Как пройти валютный контроль и получить оплату от иностранных клиентов
Если вы работаете с иностранцами, операции проходят через отдел валютного контроля. Разбираемся, как к нему подготовиться и пройти быстрее.
В статье собрали самое главное, но все равно она получилась большой. Вы можете использовать ее как шпаргалку — сохраняйте в закладках или отправьте себе в удобный мессенджер.
Что такое валютный контроль и зачем он нужен
Любые расчеты с иностранцами — валютные операции. Для государства важно, чтобы эти платежи были по определенным правилам. Они зафиксированы в валютном законодательстве.
За законностью операций следят банки. Они изучают сделки, смотрят на документы по ним и фиксируют нарушения, если они есть. Информацию о них передают в Центробанк, а тот — в налоговую. Все это и есть валютный контроль.
Список операций, которые подлежат валютному контролю:
- расчеты в рублях с нерезидентами;
- расчеты в валюте с резидентами и нерезидентами;
- переводы в рублях и валюте на счета других резидентов, если счет получателя открыт в банке за пределами РФ;
- переводы в рублях и валюте на свои счета, открытые в банке за пределами РФ;
- для нерезидентов — расчеты в рублях и валюте с нерезидентами и резидентами.
За нарушения правил валютного контроля возможны штрафы. Рассказали об этом в отдельной статье.
Проверка банка — обязательный этап при получении платежа из-за рубежа, даже если он на 1 € или 1 $. Сначала перевод поступает на специальный счет — транзитный. Пока деньги лежат на нем, с ними ничего нельзя сделать.
Чтобы банк одобрил платеж и перевел его на валютный счет, обычно нужно предоставить документы — те, по которым работаете с заказчиком. Они могут отличаться в разных ситуациях.
Прежде всего нужно обратить внимание на основной документ. Тут есть два варианта:
- Контракт.
- Инвойс.
Для каждого из них — свои нюансы, которые мы разберем дальше.
Оплата по контракту
По контракту продавец обязан поставить товар, передать все нужные документы, передать право собственности, а покупатель обязан выплатить стоимость товара и принять его в собственность. Такой товар перемещается через границу России или таможенную границу Таможенного союза.
Когда используют контракты. Для сложных сделок или сделок на долгий срок, например на год или больше.
О чем нужно знать. Контракт — то же самое, что и договор. В нем исполнитель вместе с иностранным заказчиком фиксирует основные договоренности по сотрудничеству: порядок работы, сроки оплаты и другие важные условия.
Почти все контракты можно разделить на четыре типа:
- Импортный — когда вы покупаете товары или услуги у иностранцев.
- Экспортный — когда вы продаете товары или услуги иностранцам. Если деньги приходят из-за рубежа.
- Смешанный — совмещает в себе разные типы контрактов. Например, к ним относятся контракт финансовой аренды или договор, где одновременно есть экспорт и импорт услуг.
- Кредитный договор — когда иностранец дает вам деньги в долг и наоборот.
Универсального шаблона для всех контрактов не существует, все зависит от конкретной ситуации. Иногда банки составляют рекомендации, какую информацию сразу включить в контракт, чтобы пройти валютный контроль быстрее.
Почему важно следить за суммой контракта. Контракты могут быть с фиксированной суммой или без нее. С фиксированной суммой — это когда конкретная стоимость товара или услуг прописана в документах. Здесь все просто.
Контракты без суммы — это когда вам платят по факту. Например, переводчик перевел один текст, ему в рамках контракта заплатили за него. Потом он перевел еще и снова получил оплату. И вот тут нужно складывать общую сумму контракта — все деньги, которые проходят по контракту.
По контракту без суммы вы получили четыре платежа, каждый — 1 300 000 ₽. Чтобы узнать общую сумму контракта, их нужно сложить:
1 300 000 ₽ + 1 300 000 ₽ + 1 300 000 ₽ + 1 300 000 ₽ = 5 200 000 ₽
От суммы контракта зависит, какие документы запросит банк и нужно ли ставить контракт на учет, то есть заранее сообщать банку о нем. На учет надо ставить контракты:
- от 3 000 000 ₽ — импортный, смешанный, кредитный договор;
- от 10 000 000 ₽ — экспортный.
Если сумма контракта в иностранной валюте, ее нужно пересчитать в рублях по курсу ЦБ на дату контракта.
