Что такое CRM-система и как она помогает бизнесу зарабатывать больше

Когда у компании много клиентов, менеджеры по продажам могут терять актуальные переписки и не успевать отвечать на новые заявки в почте и соцсетях. Клиенты долго ждут ответ, а потом уходят к конкурентам. Чтобы не терять лиды и эффективно работать с действующими клиентами, компании используют CRM-системы.

CRM — программа, которая помогает систематизировать продажи. В ней можно вести базу контактов, настроить воронку продаж, ставить задачи менеджерам, контролировать их работу, отвечать на входящие запросы из любого источника, звонить клиентам, отправлять им письма и сообщения в социальных сетях и мессенджерах.

Для чего нужна CRM-система и как она помогает бизнесу увеличивать продажи и прибыль, нам помогли разобраться директор по развитию amoCRM Матвей Кардаш и основатель OkoCRM Александр Завьялов.

CRM — Customer Relationship Management — переводится как «управление отношениями с клиентами». Это программа, которая помогает бизнесу не терять заявки, хранить историю работы с клиентами и упрощает процесс продаж.

В этой программе собираются заявки, отражается процесс взаимодействия менеджеров и клиентов и вся информация по сделкам.

CRM-система нужна бизнесу, чтобы решать такие задачи:

Сбор клиентской базы. Данные по клиентам и сделкам хранятся в CRM и не пропадут, если менеджер уволится или удалит письма в почте.

Базу клиентов можно посмотреть списком, где сразу будут видны имя клиента и контактные данные, например номер телефона и e-mail. Еще можно использовать фильтры, чтобы выгрузить контакты клиентов, которые подходят под нужные критерии, — например, тех, с кем давно не общались или кто покупал определенный продукт.

Коммуникация с клиентами. CRM собирает заявки от клиентов из всех источников: с телефона, почты, мессенджеров, соцсетей, сайта, чатов. Это удобно: менеджерам не нужно открывать много приложений и сайтов, искать пароли и мониторить новые заявки, они принимают все сообщения и звонки клиентов в одной программе, поэтому отвечают быстро и не пропускают новые заявки. А если подключить к разбору входящих заявок чат-бота, то менеджеру и вовсе не придется отвечать на каждый запрос вручную. Это снизит роль человеческого фактора, ответ на любой чат сделает моментальным.

По имени, номеру телефона, электронной почте или источнику заявки, например, мы знаем, что клиент писал нам в Телеграм. В CRM можно быстро найти историю по клиенту, если он уже обращался. Это помогает не задавать вопросы повторно и экономить время на консультации.

Если клиент звонил, а потом написал в чате, вся история переписки будет в одной карточке. Все комментарии, которые коллеги оставляли по заявке, тоже будут здесь.

Управление процессами в продажах. CRM-системы помогают менеджерам планировать задачи, общаться с коллегами и оптимизировать свою работу. С помощью CRM менеджеры могут назначать встречи, устанавливать напоминания и отправлять документы клиентам. Типовые процессы можно автоматизировать: СRM напомнит менеджеру, когда пора перезвонить, а клиенту отправит СМС, что его заказ поступил.

Если отдел продаж большой, CRM-система поможет упростить общение внутри команды — в ней есть внутренние чаты для совместной работы. Прямо из карточки сделки можно попросить бухгалтера сформировать счет. При этом указывать дополнительную информацию не потребуется. Другой сотрудник сам увидит все нужные сведения о клиенте в карточке. CRM помогает избежать конфликтов и не забирать чужие сделки — в карточках фиксируют, кто из менеджеров уже ведет клиента.

Разберем, в каких ситуациях CRM-система поможет, а когда стоит подумать, будет ли она полезна вашему бизнесу.

