если к вам пришли с проверкой, вы можете попросить инспекторов показать удостоверения и свериться с фамилиями в решении — это поможет убедиться, что проверка проходит законно. Менять проверяемые налоги или период проверки, указанные в решении, налоговая не имеет права.

Обычно в выездной проверке участвуют два или три инспектора. Иногда по запросу налоговой в выездной проверке могут участвовать сотрудники полиции. Во время выездной проверки у инспекторов больше полномочий, чем во время камеральной:

• могут провести инвентаризацию;
• вызвать на допрос сотрудников компании;
• изъять документы;
• отправить документы на экспертизу;
• осмотреть помещение и так далее.

Предприниматель обязан предоставлять все документы по запросу инспекторов и не препятствовать их работе.

ИП или компания может не пустить инспекторов на территорию компании, если решение о проверке оформлено неправильно: не указано, кого проверяют, не указан перечень налогов и сборов, которые будут проверять, период проверки, нет подписи руководителя или заместителя руководителя налоговой службы.

После окончания выездной проверки ИП или компания получает решение с результатами проверки. Его отправляют почтой, через личный кабинет или вручают лично. В нем может быть указан размер выявленной недоимки, пени, штрафы.

Особенности выездной проверки. Налоговая не может проводить более двух выездных проверок в течение календарного года. Но в исключительных случаях может провести повторную проверку.

Налоговые проверки могут быть повторными и встречными.

Повторная выездная налоговая проверка проводится только в трех случаях:

1. Если вышестоящая налоговая служба сомневается в результатах проверки, которую провела налоговая по месту учета компании или ИП. Например, если в ходе выездной проверки налоговая доначислила меньше налогов, чем нужно.
2. Если налогоплательщик подал уточненную декларацию во время камеральной проверки и в ней занизил сумму налога.
3. При реорганизации и ликвидации компании или ИП.

Срок проведения повторной проверки — два месяца, как и при обычной выездной проверке. Повторная камеральная проверка не проводится.

Встречная проверка означает, что налоговая проверяет контрагентов компании.

Контрагентов проверяет налоговая по месту их учета. Предоставить документы нужно в течение пяти рабочих дней. Налоговая штрафует контрагента, если он нарушает срок предоставления документов или не предоставляет их вовсе.

1. Налоги компании или ИП ниже, чем в среднем по отрасли
2. Компания или ИП больше двух лет несет убытки.
3. Сумма налоговых вычетов слишком большая в сравнении с доходами компании или ИП.
4. Расходы компании или ИП постоянно растут и превышают прибыль.
5. Расходы за год практически равны доходам.
6. Зарплата сотрудников ниже, чем в среднем по отрасли.
7. Компания или ИП несколько раз приближались к показателям прибыли, которые позволяют перейти на спецрежим с более выгодными налоговыми ставками. Например, компания работает на УСН. По закону она может работать на этом режиме при доходе до 200 млн. В течение нескольких лет уровень доходов компании сохраняется в пределах 195—198 млн. Инспекция может заподозрить компанию в том, что она незаконно скрывает выручку ради сохранения более выгодного налогового режима.
8. Бизнес работает с контрагентами-перекупщиками или цепочкой посредников. Например, если компания закупает сырье не напрямую у поставщика, а через несколько посредников.
9. Налоговая запрашивает подтверждающие документы о доходах или расходах, а предприниматель отказывается их предоставить или говорит, что потерял их.
10. Компания или ИП несколько раз меняли место ведения бизнеса: снимались и вставали на учет в разных налоговых.
11. Рентабельность бизнеса значительно отклоняется от показателей рентабельности в отрасли.
12. Бизнес связан с высокими налоговыми рисками. Например, если ИП работает с сомнительными поставщиками или контрагентами: у них нет сайта, упоминаний в СМИ, они не перечисляют налоги в бюджет, зарегистрированы по адресу массовой регистрации, то есть по адресу, где кроме этой компании зарегистрированы еще как минимум четыре.

Для примера посмотрим отраслевые показатели для малого предприятия по производству одежды в Тульской области.

Предприниматель или компания может не согласиться с решением по итогам камеральной или выездной проверки. К примеру, компания уверена, что правильно рассчитала налог, и хочет оспорить решение налоговой о доначислении. Тогда она может подать жалобу в вышестоящую налоговую службу.

