Как бизнесу подготовиться к проверке и избежать штрафов
Виктор Подгорский
Эксперт по праву
Как бизнесу подготовиться к проверке и избежать штрафов
Виктор Подгорский
Эксперт по праву
Трудовая инспекция может прийти к работодателю и проверить, как он соблюдает права работников и трудовое законодательство. Если при проверке найдут нарушения, работодателя могут оштрафовать на сумму до 200 000 ₽ или даже приостановить деятельность.
Рассказываем, что проверяет трудовая инспекция и как подготовиться к проверке, чтобы избежать штрафов и других негативных последствий.
Статья будет полезна ИП с сотрудниками, руководителям компаний и специалистам по персоналу.
Что проверяет трудовая инспекция
Государственная инспекция труда, сокращенно — ГИТ, проверяет, как работодатели соблюдают Трудовой кодекс и правила охраны труда: верно ли оформляют документы, есть ли задержки в выплате зарплаты и в каких условиях трудятся работники.
Если инспекция найдет нарушения, то выпишет работодателю предписание, по которому он обязан будет их устранить. Если проигнорировать предписание, инспекторы придут снова и накажут строже.
Проверить работодателя могут с помощью различных надзорных мероприятий: от контрольной закупки до рейдового осмотра. Рассмотрим два основных способа проверки: запрос документов или приезд в офис либо на производство. В первом случае это называют документарной проверкой, во втором — выездной.
Документарная проверка. В этом случае трудовой инспектор не приезжает в компанию, а запрашивает документы удаленно. Работодатель должен прислать нужные документы по эл. почте, обычной почтой, курьером или привезти в трудовую инспекцию.
Документы нужно отправить в течение 10 рабочих дней. Оригиналы отправлять не обязательно, достаточно заверенных копий с подписью ИП, руководителя компании или доверенного лица.
Если полученной информации недостаточно, трудовая пришлет запрос на предоставление дополнительных сведений. Эти документы нужно также отправить за 10 рабочих дней. В случае если трудовую инспекцию не убедят документы, могут назначить выездную проверку.
Выездная проверка. При выездной проверке инспекторы приедут на место работы: в офис, больницу, школу или на завод.
Например, на работодателя поступила жалоба о том, что в компании по производству красок сотрудникам не выдают рабочую обувь. Проверяющие приедут на производство, посмотрят, в каких условиях работают сотрудники, и могут задать им уточняющие вопросы.
Обе проверки могут проходить как в плановом режиме, так и во внеплановом.
Плановая проверка. Ежегодно Роструд публикует план проверок, где указывает тех работодателей, к которым придут проверяющие. О такой проверке работодателям напоминают за три рабочих дня.
Плановые проверки проводят в зависимости от присвоенной работодателю категории риска.
Чем выше риск работодателя, тем чаще его проверяют:
- высокий риск — раз в 2 года;
- значительный риск — раз в 3 года;
- средний риск — раз в 5 лет;
- умеренный риск — раз в 6 лет.
В 2023 году планово будут проверять только работодателей, которые отнесены к категориям чрезвычайно высокого и высокого риска. Если работодателя относят к категории низкого риска, то плановых проверок не проводят. К таким работодателям могут приехать только с внеплановой проверкой.
Внеплановая проверка. Причин для внеплановой проверки может быть две:
- Жалоба сотрудника или группы сотрудников.
- Истек срок предписания на устранение нарушений. Это значит, что трудовая инспекция ранее приходила с проверкой, выявила нарушения и потребовала их устранить в положенный срок, чего работодатель не сделал.
В этом случае работодателя должны уведомить не позднее чем за сутки до начала проверки. Исключение — если жизни и здоровью сотрудников угрожает опасность.
Профилактический визит. Помимо контрольно-надзорных Роструд использует различные профилактические мероприятия. Самое распространенное среди них — профилактический визит.
В ходе такого визита ГИТ не составляет протоколы об административных нарушениях. Работники инспекции нацелены выявить риски и сложности работодателя, а затем помочь их устранить и предотвратить нарушения в будущем.
Если у работодателя возникли вопросы в отношении трудового законодательства, он сам может инициировать профилактический визит. Для этого он должен обратиться в инспекцию труда в своем регионе.
