«Я скептически относился к помощи банка в вопросах бизнеса»: Бэйби Опт Груп о расчетах с поставщиками

Иностранные поставщики часто отправляют грузы только по предоплате. Чтобы сделать предоплату, компании оформляют в банках валютные переводы, на которые действуют особые правила. До тех пор, пока документы не оформлены правильно, деньги не отправят, а без товара работа встанет.

Компаниям приходится проверять в платежах и контрактах каждую букву и тратить на это уйму времени.

Андрей Корнышев, основатель и руководитель Бэйби Опт Груп, рассказывает, как сэкономил время на оформлении расчетов в валюте. Передаем ему слово.

Бэйби Опт Груп находит в Европе бренды детских товаров и привозит их в Россию

Моя компания — Бэйби Опт Груп — дистрибьютор детских товаров и игрушек.

В поддержку брендов у нас разработана целая система:

• находим бренды детских товаров;
• договариваемся с ними о дистрибуции в России;
• продумываем продвижение и рекламу;
• договариваемся с сетевыми магазинами о продажах.

Расскажу историю о кругах для плавания SWIMTRAINER. Это было больше пятнадцати лет назад.

Я учился в институте и вместе с друзьями подрабатывал для ИТ-проектов. Как-то знакомые родители попросили меня заказать круги для обучения малышей плаванию — и не любые, а с сайта определенного немецкого производителя. У меня была банковская карта, аккаунт PayPal, навыки покупок онлайн и знание иностранного языка.

В обычных кругах ребенок не учится лежать на воде, да и выскользнуть может. В общем, для родителей это тяжело, неудобно и небезопасно

Знакомые жаловались, что в российских магазинах нет надувных средств, которые помогли бы малышам безопасно учиться плавать. У родителей было два варианта: все время плавания держать ребенка на руках и оставаться на мелководье или использовать обычные надувные круги. По их мнению, в обычных кругах ребенок не учится лежать на воде, да и выскользнуть может. В общем, для родителей это тяжело, неудобно и небезопасно.

Я заказал один круг, потом еще, затем немцы предложили мне торговать ими в России. Я заказал большую коробку на пробу. Когда заказ привезли, знакомые разобрали круги за пару недель. Ко мне стали обращаться другие родители, я заказал еще партию, потом еще и еще.

Через несколько лет я уже поставлял круги для малышей в «ВотОнЯ», «Олант», затем в Mothercare и «Детский мир». Так вместо ИТ-компании мы стали дистрибьютором детских товаров.

На зиму 2022 года в нашем ассортименте более 100 наименований продукции для малышей до трех лет и их родителей. Среди них — одежда для сна, интерактивные игрушки, ночники и медиаплееры, солнцезащитные очки, системы хранения, приспособления для кормления. В общем, все, что помогает развивать навыки малышам и облегчает жизнь родителям.

Для получения товара слежу за миллионом правил

Весь ассортимент мы закупаем за границей. Обычно наши поставщики из Германии, Бельгии, США, Китая и Австралии.

Получение груза из-за рубежа — отдельная и большая тема. Если коротко, то сначала документы для оплаты поставщику проверяют в банке, затем поставку и документы на нее — на таможне, и только потом мы можем забрать товар. А это миллион разных правил и требований, за которыми надо следить. Иначе останешься без поставки.

Я очень коротко и упрощенно опишу процесс, просто чтобы было понятно, что нам мешало и какое решение выбрали. Если уже ввозите товары в Россию, то, скорее всего, будет скучно читать описание, поэтому смело листайте до следующего раздела.

Итак, основные шаги.

Подписать контракт с поставщиком. Выбираем компанию-поставщика с подходящим ассортиментом, подписываем контракт, оформляем сертификаты и решаем другие оргзадачи.

Поставить контракт на учет. Если бы я подписывал контракт с российским поставщиком, то ничего такого не понадобилось бы. Но я-то хочу закупать товары у зарубежного и в большом количестве, и тут процесс сложнее.

Перевести деньги за поставку. Здесь все как обычно: делаю платежку, нажимаю кнопку — и счет оплачен. Но есть детали.

Вместе с переводом я передаю в банк документы — инвойс или спецификацию, из которых видно, что я покупаю, на каких условиях и по какой цене. Деньги уйдут, только когда банк все проверит и одобрит.

• соответствует ли состав груза декларации;
• есть ли в грузе опасные или запрещенные товары;
• все ли товары промаркированы и с документацией;
• поставлен ли валютный контракт на учет.