Такое деление условно. Некоторым компаниям, у которых небольшая постоянная база покупателей с типовыми заказами, CRM тоже может быть полезна. К примеру, в ней можно сохранить всю важную информацию о клиенте, которую менеджеры получают со временем: сезонность бизнеса, день рождения компании, ФИО не только руководителя, но и других важных сотрудников — бухгалтера, юриста или секретаря директора.

При выборе CRM-системы рекомендуем ориентироваться на задачи, которые ставите перед ней. Исходя из них, сможете выбрать, какие функции должны быть у вашей CRM.

Есть базовые возможности, которые составляют основу СRM-системы и есть у всех, например справочник контактов и планировщик задач. А есть дополнительные функции, такие как интеграция с мессенджерами или сквозная аналитика. В одних системах они включены сразу, а в других можно подключить дополнительно.

Если стандартных функций будет недостаточно, производители CRM-систем предлагают доработать программу под конкретный бизнес: например, для компании-застройщика можно настроить календарь броней для продажи квартир в новостройках.

Чаще всего бизнесу нужны такие функции CRM-систем:

Разберемся, зачем нужна каждая функция и на что стоит обратить внимание при выборе системы для своего отдела продаж.

Справочники и контакты. Во всех CRM есть возможность завести карточку для клиента: записать имя и основные контакты. Такого справочника будет достаточно, если клиенты бизнеса — физлица.

Бизнесу, который продает компаниям и ИП, может понадобиться более широкая функциональность: создать карточку для каждого сотрудника клиента отдельно и объединить их в один общий контакт компании. Это будет полезно, чтобы сохранить не только информацию о сотруднике, с которым ведете переговоры, но и контакты директора, главбуха и юриста.

Импорт данных. CRM, у которых есть такая функция, позволяет импортировать данные массивом. Можно, например, загрузить таблицу Excel с базой клиентов. Без этой функции придется переносить контакты по одному вручную.

Статистика и отчеты. Эта функция дает возможность настроить разные отчеты — например, по количеству заявок, отказов и закрытых сделок за период. Отчеты можно создавать по всем сделкам, клиентам и менеджерам или индивидуально фильтровать данные. К примеру, можно посмотреть, сколько заявок было в прошедшем месяце у конкретного менеджера.

Подробные отчеты помогут анализировать динамику продаж, средний чек, конверсию. На их основе легко сделать выводы и скорректировать стратегию продаж. Можно настроить отчеты на основе KPI и плана продаж и контролировать работу менеджеров.

Планировщик задач и календарь. Эта функция будет полезна менеджерам и руководителям отделов продаж.

Менеджер может запланировать звонок или встречу с клиентом, поставить задачу коллегам, например юристу на проверку договора, и следить за своим расписанием. Планировщик заменит бумажный ежедневник.

Руководитель может следить за работой отдела, ставить задачи менеджерам и следить за их выполнением. Система отправит уведомление, когда задача будет выполнена или просрочена.

Распределение ролей и выдача доступов. Можно создать несколько типов пользователей с разным уровнем доступа. Например, менеджер сможет только вносить изменения в карточки своих клиентов и делать отчет о своих продажах, а удалить карточку клиента не сможет.

У руководителя отдела продаж будет больше возможностей: делать общие отчеты по отделу, видеть прибыль, переназначать менеджеров к клиентам и удалять карточки.

Интеграция с внешними системами. Интеграция CRM с внешними сервисами нужна, чтобы собирать все заявки в одной программе, хранить в системе записи разговоров по телефону, мониторить доступность товаров со склада, выставлять счета и многое другое.

Бывает интеграция с IP-телефонией, 1С, социальными сетями, сервисами email-рассылок, сайтом, чатами, рекламными кабинетами Яндекса и Google Ads, сервисами СМС-рассылок, некоторыми мессенджерами.

Воронка продаж предполагает, что менеджеры будут отмечать статусы сделок вручную. Чтобы система выполняла действия автоматически, нужно настроить интеграцию с внешними системами и настроить автоворонку.

