Кэш-флоу: как защитить бизнес от кассовых разрывов

Представим компанию «СпецТех», которая строит промышленные помещения: цехи, ангары и гаражи. Обычно компания получает стабильно два-три заказа в месяц, но внезапно в феврале пришло сразу десять крупных заявок на строительство. Гендиректор Семен рад и уже прикидывает, сколько заработает.

Он заказал материалы, рассчитал нагрузку персонала, пообещал хорошие премии за переработки. И тут у «СпецТеха» закончились деньги — все ушло на материалы. Оказалось, что нечем платить зарплату и грузовой компании за доставку.

Получается, что теоретически компания прибыльная, в ближайшем времени ее ждет сильный рост. Но деньги закончились, производство встало, срываются сроки сдачи объектов.

Кэш-флоу — это дословно «денежный поток», от англ. cash flow. Он показывает реальный объем наличных и денег на счетах ИП или компании. Чтобы рассчитать показатель, нужно сложить все поступления денег за выбранный период и вычесть из них уже понесенные затраты — выбытия денег со счета.

Обычно руководитель в курсе большинства поступлений и платежей. Однако в рутине можно упустить из внимания фактические остатки на счетах. Деньги могут быть заморожены — например, в дебиторской задолженности, когда бизнесу должен контрагент, в запасах или в незавершенном производстве. Но долгами или запасами нельзя заплатить налоги или зарплату.

Основная задача кэш-флоу — помогать собственнику бизнеса не допускать кассового разрыва. Например, руководитель видит, что за последний месяц денежный поток отрицательный: бизнес потратил больше, чем заработал. На счете было 100 000 ₽, за месяц поступило 60 000 ₽, а потратили 90 000 ₽. В итоге после месяца работы у бизнеса стало на 30 000 ₽ меньше.

Сперва нужно понять причину. Возможно, бизнес проедает свои резервы, поэтому нужно быстро исправлять ситуацию, чтобы не допустить кассового разрыва. А может быть, бизнес закупил материалы на будущий проект, по которому работа ведется без авансов, при этом у него хватает денег на текущие процессы. Значит, ничего страшного не произошло.

Чтобы показатель помогал в управлении бизнесом, его стоит постоянно отслеживать и анализировать. Так, заметив регулярные просадки кэш-флоу, бизнес сможет к ним готовиться: увеличить запас денег на счетах перед сложным периодом, сократив расходы в предыдущих месяцах.

Понимание кэш-флоу полезно и при анализе отчетности чужого бизнеса — конкурентов или контрагентов. Найти кэш-флоу можно в годовой или квартальной отчетности компаний, которую они открыто публикуют.

Прибыль показывает, сколько денег должен получить бизнес в результате работы — это как бы виртуальный показатель. На основании прибыли нельзя понять, сколько денег есть у бизнеса прямо сейчас. Если планировать расходы бизнеса, следя только за прибылью, можно начать распоряжаться деньгами, которых на самом деле нет.

Кэш-флоу обычно считают по трем видам деятельности: операционной, финансовой и инвестиционной.

Операционная деятельность — это все, что связано с непосредственной работой бизнеса. К ней относятся поступления денег от клиентов и затраты на производство, зарплату, логистику, маркетинг.

Кэш-флоу операционной деятельности показывает, насколько безопасно для работы идут денежные потоки.

Для бизнеса, который не занимается инвестициями на бирже, в этом блоке будут в основном расходы — основные средства чаще покупают, чем продают.

Формула денежного потока по конкретному виду деятельности похожа на общую формулу: из поступлений денег по этой деятельности нужно вычесть выбытия.

Чтобы отслеживать кэш-флоу, нужно фиксировать все поступления на счета бизнеса и все списания. Из этой информации в конце месяца можно собрать отчет о движении денег. Какой-то специальной формы учета кэш-флоу нет— можно вести его так, как это удобно руководителю. Общий алгоритм такой:

Выполнив эти действия, можно сделать расчет денежного потока на текущий момент.

Написать статьи поступлений и выплат. Кэш-флоу удобно вести в электронной таблице — например, в эксель- или гугл-таблицах. Для начала нужно написать категории, на которые бизнес тратит деньги, и откуда он их получает.

Дробить категории доходов и затрат нужно исходя из особенностей бизнеса. Например, ресторан может выделить непродуктовые закупки — сюда войдут посуда и приборы. Продукты целесообразно разбить на зелень, мясо, рыбу, специи и другие категории. Также можно выделить категории по сроку годности продуктов.

Записать все счета бизнеса и начальные остатки на них. Эти счета еще называют «кошельки».

Перед началом учета кэш-флоу нужно записать, сколько денег есть на каждом счете. Учет поступлений и выплат будет идти от этой отметки.

Остатки на личной карте директора не записывают: считают, что там ноль. Этот кошелек нужен, только чтобы следить, сколько денег руководитель тратит на бизнес из своего кармана.

Вносить каждую операцию. Нужно записать дату, сумму операции, выбрать ее категорию и кошелек. К операции можно добавить краткое пояснение, чтобы через месяц вы смогли ее вспомнить. Для удобства лучше сразу выбирать, относится операция к операционной, финансовой или инвестиционной деятельности.

Над таблицей удобно добавить строчку «промежуточный итог» — результат всех операций в этом месяце. Чтобы его подсчитать, нужно сложить все значения столбца «Сумма». Так вы будете видеть текущий результат работы бизнеса в этом месяце.

Когда вы занесли все новые данные, проверьте остатки на счетах — совпадают ли значения в таблицах с реальными балансами. Это поможет убедиться, что вы точно ничего не упустили.

Чтобы собрать отчет вручную, нужно просуммировать траты и доходы в каждой из категорий по отдельности. Например, мастерская покупала ткань шесть раз за месяц, в сумме на нее ушло 500 000 ₽. Тогда в ДДС мы записываем одну строчку — «Ткань» — и общую сумму затрат в 500 000 ₽.

Затем три месячных отчета можно объединить в квартальный, а четыре квартальных — в годовой.

Когда отчетов будет несколько, можно анализировать динамику и, самое важное, искать аномалии. Например, можно наблюдать изменения затрат на производство, обслуживание офиса и другие статьи. Если затраты выросли, нужно узнать причину — не обязательно это будет что-то плохое.

Иногда бывает сложно отследить рост затрат. Например, на покупку канцелярии, чая и воды тратятся разово небольшие деньги, а общую картину оценить сложно. ДДС помогает держать расходы под контролем.

Анализируя отчетность, сравните прибыль и сальдо по операционной деятельности за несколько периодов. Если разница значительна — это не хорошо и не плохо. Это сигнал, что процесс идет не как обычно и руководитель должен разобраться, почему именно. Возможно, такое повторяется в начале года или в конце каждого квартала. Чтобы видеть такие закономерности, нужно собирать отчеты регулярно.