Как составить договор аренды для бизнеса
Чтобы законно сдавать и снимать помещение для бизнеса, нужно заключить договор аренды. В нем вы письменно закрепите все важные условия сделки.
Договор помогает собственнику помещения стабильно и легально зарабатывать, а арендатору — защититься от неожиданного выселения и материальных потерь. Чем подробнее вы составите документ, тем меньше вероятность споров.
Рассказали, как составить договор аренды помещения между юридическими лицами, который защитит ваши интересы, и составили шаблон, который вы можете доработать под свою ситуацию.
Как называют участников договора
Договор аренды помещения — соглашение, по которому одна компания разрешает другой временно пользоваться и распоряжаться своей недвижимостью за деньги. Стороны любого договора по отношению друг к другу называются контрагентами. В случае аренды названия контрагентов — арендодатель и арендатор.
Арендодатель — тот, кто сдает помещение. Обычно это собственник недвижимости. В статье мы условно уравняем понятия «собственник» и «арендодатель», хотя в реальности это не всегда одни и те же лица — бывают нюансы.
Арендатор — тот, кто за деньги снимает помещение для бизнеса.
Если арендатор передает право распоряжаться и пользоваться недвижимостью или ее частью еще кому-то, это называется субарендой. Тот, кто снимает помещение, в этом случае называется субарендатором.
Что указывать в договоре аренды
Договор аренды можно заключать в свободной форме на любых условиях, которые не противоречат закону. Но в нем нужно прописать существенные условия.
Вот что называют существенными условиями договора аренды:
- Какое помещение арендодатель сдает арендатору.
- Сколько и как арендатор должен платить арендодателю.
Если этих условий нет в договоре, он считается незаключенным. Это значит, что стороны не могут требовать его исполнения.
Если арендатор не платит, у собственника не получится взыскать задолженность по аренде. Можно попробовать отсудить деньги по нормам о неосновательном обогащении, но тогда сумму взыскания будет определять суд. Лучше до такого не доводить и до подписания договора зафиксировать в нем все существенные условия.
На практике в договоре стоит указать не только существенные условия, но и все остальные договоренности сторон. Например, кто делает ремонт, за какой срок до расторжения договора стороны обязаны предупредить друг друга, при каких условиях собственник возвращает обеспечительный платеж.
Владелец новой кофейни договорился с собственником помещения, что тот снизит аренду на первые полгода работы. Обсудили вопрос на словах, дополнительное соглашение заключать не стали. Пару месяцев арендатор платил по сниженной ставке и все было нормально.
Потом собственник решил, что дела у кофейни идут хорошо, потребовал возместить недоплату и дальше платить по полной ставке. Формально он прав, так как в договоре написаны эти условия — владельцу кофейни пришлось возмещать деньги.
Любые договоренности между арендодателем и арендатором нужно закреплять письменно. Если вы договоритесь о чем-то на словах, эти правила можно будет безнаказанно нарушать, а потом ссылаться на то, что контрагент перепутал, забыл или такого вообще не было.
Вы имеете право вносить изменения в договор, который вам предлагают
Если контрагент предлагает вам свой вариант договора, вы можете обсудить условия и отредактировать его текст.
Некоторые арендодатели запрещают вносить изменения: «Вот наш шаблон. Или подписывайте как есть, или никак». Это их право, они могут отказаться заключать договор на других условиях. Но у вас тоже есть право не подписывать договор, условия которого вас не устраивают.
Отказ собственника вносить изменения в договор — это как минимум повод задуматься и внимательно изучить проект соглашения. Если кажется, что предлагают заведомо невыгодные или невыполнимые условия, лучше сразу отказаться от сделки.
Дальше мы расскажем, какие разделы стоит включить в договор аренды и что в них нужно писать. Прямого требования составлять документ именно так нет — это рекомендации юристов, которые помогут защитить ваши интересы.
Вы можете исключать или добавлять условия, менять пункты местами или распределять их по разделам по своему усмотрению.
Чек-лист «Как заключить договор аренды помещения между компаниями»
Все самое важное, что нужно знать для правильного оформления договора аренды, собрали в один чек-лист.
Преамбула
Это вводная часть, «шапка» договора. Обычно она стандартная и не вызывает споров.