Для этого надо выстроить воронку, прописать все шаги и задать условия, при которых программа будет сама автоматически взаимодействовать с клиентом: например, покажет в соцсетях рекламу продукта, которым клиент интересовался, но так ничего и купил.

Еще в CRM можно подключить бота, который будет отвечать клиентам в мессенджерах на типовые вопросы и самостоятельно задавать уточняющие. Боты также могут делать рассылки в выбранных вами мессенджерах или просто отправлять приветственное сообщение, если клиент, к примеру, до вас не дозвонился.

Можно запланировать, после какого действия бот отправляет уведомление менеджеру по продажам: например, если бот отправил клиентам рассылку и клиент перешел из нее на сайт. Дальше работать с клиентом будет уже человек. То есть CRM помогает эффективно использовать менеджера по продажам и подключать его к работе с клиентом только в наиболее подходящий момент.

CRM бывают облачные и коробочные.

Облачная, или SaaS-версия, доступна пользователям только при наличии интернета, а данные хранятся на удаленных серверах поставщика.

Коробочная, или Standalone-версия, работает автономно на собственных серверах компании, доступ к ней только локальный, внутри компании.

Сравним облачную и коробочную версии в таблице.

У каждой CRM-системы есть базовый набор инструментов и автоматизаций. Обычно они похожи между собой, поэтому перед выбором программы рекомендуем почитать отзывы, посмотреть тарифы и решить, что лучше подходит для вашего бизнеса. Разберем несколько популярных CRM-систем: OkoCRM, amoCRM, Битрикс24, RetailCRM, Мегаплан и Salesap.

В CRM много инструментов автоматизации — она сама создает документы, например счета, отправляет сообщения, рассылки, звонит клиентам, ставит задачи и создает сделки.

В системе есть таск-трекер — это онлайн-доска со всеми задачами, можно отслеживать, на каком этапе находится задача и кто за нее отвечает.

Система собирает все данные по сделкам, поэтому можно передавать клиента от одного менеджера к другому.

Весь функционал доступен на любом тарифе, нужно доплачивать только за количество пользователей и облачное пространство, в котором можно хранить базу клиентов, записи разговоров. В месяц за одного пользователя нужно заплатить от 385 ₽.

В amoCRM можно подключить интеграции с телефонией — в каталоге доступно более 50 провайдеров. Это позволит сотрудникам звонить клиентам прямо из карточки.

Есть несколько тарифов, на базовом нужно заплатить 499 ₽ за одного пользователя.

Программа хранит всю информацию о клиентах, переписки с ними, сохраненные звонки. Можно быстро распределять задачи между менеджерами и найти ответственного за задачу.

Битрикс24 можно использовать как платформу для организации всей работы компании. Например, проводить созвоны с командой по видеосвязи, общаться в мессенджере, вести учет рабочего времени, публиковать на информационной странице последние новости компании, вести календарь встреч.

У программы есть бесплатный тариф. Его функционал ограничен, но можно пользоваться базовыми инструментами, например воронкой продаж, интеграцией всех соцсетей и мессенджеров, видеозвонками и чатом с коллегами, календарем, лентой новостей компании.

В RetailCRM есть инструменты CRM-маркетинга. Например, можно сегментировать клиентов по разным параметрам и делать персонализированные предложения каждой группе пользователей. На профессиональном тарифе можно использовать встроенную программу лояльности и настраивать ее под задачи бизнеса.

Есть бесплатный тариф, он подойдет для малого бизнеса с небольшим количеством заказов. На профессиональном тарифе нужно платить 60 ₽ за одного пользователя, дополнительные функции тоже оплачиваются отдельно.

В CRM есть конструктор отчетов с диаграммами и графиками. Можно настроить финансовый, управленческий учет и работу с товарной номенклатурой.

У Мегаплана несколько тарифов, самый дешевый стоит 559 ₽ в месяц за одного сотрудника.

