Электронное актирование: как поставщику оформить закрывающие документы в ЕИС

С 1 января 2022 года закрывающие документы для госконтрактов в электронных способах закупки по 44-ФЗ необходимо подписывать электронно. Это называется «электронное актирование» и касается исполнения всего контракта и его этапов.

Рассказываем, чем электронное актирование в госзакупках отличается от обычного электронного документооборота и как правильно оформить документы в Единой информационной системе госзакупок.

Что такое электронное актирование

При электронном актировании документы формируют прямо в ЕИС и там же их подписывают с помощью квалифицированной электронной подписи.

Для чего ввели электронное актирование

Электронное актирование упрощает и ускоряет обмен закрывающими документами и избавляет поставщиков и заказчиков от бумажной волокиты.

Поставщики могут быстрее получить оплату. Срок оплаты контракта отсчитывают с даты подписания закрывающих документов. Чем быстрее заказчик согласует и подпишет акт выполненных работ, тем быстрее поставщик получит оплату. Обмен электронными документами происходит в разы быстрее, чем бумажными, а значит, и оплату поставщик может получить быстрее.

Данные госконтрактов в сохранности. Все документы хранятся в ЕИС, их практически невозможно потерять.

Стало проще собирать документы для отчетности. Отчеты для налоговой и бухучета можно сформировать и скачать в ЕИС.

Когда применяют электронное актирование

Электронное актирование не применяют:

— в закупках по 223-ФЗ и коммерческих тендерах.

Как происходит подписание электронных актов

Закрывающие акты обязан сформировать поставщик. Для этого в ЕИС есть специальная форма, которую поставщик заполняет, подписывает и направляет заказчику, когда выполнен контракт или отдельный его этап.

Чтобы сформировать акт, нужно соблюсти два условия:

• контракт находится в стадии исполнения;
• у пользователя есть права на работу с закрывающими документами. Проверить, есть ли такие права у конкретного пользователя, можно в личном кабинете в ЕИС, в разделе «Администрирование». Право работать с актами может дать сотрудник с уровнем доступа «Руководитель» или «Администратор», например гендиректор компании-поставщика.

Дальше пошагово рассказываем, как сформировать новый закрывающий документ в ЕИС, какие поля заполнять обязательно, а какие можно пропустить.

Как создать новый документ о приемке

Если вы — плательщик НДС, нужно дополнительно к универсальному документу о приемке сформировать счет-фактуру, для этого в том же меню выберите пункт «Создать счет-фактуру». Счет-фактура формируется аналогично документу о приемке, поэтому отдельно рассказывать, как заполнить форму, мы не будем.

Вы можете загрузить готовый акт приемки из вашей системы бухгалтерского учета в формате XML. Просто выберите пункт «Загрузить документ из файла».

Некоторые поля документов заполняются автоматически, например информация о контракте и контрагентах. Проверьте эти поля, чтобы не было ошибок и неточностей.

Шаг 1. Заполнить общую информацию

На шаге «Общая информация» в форму акта автоматически подгружаются из ЕИС сведения о госконтракте. Кое-что можно дополнить вручную: например, изменить номер и дату составления документа.

Разберемся, как заполнять общую информацию при подготовке закрывающего документа.

Поля «Номер контракта», «Дата заключения контракта» и «Идентификатор контрагента» заполняются автоматически.

«Указать отраслевую специализацию». Для строительных контрактов и поставок лекарственных препаратов закрывающие документы немного отличаются. Передвиньте ползунок, если у вас контракт в одной из отраслей. А если из любой другой отрасли, ползунок не нужно трогать.

«Идентификационный номер закупки», заполняется автоматически.

«Включить формирование счета-фактуры в документ о приемке». Подвиньте ползунок, если вы представляете ИП или компанию на УСН и отдельный счет-фактура вам не нужен.

«Наименование документа, определенное организацией». Укажите название документа, который формируете. Это название обычно согласуют с заказчиком. Например, это может быть «Документ об отгрузке товаров», как на иллюстрации выше.

«Наименование поставщика», заполняется автоматически.