Что здесь писать. В преамбуле нужно указать стандартную информацию:
- название и номер договора, дату и место его подписания;
- названия юридических лиц, ФИО подписантов и основания их полномочий.
Если договор подписывает руководитель — сошлитесь на устав. Если представитель компании — внесите реквизиты доверенности. Укажите, что будете называть стороны договора «Арендодатель» и «Арендатор», а в случае субаренды — «Арендатор» и «Субарендатор». Последняя фраза преамбулы — «заключили настоящий договор о нижеследующем».
На что обратить внимание. Главное — проверить, имеет ли представитель контрагента право подписывать договор. О том, как это сделать, мы рассказываем в конце статьи.
Предмет договора
Предмет договора аренды — помещение. В этом разделе описывают, какое именно помещение собственник предоставляет арендатору и для чего.
Что здесь писать. Укажите адрес, площадь, этаж, кадастровый номер помещения, перечислите собственников и укажите реквизиты документов, которые подтверждают право собственности арендодателя.
Приложением к договору стоит сделать копию технического плана помещения.
Если вы снимаете часть помещения, у нее не будет отдельного кадастрового номера. Например, вы устанавливаете постамат на один квадратный метр в супермаркете.
В этом случае выделите свой участок на техническом плане и сделайте схему приложением к договору. Если вы собираетесь регистрировать договор аренды на часть помещения, собственнику нужно заказать у кадастрового инженера отдельный технический план этого участка.
Укажите цель использования помещения — например, для кафе или под склад. Если вы снимаете площадь в торговом центре, попробуйте договориться с собственником об эксклюзивном праве. Например, чтобы только ваш магазин мог продавать ювелирные изделия на территории ТЦ. Так вы защититесь от конкурентов, но, скорее всего, и арендная плата будет существенно выше.
Право собственности на помещение подтверждает выписка из ЕГРН. В договоре нужно записать дату выписки. Можно сделать копию документа приложением к договору.
В случае субаренды дополнительно впишите реквизиты основного договора аренды.
Если у помещения несколько собственников, есть два варианта:
- Каждый из них заключает договор на свою часть.
- Данные всех собственников включают в один договор, и все его подписывают.
На что обратить внимание. Проверьте данные в документах, сравните их с фактическими характеристиками помещения. Убедитесь, что на схеме именно то пространство, которое вы осматривали, а не его часть или вообще соседнее помещение. Как проверить документы, мы рассказываем дальше.
Срок договора
Этот раздел о продолжительности действия договора.
Что здесь писать. Укажите даты начала и окончания действия договора. Вы можете определить, что договор применяется с даты подписания или с даты передачи помещения по акту приема-передачи.
Есть три вида договоров по сроку действия:
На что обратить внимание. Долгосрочный договор — самый надежный для обеих сторон, особенно для арендатора. Он закрепляет его право на помещение на весь срок. По такому договору собственник не сможет резко изменить условия после того, как вы сделаете дорогой ремонт. Арендодателю будет сложнее расторгнуть договор в одностороннем порядке, выселить вас и пересдать помещение дороже.
Договор без указания конкретного срока — самый ненадежный. Если планируете вкладываться в ремонт помещения, не стоит его заключать. Лучше подписать договор сразу на несколько лет.
Цена и порядок расчетов
В зависимости от особенностей сотрудничества, условие о цене можно включать в сам договор аренды или в приложения к нему.
Что здесь писать. Обычно плата за коммерческие помещения состоит из постоянной и переменной частей — их нужно четко указать в этом разделе. Если арендатор вносит обеспечительный платеж или собственник предоставляет арендные каникулы, это тоже нужно зафиксировать здесь.
Постоянная часть оплаты — зафиксированная в договоре сумма, которую вы платите собственнику за пользование самим помещением.
Переменная часть оплаты — платежи за коммунальные услуги.
Обеспечительный платеж — сумма, которую арендатор передает собственнику на случай, если задержит оплату, испортит ремонт или имущество в помещении. Его еще называют залогом или страховым депозитом. Это не комиссия и не плата за последний месяц аренды. Собственник должен вернуть эти деньги при выезде, если с помещением и расчетами все в порядке.