Программа поможет автоматизировать большинство процессов. Нужно всего раз подготовить и загрузить в систему шаблоны документов, например расчет стоимости доставки, коммерческое предложение или акт выполненных работ, и программа будет сама формировать документы под конкретного клиента.

У системы есть бесплатный тариф, но на нем настроить автоматическую подготовку документов не получится.

Есть два способа, как настроить CRM в своей компании:

Настроить самостоятельно. Настроить CRM самостоятельно сложно. Нужно быть готовым к тому, что придется потратить не один день на изучение технической документации и обращения в техподдержку выбранной CRM.

Вот из каких пунктов состоит процесс самостоятельного внедрения:

Пригласить подрядчика. Этот вариант сбережет время и нервы руководителей, но на него придется потратиться. Стоимость работы специалиста по интеграции начинается от 100 000 ₽. Конечная сумма зависит от глубины автоматизации, доработок, количества интеграций и пожеланий заказчика.

Вот из каких пунктов состоит процесс внедрения, когда работает подрядчик:

Важно отслеживать работу подрядчика на каждом этапе. Особенно во время аудита и подготовки техзадания, чтобы не упустить моменты, наиболее важные для бизнеса.

В процессе интеграции CRM-системы могут возникать разные ошибки. Расскажем о самых частых.

❌ Внедрять CRM без аудита и техзадания. Аудит — это изучение, моделирование и описание бизнес-процессов, которые CRM-система поможет автоматизировать. Техническое задание — это результат аудита, в нем описывают путь клиента и воронку продаж, необходимые автоматизации, внешние инструменты, с которыми надо связать CRM.

Если внедрять CRM без подготовки, многие процессы не будут работать вообще или будут работать с ошибками. В итоге бизнес получит не систему, которая помогает автоматизировать процессы, а просто базу данных, в которой нужно вручную менять статусы у задач.

❌ Внедрять CRM, когда нет отлаженных бизнес-процессов. CRM помогает поставить на рельсы повторяющиеся процессы — когда есть понятный путь продаж, регламент и правила работы, у каждого сотрудника своя роль.

Когда бизнес-процессов нет, упрощать нечего — CRM лишь добавит хаоса в работу, ощутимых результатов не будет, а компания только потеряет деньги. Сначала стоит выстроить системную работу, а уже потом внедрять CRM.

❌ Внедрять весь функционал сразу. Иногда предприниматели стараются подключить все инструменты, которые предлагает система, — просто на всякий случай. Программа становится сложнее, платить за нее нужно больше. В результате деньги потрачены, а большая часть инструментов вообще не нужна.

Лучше заниматься внедрением постепенно — начинать с минимального функционала, а дополнительные модули внедрять, когда они действительно нужны.

❌ Не участвовать во внедрении. В процессе внедрения должен активно участвовать заказчик. Желательно, чтобы это был человек, который разбирается во всех процессах компании, особенно в продажах — основатель, директор или старший менеджер.

Иногда заказчик готов платить за интеграцию, но не хочет погружаться в процессы. Тогда исполнитель пытается разобраться самостоятельно, угадывает ожидания заказчика и решает, какие инструменты нужно подключить. Такой сценарий приведет к тому, что человек со стороны пропустит важные детали.

❌ Не обучать сотрудников. Бывает, что компания внедрила программу, но не объяснила сотрудникам, как и зачем работать в CRM-системе. Менеджеры видят непривычный и непонятный для них интерфейс, боятся нажать не туда, по привычке продолжают работать в Excel или Google Таблицах, а удобный функционал системы простаивает.

Чтобы деньги не были потрачены зря, нужно обучить сотрудников, как пользоваться программой. У многих CRM-систем есть бесплатная база знаний, по которой можно изучать функционал. После обучения нужно провести тест на знание системы. Главное — найти ответственного, кто проконтролирует процесс обучения и проследит, как сотрудники справляются с новой программой.