Причины жалоб сотрудников в трудовую инспекцию
За что сотрудники чаще всего жалуются на работодателя:
- задерживает зарплату;
- не оформляет трудовой договор;
- оформляет работника не по Трудовому кодексу, например берет на полную занятость с 9 до 18, а оформляет по договору ГПХ;
- устанавливает оклад меньше МРОТ по региону;
- платит «в конверте» — то есть в трудовом договоре написана минимальная сумма, а по факту сотрудник получает больше. Работодатели так поступают, чтобы сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Работники из-за таких махинаций получают меньше отпускных, больничных и других пособий, а в итоге еще и пенсию получают значительно меньше;
- не оплачивает переработки;
- предоставляет плохие условия труда, например в офисе холодно, долгое время нет воды или не предусмотрен туалет;
- не соблюдает технику безопасности на производстве. Например, не выдает сотрудникам на вредных производствах спецодежду и средства индивидуальной защиты;
- не полностью рассчитывает при увольнении;
- нарушает трудовые права беременных сотрудниц или других категорий защищенных работников;
- не дает уйти в отпуск;
- заставляет уволиться по собственному желанию против воли работника.
Другая популярная причина внеплановой проверки: работодателю уже выписали предписание, а он не устранил нарушения в срок. О том, что такое предписание и в какие сроки нужно устранять нарушения, расскажем дальше.
В отличие от плановых, внеплановых проверок может быть сколько угодно. Если на работодателя поступают жалобы, ГИТ приедет снова.
Какие документы проверяет трудовая инспекция
В законе нет точного списка документов, которые требуют инспекторы при проверке. Это могут быть любые документы по кадрам и охране труда за любой период.
В приказе о проведении проверки указывают список документов, которые понадобятся. Их нужно привести в порядок и подготовить заранее.
Пример того, что может запросить ГИТ:
- учредительные документы;
- трудовые договоры с сотрудниками;
- личные карточки при их наличии;
- должностные инструкции;
- штатное расписание;
- приказы, например при приеме и увольнении;
- трудовые книжки, если они есть;
- документы об оплате труда, например положение об оплате труда;
- график отпусков;
- расчетные листки;
- больничные листы;
- положение о защите персональных данных;
- табели учета рабочего времени.
Если тема проверки — требования по охране труда, инспекторы могут запросить, например, журнал регистрации инструктажа на рабочем месте или протоколы проверки знаний требований охраны труда работников.
За что трудовая инспекция накажет работодателя
Расскажем о наиболее частых нарушениях, за которые может наказать трудовая инспекция.
Задержка зарплаты. По трудовому договору работодатели обязаны выплачивать зарплату минимум дважды в месяц и присылать расчетный листок.
Неполный пакет документов. Работодатели обязаны правильно оформлять документы на всех этапах отношений с сотрудниками. Если работодатель не заполнил хоть один из них — это нарушение. Например, если при переводе или увольнении сотрудника не оформили соответствующие приказы.
Неправильный вид трудового договора. Если неправильно закрепить рабочие отношения с сотрудником и он пожалуется — это повод для проверки. Например, компания оформила сотрудника по договору ГПХ, а по факту требует от него быть в офисе с 9 до 18, соблюдать дресс-код и рабочую дисциплину.
Зарплата не индексируется. По закону все работодатели должны индексировать зарплаты сотрудников, но как часто — на усмотрение работодателя, в соответствии с локальным нормативным актом.
Работодатель не индексировал зарплаты и проиграл суд
Инспекторы ГИТ пришли с проверкой к работодателю и выяснили, что он не индексирует зарплаты сотрудникам. За такое нарушение ему назначили предупреждение.
Директор компании не согласился и обратился в суд. По его словам, он применял альтернативный способ мотивации сотрудников: платил надбавку за сложность и напряженность.
Суд постановил, что индексация оклада должна быть обязательно, независимо от дополнительных выплат. Предупреждение ГИТ оставили в силе.
Нет графика отпусков. По закону каждый сотрудник должен ежегодно ходить в отпуск. Для этого минимум за две недели до начала года составляют график отпусков на него. Если графика нет, это нарушение.
Неполный расчет при увольнении. В последний день работы сотрудника работодатель обязан подготовить и выдать все необходимые документы при увольнении, а также полностью его рассчитать.