«Без номера». По умолчанию документу присваивается номер. Чтобы сформировать документ без номера, подвиньте ползунок вправо.

«Порядковый номер документа». Впишите нужный номер документа.

«Дата составления документа о приемке» проставляется автоматически. Можно ввести другую дату, но только будущую, прошедшие даты использовать не получится.

Шаг 2. Заполнить информацию о контрагентах

На шаге «Контрагенты» поставщик проверяет и заполняет недостающую информацию о своей организации во вкладке «Поставщик».

Если товар доставляет сторонняя транспортная компания, она, скорее всего, отвечает за сохранность груза. Чтобы указать ответственность за перевозку товара, во вкладке «Перевозчик» можно заполнить информацию о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике.

Если поставщик не привлекал к работе перевозчиков или перевозка вообще не требовалась, эту вкладку можно не заполнять.

Шаг 3. Заполнить информацию о поставленных товарах, работах или услугах

В каталоге перечислены различные товары, услуги и работы, которые могут понадобиться госучреждениям. Для каждой позиции указан код и подробный набор технических характеристик. Бренды товаров в каталоге ТРУ не используют.

За раз можно добавить одну позицию. То есть, если по контракту поставили 10 товаров, нужно будет 10 раз нажать кнопку «Добавить» и выбрать нужный код.

Для документа о приемке со специализацией «Строительство» этот шаг не отображается.

Шаг 4. Заполнить информацию об исполнении обязательств

На шаге «Факт передачи товаров, работ, услуг» обязательно заполните строку «Содержание операции». Просто выберите одну из трех формулировок: «Товары переданы», «Услуги оказаны» или «Работы выполнены».

Дату передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг тоже нужно заполнить вручную.

Шаг 5. Добавить информацию о подписантах

На шаге «Подписанты» поставщик добавляет информацию о сотрудниках, которые подписывают документ о приемке. Это может быть директор компании или ИП.

Шаг 6. Прикрепить дополнительные документы

На шаге «Дополнительные документы» добавляют документы, которые нужны по условиям контракта, но не требуют подписи заказчика. Например, сертификаты на товар или заключение Минпромторга.

Шаг 7. Подписать документ

На шаге «Подписание» проверьте информацию в документе о приемке. Вся информация, которую вы добавили на предыдущих вкладках, здесь отображается в печатной форме и формате XML.

Если заметили неточности или ошибки, их можно исправить в любой момент до отправки. Чтобы исправить ошибку, нужно перейти на шаг, где она допущена, и отредактировать информацию.

Если все заполнено верно, поставьте галочку согласия на подписание и нажмите кнопку «Подписать». После этого документ будет направлен заказчику, чтобы тот его проверил и подписал.

Когда заказчик подпишет акт, у документа будет статус «Принят».

Что делать, если заказчик не подписал документ о приемке

Заказчик может вернуть документ о приемке без подписи. В этом случае документу будет присвоен статус «Отказ в приемке».

Причин для отказа может быть две:

1. Претензии к оформлению. Все претензии или недочеты заказчик укажет в самом документе. Например, поставщик неправильно заполнил общую информацию. Останется исправить ошибки и направить акт приемки через ЕИС повторно. Отправлять заказчику корректный вариант документа обязательно, без него заказчик не сможет оплатить поставку.
2. Претензии к товарам, работам или услугам. Заказчик должен объяснить, почему отказано в приемке или принята только часть ТРУ. Например, если часть поставленного товара не соответствует техническому заданию, заказчик укажет, какой товар не подходит по параметрам. После того как поставщик выяснит, что не так, он должен устранить недостатки или поставить недостающий товар и направить новый электронный акт в ЕИС.

Если заказчик принял товары, работы или услуги частично, оформляют корректировочный акт и отмечают фактический объем поставки. Корректировочный документ — это отдельный документ, он оформляется аналогично основному акту. Чтобы его оформить, нужно в разделе «Исполнение контрактов» выбрать пункт «Создать корректировочный документ». Отменять или как-то менять основной документ о приемке не нужно.