Какие документы нужны для платежа. Если сумма по контракту больше 600 000 ₽, кроме него в банк нужно предоставить подтверждающие документы. Они помогают банку понять, что сделка действительно была.
В каждом случае список таких документов отличается. Но обычно это те, что фигурируют в контракте и дополнительных соглашениях к нему. Например, акты или товарные накладные. Если сомневаетесь, уточните пакет документов у своего банка.
Если контракт стоит на учете в банке, понадобится еще справка о подтверждающих документах. Ее можно оформить одну на все документы.
Оплата по инвойсу
Инвойс — международное название счета на оплату услуг или товаров.
Когда используют. При небольших суммах и разовых сделках.
О чем нужно знать. В инвойсе все так же, как в российском счете: пишете, что и для кого делаете, в какой срок, за сколько и когда оплатить.
Инвойс могут оформлять вместе с контрактом, и тогда он будет подтверждающим документом для этого контракта. Но иногда инвойс может быть основным документом по сделке и заменять контракт. Обычно это бывает при разовых заказах.
В остальном требования и правила здесь такие же, как и по контрактам. Инвойсы редко бывают на крупные суммы, но все равно лучше следить, чтобы они не превышали лимита 10 000 000 ₽. Иначе документ нужно будет поставить на учет.
Какие документы нужны для платежа. Часто при оплате по инвойсу никакие другие документы не нужны. Например, в Т-Банк Бизнесе его достаточно для проведения платежа. Если вы обслуживаетесь в другом банке, условия лучше уточнить, они могут отличаться.
Как отправить документы в банк
Порядок передачи документов может отличаться в разных банках. В большинстве случаев их принимают в электронном виде. Например, клиенты Т-Банк Бизнеса могут все сделать через личный кабинет. А если что-то недогрузилось или специалисты банка попросили дополнительные документы — отправить их прямо в чате.
Сроки прохождения валютного контроля
С момента, когда валюта пришла на транзитный счет, у компании есть 15 дней на валютный контроль. Если пройти его с опозданием, бизнес могут оштрафовать — максимально на 150 тысяч рублей.
Сам валютный контроль по закону не может занимать больше одного рабочего дня. Например, если документы пришли во вторник, решение должно быть не позже среды, если они поступили в пятницу — не позже понедельника.
Специалисты банка могут отклонить платеж. Обычно это происходит в двух случаях:
- Если валютная операция противоречит закону. Например, между резидентами платежи запрещены. Поэтому российской компании не удастся перевести разработчику-соотечественнику оплату в долларах. В этом случае лучше рассчитаться в рублях. Если же платеж был из другой страны, его можно вернуть отправителю.
- Если не хватает документов. В этом случае нужно учесть комментарии специалистов банка и отправить платеж на повторную проверку.
Чтобы у вас был запас по времени на исправление возможных недоработок, лучше не откладывать прохождение валютного контроля на последний момент.
Как можно ускорить валютный контроль
Чтобы пройти валютный контроль быстрее, можно сразу учесть требования и рекомендации банка. В первую очередь они будут полезны клиентам Т-Банк Бизнеса, но могут помочь и при взаимодействии с другими банками.
Обязательные требования
- Проверьте, что у вас собран полный пакет документов. Если в контракте упоминаются акт или инвойс, их нужно приложить. Если в контракте есть допсоглашения, их тоже нужно прислать.
- Проверьте, что на документах вы и ваш иностранный заказчик поставили подписи и расшифровали их. Если используете печати, они тоже должны быть.
- Отсканируйте или сфотографируйте все страницы документа так, чтобы каждый лист был виден целиком, а текст на них хорошо читался.
Дополнительные рекомендации
- Соберите все страницы одного документа в один файл, например в формате PDF, и назовите его по содержанию. Например, «Контракт», «Счет» или «Акт».
- Приложите русский перевод контракта, если он есть. При платежах перевод не обязателен, но он может ускорить работу сотрудников банка. Иначе им придется переводить самим, а это займет какое-то время.
При постановке контракта на учет перевод нужен всегда. В Т-Банк Бизнесе его делают бесплатно для клиентов, но на это может уйти несколько дней. Пока перевода нет, контракт на учет поставить нельзя.
Что самое сложное при работе с иностранными клиентами? Поделитесь своей историей в комментариях.