Арендные каникулы — время, на которое собственник помещения освобождает арендатора от оплаты аренды.
Установите размер постоянной части оплаты и договоритесь, за какие услуги арендатор будет платить дополнительно. Помимо коммунальных услуг это может быть уборка, охрана или парковка.
Пропишите, включен ли НДС в арендную плату, и если да, то какая сумма.
Если арендодатель платит этот налог, можно написать так: «Арендная плата — 120 000 ₽ в месяц, в том числе НДС по ставке 20% — 20 000 ₽».
Если арендодатель не платит НДС, то напишите, что налог в цену не включен. Например, когда арендодатель на УСН — так: «Арендная плата — 100 000 ₽ в месяц, НДС не облагается, поскольку арендатор применяет упрощенную систему налогообложения — п. 2 ст. 346.11 НК РФ».
Если вы заключаете долгосрочный договор, можно предусмотреть ежегодную индексацию арендной платы. Обычно повышение цены связано с величиной инфляции — 5—10% в год.
Лимит на наличные расчеты между организациями по одному договору — 100 000 ₽. Все, что сверху, — безналично. Зафиксируйте в договоре, что арендатор будет перечислять деньги на счет с указанными реквизитами.
Теперь про арендные каникулы. Предоставить их — право, а не обязанность арендодателя. Если вы снимаете помещение, которому требуется серьезный ремонт, можно попробовать договориться о каникулах на первые несколько месяцев аренды.
Вы хотите снять помещение под парикмахерскую на первом этаже только что сданной новостройки. Пока вы сделаете из бетонной коробки парикмахерскую, пройдет минимум месяц. В это время помещение не будет приносить прибыль, поэтому вы можете попросить собственника о каникулах на ремонт.
Договориться о каникулах нужно до подписания документов. Обсудите срок, который вы считаете достаточным, и зафиксируйте его в договоре.
Коммерческие организации и ИП не могут оказывать друг другу услуги безвозмездно, поэтому каникулы нужно правильно оформить. Есть несколько вариантов.
Собственник дал арендатору бесплатный месяц на ремонт. В таком случае напишите в разделе с оплатой, что плата за первый месяц аренды — 1 ₽.
Второй вариант оформить каникулы — прописать в договоре, что за первые два месяца арендатор платит сумму, как за один. По факту первый месяц — бесплатный, второй — полностью оплачиваемый.
На что обратить внимание. В этом разделе важно все, потому что от прописанных вами условий зависит размер оплаты. Обязательно зафиксируйте максимальный процент ежегодной индексации аренды и дополнительные расходы, которые ежемесячно должен оплачивать арендатор.
Права и обязанности сторон
В этом разделе нужно указать, что сторонам можно и нужно делать, а что — нельзя.
Что здесь писать. Чем больше договоренностей вы укажете в этом разделе, тем меньше вероятность спора в дальнейшем. Например, если вы планируете размещать на фасаде вывески и рекламу, зафиксируйте условия их установки. В ситуациях, не описанных в договоре, придется руководствоваться стандартными положениями закона, искать компромисс или обращаться в суд.
Вот что рекомендуют указать юристы:
1. Какие технические условия должен обеспечить арендодатель. Например, водоснабжение, отопление, необходимую мощность электричества и производительность вытяжки. Если технических условий много, вынесите их в приложение к договору.
2. Условия доступа арендатора к объекту. Например, если вы арендуете офис на третьем этаже бизнес-центра, арендодатель обязан предоставить вам доступ в здание, к лифту, на этаж, в туалет. Если вы согласовали круглосуточную погрузку-выгрузку товара или пропускной режим, запишите это в договор.
3. Условия доступа собственника к помещению. Как часто можно проверять помещение и когда арендодатель должен уведомлять вас о визите. Собственник не вправе приходить на объект, когда там нет арендатора или его представителя.
Исключения — чрезвычайные ситуации: пожар, утечка газа и тому подобное.
4. Кто и как страхует помещение, как распределяется ответственность в случае ЧП.
5. Как и когда арендатор должен передавать собственнику показания счетчиков.
6. Разрешает ли собственник сдавать помещение в субаренду.
7. Кто и как оплачивает ремонт, будет ли арендодатель компенсировать часть его стоимости. Если договоритесь о компенсации, сразу составьте смету расходов и сделайте ее приложением к договору.
