Расскажите о себе и получите чек-лист «Откуда бизнесу брать деньги». Опрос займет всего 1 минуту

Расскажите о себе и получите чек-лист «Откуда бизнесу брать деньги». Опрос займет всего 1 минуту

Рассказать
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Какие документы нужны для трудоустройства?


Читательница Оксана спрашивает: «Я открыла компанию, нанимаю первых сотрудников сама. Помогите разобраться: какие документы нужны для официального трудоустройства?»

При устройстве на работу нужны три основных документа

Список документов для трудоустройства зависит от того, работал человек раньше или устраивается впервые.

Соискатель уже где-то работалСоискатель устраивается на работу впервые
— Паспорт;
— СНИЛС;
— бумажная трудовая книжка или форма СТД-Р
— Паспорт;
— СНИЛС

СНИЛС. Если у работника нет СНИЛС, вы должны его получить. Направьте в социальный фонд анкету по форме АДВ-1. В ответ из фонда придет уведомление АДИ-РЕГ.

Документы со сведениями о стаже. Если соискатель со стажем не предъявит ни СТД-Р, ни бумажную трудовую книжку, его можно оформить на работу, но нельзя будет учесть его предыдущий стаж. Поэтому надо посоветовать такому работнику получить СТД-Р на последнем месте работы или форму СТД-СФР в МФЦ, социальном фонде или через Госуслуги.

Если берете на работу человека с бумажной трудовой книжкой и он хочет перейти на электронную, действуйте так:

  1. Внесите в его трудовую запись о приеме на работу.
  2. Возьмите с соискателя письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
  3. Сделайте запись о переходе на электронную книжку в бумажной и выдайте ее на руки.
  4. До 25-го числа следующего месяца сдайте на работника в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 с отметкой о переходе на электронную книжку.

Если соискатель впервые устраивается на работу, оформлять ему трудовую книжку не нужно.

Перечень дополнительных документов при приеме на работу

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы — например, если сотрудник хочет получать налоговые вычеты или он военнообязанный. Рассказываем, что еще можно запрашивать.

Документы для налогового вычета. Если работник хочет, чтобы на новом месте ему предоставляли стандартные вычеты по НДФЛ, например на детей, он должен предъявить справку о доходах с прежней работы и подтверждающие документы, например свидетельство о рождении.

Документы воинского учета. Их должны предъявить мужчины от 18 до 30 лет, которые не зачислены в запас, — то есть еще не служили — и военнообязанные. Военнообязанными считаются:

  • мужчины, которые отслужили и состоят в запасе;
  • мужчины, которые не служили, потому что освобождены от призыва;
  • мужчины, которые прошли альтернативную гражданскую службу;
  • мужчины и женщины, которые отучились на военных кафедрах и в военных вузах;
  • женщины с военно-учетной специальностью — например, медсестры.

Мужчины от 18 до 30 лет, которых не зачислили в запас, должны предоставить приписное удостоверение. А военнообязанные — один из трех документов: военный билет, временное удостоверение или справку, выданную вместо военного билета.

Справка об отсутствии судимости. Ее нужно потребовать, если устраиваете человека на работу в сфере, к которой по закону не допускаются лица с судимостью за определенные преступления:

  • педагогическая и образовательная деятельность;
  • пассажирские перевозки и такси;
  • работа в организациях, где есть непосредственный контакт с детьми, например детская больница, оздоровительный лагерь, развивающий детский центр;
  • авиационный персонал;
  • транспортная безопасность.

Медицинское заключение. Если человек будет работать в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а сам он до этого проживал в других регионах, нужно получить медицинское заключение, что ему не противопоказано жить и работать на Севере.

Документы об образовании или квалификации. Их можно запросить, если для работы требуются определенные навыки и без них трудоустройство невозможно. Например, у человека, который устраивается на работу водителем, должны быть водительские права нужной категории. А для главного бухгалтера страховой компании обязательно высшее экономическое образование.

Требовать от работника письменное заявление о приеме на работу не обязательно, достаточно трудового договора. Но если вам так удобнее, то пусть работник напишет заявление.

Перечень документов для особых случаев

Если принимаете на работу внешнего совместителя, иностранца или подростка, список документов будет отличаться.

Прием на работу внешнего совместителя. Запись о совместительстве в трудовую книжку не вносите. Это всегда делает основной работодатель на основании копии приказа или трудового договора о работе по совместительству.

У внешнего совместителя, который принимается на работу с вредными или опасными условиями труда, надо потребовать справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Если там они тоже вредные, такого совместителя нельзя брать на работу.

Прием на работу иностранцев. Документы, которые работодатель должен попросить у иностранного гражданина, зависят от статуса будущего работника.

  1. Временно пребывающие в РФ, то есть те, кто находится в стране без вида на жительство или временного разрешения, кроме граждан стран ЕАЭС, обязательно представляют национальный паспорт и патент — без него они не имеют права работать в России.
  2. Постоянно или временно проживающие в РФ предъявляют вид на жительство либо национальный паспорт с отметкой о разрешении на временное проживание в РФ. Патент для работы им не нужен.
  3. Граждане стран — членов ЕАЭС предъявляют только национальный паспорт.
  4. Лица, получившие в РФ временное убежище, показывают свидетельство о предоставлении временного убежища.

Прием на работу 14-летнего подростка. Помимо основных документов, он должен предъявить письменное согласие одного из родителей и органа опеки и попечительства.

Помните, что несовершеннолетним нельзя устанавливать испытательный срок и у них сокращенная продолжительность рабочего времени:

  • для лиц до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
  • от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю.

Эти нормы сокращаются как минимум вдвое, если несовершеннолетний в течение учебного года совмещает работу с учебой, кроме каникул. Учебу нужно подтвердить справкой из учебного заведения.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Марина Суховская
Марина Суховская

Были ли у вас сложности с документами сотрудников?


Больше по теме

Новости