Если хотя бы в одном документе будет ошибка, я не смогу забрать товар или заплачу штраф.

Пока идет растаможивание, груз хранится на специальном складе — СВХ. После того как инспекторы разберутся с проверкой, груз можно забирать.

Прислать в банк документы, которые подтверждают получение товара. Чаще всего это таможенная декларация, которая окажется на руках только после растаможки.

Вот как примерно выглядит процесс валютной оплаты для Бэйби Опт Груп:

Из-за волокиты с документами рисковал поставками

Банк очень важен в работе с зарубежными поставщиками. От него зависит, насколько быстро и безболезненно мы будем расплачиваться. Напомню: кроме самого факта перевода денег, по закону мы должны еще пройти валютный контроль. А это значит — поставить контракт на учет, купить валюту, подготовить документ для подтверждения ввоза товара и многое другое.

Если не разобраться с документами вовремя или разобраться, но с ошибкой, компанию ждет штраф. Поэтому может оказаться так: заказ у меня, а по документам я не отчитался и меня ждут проблемы.

Я работаю с зарубежными партнерами больше десяти лет и за это время сменил несколько банков. Расскажу, с какими проблемами сталкивались.

Деньги можно было перевести только в отделении. Выглядело это так: оформляешь заявление на перевод или на постановку контракта на учет, приезжаешь в банк для подписания и стоишь в очереди. И так несколько раз в месяц. Мы тратили на это часы.

Сейчас практика с походами в отделения — редкость, но когда мы начинали, приходилось закладывать время на очереди.

Банк не помогал разобраться. Один из банков, в который я перешел, ввел дистанционный прием документов. Мы больше не теряли время на отделения, но появилась еще одна проблема.

Для валютного контроля надо было заполнить онлайн-форму. В ней много полей с разными деталями. Если находились ошибки, работа останавливалась. Здесь срабатывало правило: пока банк не примет документы, деньги не уходят. А как исправить ошибки, мы не понимали. Замкнутый круг.

Получить ответ от банка можно было только в отделении или по общему телефону. Стоять в очереди ради ответа на пару вопросов я не хотел, поэтому в основном звонил.

Кажется, что возможность позвонить должна избавлять от очередей, но это не так. Я ждал ответа по 20–30 минут. Часто сотрудник не мог или не хотел ответить на мой вопрос и переводил на другого специалиста или отсылал к нормативным актам — и так кругами. Как-то провисел на трубке почти час, а информацию все равно не получил.

Перешли в онлайн-банк и передали половину работы валютному ассистенту

С предпоследним банком моя компания проработала несколько лет. Нам предлагали хорошие условия кредитов и других продуктов, поэтому старались весь оборот держать там. Но сервис был так себе, и я искал более удобного партнера для работы с валютой.

В 2018 году я перевел валютные сделки в Тинькофф Бизнес. Рассказываю, как теперь выглядит наша работа.

Все задачи с валютой — онлайн. Необходимость ездить в отделение отпала совсем, для переводов нужен только компьютер.

Получаю ответы в чате. Ответ приходит быстро, причем это именно ответ, а не отписка.

Переложил часть работы на валютного ассистента Тинькофф. Это специалист, который знает законодательство и особенности зарубежных поставок.

На ассистенте — все уведомления, разъяснения и даже задачи, которые требуют времени и опыта в этой сфере. Например, он отслеживает все рублевые платежи от иностранных покупателей или контролирует, что мы получили таможенную декларацию. Когда она готова, на ее основе заполняет СПД — справку о подтверждающих документах. Это обязательный документ для валютного контроля, и раньше мне приходилось делать его самому.

Если ассистент находит в документах ошибки, сразу о них сообщает. Я успеваю исправлять неточности, чтобы платеж был отправлен в срок.

Результат: меньше тратим времени на контроль платежей и быстрее получаем товары

Мы работаем с валютными контрактами через Тинькофф уже три года. Я скептически относился к помощи банка в вопросах бизнеса, но оказалось, что от банка можно получить больше, чем просто счет.

Нам помогает валютный ассистент Тинькофф. Он работает так, будто это мой сотрудник в штате. Например, сам оформляет часть документов. Еще следит за сроками, чтобы мы все вовремя сдавали.

Удобно, что валютный контроль проходит полностью онлайн. Не надо отвлекаться на поездки или звонки.

Все это помогает быстрее получать товары и не налетать на штрафы.