Если помещению нужен серьезный ремонт, раздел об условиях оплаты работ стоит прописать максимально детально. Закон разделяет два вида ремонта: капитальный и текущий. Для каждого варианта есть сторона, оплачивающая его по умолчанию.
Договором можно это изменить или, наоборот, подтвердить общепринятые условия:
Еще в законе есть понятия отделимых и неотделимых улучшений — это важно, если вы планируете покупать и устанавливать дорогостоящую технику и оборудование:
На что обратить внимание. Самые важные пункты: какие технические условия должен обеспечить собственник, кто платит за текущий ремонт, кому останутся отделимые улучшения после окончания договора.
Ответственность сторон
В этом пункте договора указывают санкции, которые применяют к арендодателю и арендатору, если они не исполнят свои обязательства.
Что здесь писать. Пройдитесь по пунктам договора и обсудите санкции за нарушение каждого из условий: это может быть возмещение ущерба или неустойка.
Объясним, в чем заключается разница между ними.
Возмещение убытков и ущерба — компенсация материальных затрат и восстановление урона. Здесь нужно прописать способ и срок возмещения.
Работник арендатора катался на офисном кресле и испортил ламинат. Арендатор должен купить и постелить новое покрытие в течение десяти дней или компенсировать стоимость работ, которые оплатит арендодатель.
Неустойка — сумма, которую нужно заплатить за нарушение обязательства по договору. Включает в себя штраф и пени. Штраф — фиксированная сумма, ее нарушитель платит однократно. Пени — суммы, начисляющиеся постепенно, например, за просрочку платежа за аренду.
На что обратить внимание. Проверьте, чтобы санкции были прописаны к каждому важному для вас условию. Иначе будет неясно, как поступать, если контрагент нарушит эти условия: придется либо вступать в длительные переговоры, либо идти в суд. Если санкции в основном направлены в ваш адрес, проверьте размеры штрафов, порядок начисления пени и сроки возмещения ущерба.
Порядок расторжения договора
Вы вправе отказаться от исполнения договора, если ваш контрагент существенно нарушает его условия. Но даже когда все идет гладко, каждой из сторон может понадобиться досрочно расторгнуть договор. Например, собственник собирается продать помещение или у арендатора бизнес идет в гору и теперь нужна площадь побольше.
Что здесь писать. Запишите в договор, за какой срок нужно предупредить контрагента о расторжении и какую неустойку придется заплатить.
Можно прописать, что если предупредить контрагента о прекращении договора за месяц, то штрафа не будет.
Если вы просто освободите помещение, это не избавит вас от обязанности платить за аренду. Чтобы прекратить начисление платы, нужно расторгнуть договор и подписать акт возврата.
На что обратить внимание. За какой срок нужно предупредить контрагента о досрочном расторжении договора и какой штраф при этом придется заплатить.
Порядок разрешения споров
По закону нельзя обратиться в суд без предварительного досудебного разрешения спора. В разделе нужно указать, как стороны будут решать разногласия.
Что здесь писать. Зафиксируйте в договоре три этапа решения споров: переговоры, направление претензии и судебное разбирательство.
Переговоры выглядят так: если возникают разногласия, контрагенты пробуют договориться. Излагают свою позицию, ссылаются на пункты договора и нормы закона, предлагают варианты решения проблемы.
Если договориться не получается, нужно направить другой стороне письменную претензию. Срок ответа установите в претензии, лучше минимум 10 дней, чтобы контрагент успел все проанализировать. Если ответ вас не устроит, придется обращаться в арбитраж. По умолчанию иск нужно направлять по месту регистрации ответчика, это не всегда удобно.
Ваша компания находится в Москве, но вы арендуете склад в Тульской области. Собственник склада физически находится в Москве, но зарегистрирован в Туле. В случае судебного разбирательства и вам, и ему будет неудобно ездить за двести километров, поэтому в договоре можно указать, что ваши споры будет рассматривать Арбитражный суд города Москвы.
На что обратить внимание. Постарайтесь согласовать с контрагентом тот суд, куда вам удобно будет добираться.