Срок подачи — в течение года со дня вынесения решения. Жалобу нужно подать в вышестоящий налоговый орган. Если ИП работает в Саратове и не доволен результатами проверки налоговой инспекции по Саратову, он подает жалобу в Управление ФНС России по Саратовской области.

Налоговый кодекс устанавливает такие сроки:

• для камеральной проверки — три месяца со дня подачи налоговой декларации;
• для камеральной проверки по НДС — два месяца со дня подачи налоговой декларации;
• для выездной проверки — два месяца со дня вынесения решения о выездной проверке.

Продлить выездную проверку можно максимум до шести месяцев. Причины — на месте проверки случился пожар или потоп, компания или предприниматель не успевают предоставить инспекторам документы.

Выездную проверку могут приостановить на срок до шести месяцев. Например, если налоговая хочет провести экспертизу документов, запросить сведения из налоговой другого региона или страны, перевести документы с иностранного языка на русский. По закону приостанавливать проверку можно столько раз, сколько потребуется, чтобы собрать всю информацию. На время приостановления инспекторы обязаны выехать из офиса, склада или магазина компании.

Чтобы выездная проверка прошла быстро и без неприятных последствий, нужно делать следующее:

1. Вовремя проверять почту по юридическому адресу компании или месту прописки ИП. Иногда налоговая может направить решение о проверке в бумажном письме. Чем раньше узнать о проверке, тем больше шансов к ней подготовиться.
2. Проверять отсутствие ошибок в первичной документации: договорах, актах, счетах-фактурах компании. В документах все расчеты должны быть верными.
3. Сверять свои документы по сделке с документами контрагентов: суммы и сроки по сделкам должны совпадать. Если кафе закупило овощи 15 мая и заплатило за них 30 000 ₽, в счете поставщика должна стоять эта же дата и сумма.
4. Если у ИП или компании есть склад, офис, магазин, производство, они должны находиться по адресам, указанным в документах. Это должны быть помещения, в которых действительно работают люди, хранятся товары, идет производство.
5. Если компания меняет структуру, например дробит бизнес на несколько юрлиц, объясните сотрудникам, что происходит и к какому юрлицу они теперь относятся. Важно, чтобы сотрудники могли четко объяснить, на какое юридическое лицо они работают.

Заранее подготовиться к проверке получается не всегда. Чтобы проверить, есть ли в компании проблемы с документацией, можно заказать налоговый аудит. Аудиторы и налоговые юристы помогут оценить, может ли бизнес подпасть под выездную проверку, и расскажут, как избежать нарушений и штрафа.

Если налоговая находит нарушения по итогам проверки, предпринимателя могут привлечь к трем видам ответственности:

• налоговой;
• административной;
• уголовной.

Обычно штраф составляет от 20 до 40% от суммы неуплаченных налогов. Если не заплатить недоимку, пени и штрафы добровольно, налоговая выставляет инкассовое поручение на расчетный счет. Тогда банк станет автоматически списывать все поступающие деньги в счет погашения недоимки, пени, штрафа, пока он не будет выплачен.

Если денег на счете не хватит, налоговая может взыскать недоимку с имущества компании или ИП, которые они используют в предпринимательских целях, через службу судебных приставов. Например, наличные деньги, деньги и драгоценные металлы в банках, машину или офис.

Если на расчетном счете компании нет денег на уплату налогов, штрафов и пеней, налоговая может привлечь к субсидиарной ответственности: взыскать деньги с учредителя, директора или главного бухгалтера.

Варианты наказания зависят от тяжести нарушения. Это может быть:

• штраф от 100 до 300 тысяч рублей;
• штраф в размере заработной платы за период от одного до двух лет;
• принудительные работы до двух лет;
• арест до шести месяцев;
• лишение свободы: до двух лет — для должностного лица компании, сроком до одного года — для ИП.

Компания или ИП могут избежать уголовной ответственности, если совершили налоговое преступление впервые и полностью уплатили задолженность, пени и штрафы до того, как будет назначено заседание суда.

Обычно за ведение первичной документации и расчет налогов отвечает бухгалтер. Но по закону ответственность за организацию и ведение бухучета лежит на директоре. Если в документации будут ошибки, в первую очередь налоговая предъявит претензии директору или предпринимателю. Чтобы снизить риски в работе с первичной документацией, нанимайте бухгалтера с опытом проверки и подготовки документов к налоговым проверкам.