К выплатам при увольнении относятся:
- зарплата за отработанные дни;
- компенсация за неиспользованный отпуск;
- выходное пособие, если сотрудника увольняют по сокращению или ликвидации организации.
Задерживать расчет нельзя. Если в последний день сотрудник не работал, например по болезни, выплатить деньги нужно не позднее следующего дня после того, как он прислал письменное требование о расчете.
Права работодателей при проверке
По закону работодатель имеет право:
- присутствовать во время проверки;
- давать устные и письменные объяснения;
- получать информацию о цели проверки, основаниях, документах, которые будут проверять;
- знакомиться с документами по проверке, например с приказом трудовой инспекции на ее проведение;
- знакомиться с результатами проверки и, если нужно, указывать свое несогласие с ее результатами;
- обжаловать результаты проверки.
Во время проверки не обязательно должен быть руководитель компании. Помимо него контролировать процесс проверки может сотрудник с доверенностью.
Как проходит выездная проверка трудовой инспекции
Плановые и внеплановые выездные проверки проходят по одному сценарию, за исключением некоторых нюансов.
Расскажем об этом подробнее.
Работодателя уведомляют о проверке. Проверку проводят на основании распоряжения или приказа. Приказ издает руководитель инспекции или его заместитель. В приказе перечисляют конкретных сотрудников, которые будут проводить проверку. Другие люди в ней участвовать не могут.
Что должно быть в приказе:
- наименование трудовой инспекции, от которой приедут проверяющие;
- ФИО и должности инспекторов и приглашенных экспертов, если они будут;
- цель проверки и срок ее проведения;
- основания для проведения проверки;
- список документов, которые должен представить работодатель;
- дата начала и дата окончания проверки.
Уведомить работодателя могут по эл. почте или заказным письмом по адресу из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Трудовые инспекторы приезжают и проводят проверку. Перед тем как допускать проверяющих, работодатель вправе убедиться, что пришли те люди, которые перечислены в приказе. Для этого инспекторы предъявляют удостоверения.
На общих основаниях срок проверки не может превышать 10 рабочих дней. Но есть исключения: для микропредприятий — от 15 до 40 часов, для малого бизнеса — до 50 часов.
У инспекторов есть ограничения, которых они должны придерживаться при проведении проверки.
Инспекторы не имеют права:
- запрашивать документы, которые не относятся к проверке. Например, запрашивать журнал регистрации несчастных случаев на производстве при проверке задержки зарплат;
- начинать проверять без руководителя, заместителя или другого работника, у которого есть полномочия представлять интересы работодателя;
- незаконно распространять информацию о проверке. Например, инспектор проверял крупную компанию и потом стал рассказывать размеры зарплат и другую информацию конкурентам этой компании;
- превышать установленные сроки проверки;
- требовать оплату с работодателя за проведение проверки.
Работодатель может пожаловаться на незаконные действия инспектора: написать письмо руководителю трудовой инспекции или подать жалобу через интернет.
Например, можно оставить жалобу на сайте госуслуг.
Инспекторы оформляют результаты проверки. По окончанию проверки инспекторы должны составить акт с результатами в двух экземплярах.
Что указано в акте:
- дата, время и место, где его составили;
- наименование трудовой инспекции;
- дата и номер приказа, которым назначили проверку;
- ФИО и должности проверяющих, в том числе приглашенных экспертов;
- ФИО ИП или название компании, а также ФИО сотрудника компании, который участвовал в проверке;
- дата, время, место и продолжительность проверки;
- результаты проверки: нарушения и информация о тех, кто совершил эти нарушения;
- сведения о том, что работодатель ознакомлен с результатами проверки и согласен или не согласен с результатами;
- подписи всех проверяющих инспекторов и приглашенных экспертов.
По желанию работодателя акт могут отправить в электронном виде с цифровой подписью трудовой инспекции.
Если работодатель отказывается принимать и подписывать свой экземпляр акта, ему отправляют его заказным письмом по адресу из ЕГРЮЛ или ЕГРИП с уведомлением о вручении.
Работодателю выдают предписание. Предписание — это документ, где указывают нарушения, которые нашли у работодателя, и срок, в который их нужно устранить. Если компания или ИП не исправит нарушения в срок, инспекторы придут снова и смогут выписать штраф и даже приостановить деятельность по суду.