Прочие условия
Здесь вы можете собрать любые условия, которые не относятся к предыдущим разделам. Обычно это положения о конфиденциальности информации и форс-мажоре.
В этом разделе обязательно укажите количество экземпляров документа — оно равно числу сторон.
Реквизиты и подписи сторон
В этом разделе нужно указать, кто ваш контрагент, как с ним связаться, куда переводить деньги. Подпись — знак согласия исполнять договор.
Что здесь писать:
- названия юридических лиц;
- юридические и почтовые адреса;
- ИНН и ОГРН;
- названия банков, БИК, расчетные и корреспондентские счета;
- номера телефонов и адреса электронной почты контрагентов.
Подписать договор должны уполномоченные представители арендодателя и арендатора, а в случае субаренды — субарендатора.
Полномочия следует подтвердить уставом организации или доверенностью. Сверху на подписях нужно поставить печати юридических лиц, если они предусмотрены уставами компаний. Можно заверить договор у нотариуса, но это не обязательно.
Подписи нужно ставить на каждой странице документа. Если договор прошит и скреплен, достаточно подписаться на последней странице и на сшивке. Это необходимо, чтобы листы договора нельзя было подменить.
На что обратить внимание. Проверьте, чтобы реквизиты и полномочия подписанта были подтверждены документами. Если окажется, что вы подписали договор с человеком, у которого нет на это права, у документа не будет юридической силы.
Договор нужно подписать так, чтобы его листы невозможно было подменить.
Акт приема-передачи помещения
Это приложение — часть договора. Акт подтверждает, что собственник передал арендатору помещение, а арендатор его принял.
Что здесь писать:
- описать состояние объекта и его недостатки;
- перечислить мебель и технику арендодателя;
- зафиксировать показания счетчиков.
На что обратить внимание. В акт важно внести все недостатки отделки и имущества. Так в случае претензий вы сможете сопоставить «было — стало» и решить, кто прав.
Шаблон договора аренды
Мы составили для вас шаблон договора. В нем учли все условия, о которых рассказали в статье: договор поможет снизить риски, что арендодатель повысит аренду или внезапно заставит освободить помещение.
Желтым отметили те поля, которые вам нужно поменять под себя. Сделайте копию и заполните данные, можете добавить необходимые условия или убрать ненужные.
Что нужно проверить перед сделкой
В описании разделов мы часто упоминали, что документы, которые прикрепляет партнер, надо проверить. Здесь рассказываем, что и как нужно проверять.
Выписку из ЕГРН. Даже если арендодатель предъявил вам выписку, закажите для себя актуальный документ на сайте Росреестра или портале госуслуг. Проверьте данные об объекте, собственнике и наличии обременений. Если собственник — физлицо, его ФИО в документе не будет. Как вариант, идти к нотариусу с проектом договора, он закажет полную выписку.
Технический план помещения. Сравните фактическую площадь и планировку, а также кадастровый номер с данными в техническом плане. Измерить параметры помещения можно лазерной рулеткой.
Основной договор аренды, если вы берете помещение в субаренду. В нем обязателен пункт, разрешающий субаренду, и не должно быть пункта, который ее запрещает. Подойдет также отдельное письменное согласие собственника помещения.
Выписку из единого государственного реестра юридических лиц. В ней указаны ОГРН, ИНН и КПП, информация о местонахождении компании, генеральном директоре и разрешенных видах деятельности.
Справку с реквизитами счета арендодателя. Данные в ней должны совпадать с реквизитами в договоре.
Деятельность контрагента можно проверить через несколько онлайн-сервисов. О комплексной проверке контрагентов мы рассказываем в отдельной статье.
Если вы все проверили, но у вас остались вопросы или вы не до конца понимаете, подходят ли вам условия договора, — обратитесь к юристам.
Главное
- В договоре обязательно должны быть существенные условия — характеристики помещения и цена аренды.
- Все соглашения об условиях и взаимных договоренностях нужно отдельно фиксировать в договоре, иначе они не будут иметь силы.
- Обязательно пропишите в договоре санкции за нарушение условий.
- Договоритесь о порядке досрочного расторжения договора.
- Перед заключением договора проверьте документы контрагента и полномочия подписантов.
Расскажите, на что еще обращаете внимание, когда подписываете договор аренды?