Подотчетные лица: кто такие, оформление и расчеты

Если срочно нужно купить в офис ручку, бумагу или кофе, можно выдать сотруднику деньги и отправить в ближайший магазин. Рассказываем, кто может выступать подотчетным лицом, как правильно выдавать деньги и проводить их в бухгалтерском учете.

Деньги под отчет обычно выдают на покупку товаров, оплату услуг или на командировочные расходы. Чтобы отчитаться за потраченное, подотчетные лица представляют в бухгалтерию чеки и отчет по расходам, его называют авансовым.

Расходы подотчетного лица должны быть связаны с работой компании или ИП. Выдать деньги под отчет на покупку кофе и молока в офис можно, а для оплаты личных расходов работника нельзя — надо оформлять заем или матпомощь.

Работодатель сам устанавливает сроки:

• за сколько дней выдавать суммы под отчет — например, за день до командировки или предстоящих расходов;
• на сколько можно выдать деньги под отчет. Например, для оплаты товаров и услуг — на неделю, а для командировочных расходов — на срок командировки;
• когда нужно отчитаться по расходам. Например, в течение трех дней с момента покупки товара.

Еще можно установить разные сроки для сотрудников: например, для топ-менеджеров — 30 дней, а для остальных — три дня. А вот срок возврата аванса, выданного на командировку, — три дня для всех, его менять нельзя.

Прописать сроки можно во внутренних документах, например в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Есть два основных документа, которые регулируют выдачу подотчетных денег:

• локальный нормативный акт о расчетах с подотчетными лицами, например положение о подотчете;
• приказ руководителя на подотчет.

Еще может быть заявление сотрудника с просьбой выдать деньги, но это не обязательный документ, его может и не быть.

Положение о подотчете. По закону работодатель не обязан его составлять. Но если компания или ИП выдают деньги регулярно, такой документ лучше оформить. С ним проще контролировать движение подотчетных сумм, их целевое использование, правильное оформление и учет.

Положение можно составить в произвольной форме. В нем можно прописать:

• сроки, на которые выдают деньги,
• когда нужно отчитаться за потраченное,
• какие документы сотрудник должен представить для отчета.

Деньги под отчет выдают по заявлению сотрудника или по приказу с подписью руководителя — нужен минимум один документ. Какой из двух документов составлять, работодатель решает сам. По желанию работодателя в положении о подотчете можно прописать, что для выдачи денег нужны сразу два документа, и утвердить их форму.

Приказ на подотчет нужно составить, если работодатель в положении о подотчете установил, что это обязательный документ. Форму приказа работодатель может определить сам. Одним приказом можно оформить выдачу нескольких сумм или нескольким подотчетным лицам.

В документе должны быть такие данные:

• фамилия, имя и отчество сотрудника, которому выдают деньги под отчет;
• выдаваемая сумма;
• срок, на который выдают деньги.

Дополнительно к обязательным реквизитам в приказе можно указать, на какие цели выдают деньги. Если подотчетные суммы перечисляют на карту сотрудника, указывают реквизиты карты.

Заявление на подотчет оформляет сотрудник. Там он указывает сумму, на какой срок она нужна и зачем.

Если подотчетные деньги перечисляют на банковскую карту сотрудника, то в заявлении он должен указать реквизиты карты.

Выдать деньги под отчет можно наличными из кассы или на банковскую карту.

Наличные под отчет можно выдать из кассы, только если они получены с расчетного счета или поступили как выручка от продажи товаров, работ, услуг. Поступления из других источников выдавать нельзя.

Так, нельзя выдавать под отчет наличные деньги, которые организация приняла от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц. Например, оплату ЖКУ, которую получила управляющая компания. Если компания принимает товар на реализацию, при его продаже деньги нужно сдать в банк, выдавать сотрудникам нельзя.

На карту сотрудника. Подотчетные деньги можно перечислить на зарплатную карту сотрудника либо на любую другую по его желанию.

Обычно в положении о подотчетных лицах закрепляют, что любая трата по такой карте или снятие денег означает выдачу под отчет. И устанавливают период — как правило, месяц, по окончании которого надо отчитаться.

Срок авансового отчета. Авансовый отчет о потраченных деньгах сотрудник должен представить:

• по любым расходам, кроме командировочных, в срок, установленный руководителем компании или ИП;
• по командировочным расходам — в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Представить авансовый отчет должен работник, который изначально получил деньги. Он несет за них ответственность, не может никому передавать и перекладывать обязанность отчитаться на другого человека.

Возврат подотчета. Неизрасходованную сумму аванса подотчетное лицо обязано вернуть в кассу или перечислить на счет компании или ИП. Неважно, как он получал аванс — наличными из кассы или переводом на банковскую карту. Например, если сотрудник получал деньги на карту, он может вернуть неиспользованную сумму в кассу наличными.

Если сотрудник не вернул неизрасходованные подотчетные деньги, компания или ИП могут:

• удержать из зарплаты сотрудника или взыскать через суд;
• простить долг;
• списать долг по истечении срока исковой давности.

Удержать из зарплаты. Чтобы удержать сумму неизрасходованного аванса из зарплаты, нужно действовать так:

1. Издать приказ о взыскании. Срок — не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы. Если этот срок пропустить, взыскать задолженность можно будет только в суде.
2. Получить согласие сотрудника на удержание задолженности. Сотрудник должен написать заявление в произвольной форме о согласии на удержание долга по подотчету или поставить подпись на приказе руководителя. Если сотрудник не согласен, удерживать из зарплаты долг нельзя, только взыскивать через суд.
3. Удержать задолженность из зарплаты. Из каждой зарплаты сотрудника можно удержать не больше 20%. Если сумма задолженности по подотчету превышает 20% от зарплаты за вычетом НДФЛ, удерживать ее придется не один месяц.

Простить долг. Руководитель может не взыскивать с сотрудника суммы невозвращенного аванса и простить долг. Для этого нужно издать документ о прощении долга, например приказ руководителя.

Списать долг. Когда задолженность не удалось удержать из зарплаты или взыскать через суд, по истечении срока исковой давности долг нужно списать.

Срок исковой давности по таким долгам — три года. Отсчитывают его со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть неизрасходованные деньги. Если срок исковой давности прерывается, срок считают заново.

После того как прошло три года, задолженность по подотчетной сумме нужно признать безнадежной и списать в бухгалтерском и налоговом учете.

• работодатель простил долг;
• работодатель списал долг, в том числе из-за того, что истек срок исковой давности;
• сотрудник не отчитался за потраченные деньги.

Предположим, секретарю ООО «Альфа» Е. В. Ивановой поручили закупить для организации канцтовары: бумагу, ручки, степлеры. На это выдали 12 000 ₽. Зарплата Ивановой — 30 000 ₽. Собрали в таблицу варианты бухгалтерских проводок для учета расчетов с подотчетными лицами.

1. Деньги под отчет можно выдать как штатным сотрудникам компании или ИП, так и работникам на договоре ГПХ.
2. Срок, на который можно выдать деньги, и максимальную сумму работодатель определяет самостоятельно и прописывает в локальном нормативном акте.
3. Документы для оформления подотчета работодатель разрабатывает самостоятельно. Это могут быть положение о выдаче подотчетных сумм, заявление от сотрудника и приказ руководителя на выдачу подотчета.
4. Выдать деньги можно наличными из кассы или переводом на личную банковскую карту сотрудника.
5. За потраченные деньги сотрудник обязательно должен отчитаться: сдать авансовый отчет и вернуть неизрасходованные деньги работодателю. Иначе эти суммы будут считаться доходом сотрудника — с них нужно будет удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.