Если работодатель согласен с нарушениями, но считает, что в указанный срок не получится их исправить, можно продлить срок предписания.
Как продлить срок предписания
Закон позволяет работодателю увеличить срок на устранение нарушений, которые выявила проверка. Для этого нужно подготовить и отправить ходатайство в трудовую инспекцию.
Единой формы ходатайства нет, поэтому его можно написать в свободной форме.
Какая информация должна быть в ходатайстве:
- адресат — инспекция, что выдала предписание;
- реквизиты работодателя;
- дата и номер предписания, по которому нужно устранить нарушения;
- причины, по которым работодатель просит перенести сроки;
- срок, который просит работодатель на устранение нарушений;
- подпись руководителя или сотрудника, который имеет право подписи.
Ходатайство можно отправить по эл. почте или обычной почтой, главное — соблюсти установленный срок: трудовая инспекция должна получить его не позднее чем за 5 рабочих дней до конца срока предписания.
ГИТ рассматривает ходатайство в течение 3 рабочих дней с даты получения ходатайства, затем отправляет свое решение.
Советуем отправить 2 экземпляра: один трудовая оставляет себе, второй присылает обратно с уведомлением о получении. С этой даты и начинается ожидание ответа.
Как обжаловать результаты проверки
У работодателя есть право обжаловать предписание трудовой инспекции, если он не согласен с ним. Сразу в суд идти нельзя: сначала нужно подать досудебную жалобу.
Что указать в жалобе:
- наименование инспекции, которая проводила проверку и выдала предписание;
- данные работодателя: ФИО и адрес ИП или реквизиты и наименование компании;
- указание, какое решение ГИТ хочет обжаловать работодатель. Можно обжаловать как все решение, так и отдельные пункты. Для этого нужно подробно расписать, почему вы не согласны, и приложить доказательства своей правоты;
- дата и номер предписания.
Подать жалобу можно через портал госуслуг, через сайт Онлайнинспекция.рф, отправить на электронную почту трудовой инспекции или бумажным письмом с уведомлением.
Сделать это нужно в течение 10 календарных дней с того дня, когда выписали предписание. Трудовая инспекция будет рассматривать жалобу в течение 20 рабочих дней и может запросить дополнительные документы.
Как наказывают за нарушение трудового законодательства и охраны труда
В КоАП РФ перечислены штрафы и санкции, которые могут быть за нарушения прав сотрудников. Мы составили таблицу с наиболее частыми видами нарушений трудового законодательства и охраны труда и наказаниями за них.
| Нарушение | Как накажут | Повторное наказание | Основание |
|---|---|---|---|
| Работодатель не хочет оформлять трудовой договор или оформил неправильно | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет Средние и крупные компании — штраф | |
| Работодатель платит зарплату не вовремя, платит не полностью, не дает сменить банк для начисления зарплаты или платит меньше МРОТ | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф | |
| Другие нарушения трудового законодательства | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф | |
| Нарушение порядка проведения оценки условий труда | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф | |
| Допуск сотрудника к работе без инструктажа по технике безопасности, а также без обязательных медицинских осмотров | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф | |
| Работодатель не выдает работникам необходимые средства индивидуальной защиты | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф | |
| Другие нарушения норм охраны труда | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф | ИП и малое предприятие — штраф Должностные лица — штраф Средние и крупные компании — штраф |
Запомнить
- Трудовая инспекция может проверить любого работодателя: прийти с плановой проверкой в установленное время или с внеплановой, если на него поступила жалоба.
- Трудовая инспекция может запросить документы и проверить работодателя дистанционно или приехать с проверкой по адресу работодателя.
- Чаще всего сотрудники жалуются в трудовую инспекцию на задержку зарплаты, плохие условия труда, отсутствие индексации зарплаты и отпусков, неправильное оформление документов.
- ГИТ может проверить только те документы, которые относятся к теме проверки.
- Работодатель имеет право присутствовать при проверке, не соглашаться с вынесенным решением и обжаловать его.
- По результатам проверки работодателю выдают предписание об устранении нарушений. Он может обжаловать его или запросить увеличение сроков на устранение. Если не устранить нарушения, трудовая инспекция приедет еще раз и накажет строже — выпишет штраф или запретит работать по решению суда.
