Рассказываем, кому нужен расходный кассовый ордер, как его заполнять и как накажут, если оформлять этот документ неправильно
Леонид Яковлев
Эксперт по праву
Рассказываем, кому нужен расходный кассовый ордер, как его заполнять и как накажут, если оформлять этот документ неправильно
Леонид Яковлев
Эксперт по праву
Выдачу наличных денег из кассы компании или ИП оформляют специальным документом — расходным кассовым ордером. Его сокращенно называют РКО или «расходник». В статье подробно расскажем, как его правильно заполнить, чтобы не получить штраф от налоговой.
Статья будет полезна компаниям и ИП, которые ведут кассовую книгу и учет кассовых операций.
Какому бизнесу и для чего нужен РКО
При выдаче наличных из кассы компании оформляют расходный кассовый ордер. Например, офис-менеджер получает деньги под отчет на покупку канцелярских товаров, кассир выдает инженеру наличные на командировочные расходы или бухгалтер сдает в банк выручку для перечисления на расчетный счет. Все операции с наличными называются кассовыми.
Порядок ведения кассовых операций утвердил Банк России. Этот документ обязаны применять все компании, кроме банков — для них действуют другие правила.
ООО обязаны соблюдать кассовую дисциплину независимо от системы налогообложения: вести кассовую книгу, заполнять расходные и приходные кассовые ордера.
А ИП на любой системе налогообложения могут проводить кассовые операции в упрощенном порядке:
- не устанавливать лимит остатка наличных денег;
- не оформлять кассовые документы, в том числе расходный кассовый ордер;
- не вести кассовую книгу.
Это не требование закона, а возможность. Если ИП хочет соблюдать кассовую дисциплину по общим правилам, так можно. А если не хочет и не соблюдает, наказывать за это не будут.
Для того чтобы воспользоваться упрощенным порядком ведения кассовых операций, ИП нужно вести учет доходов или доходов и расходов в зависимости от налоговой системы. Например, на патенте нужно вести книгу учета доходов, а на УСН «Доходы», «Доходы минус расходы» или ОСН — книгу учета доходов и расходов.
Кто выписывает расходный кассовый ордер
РКО подписывает лично руководитель, если не передал полномочия другому работнику, например главбуху. Тогда тот расписывается в документе дважды: за руководителя и за себя.
Кассир ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы. Порядок действий кассира при работе с РКО собрали в таблицу.
| Ситуация | Действия кассира |
|---|---|
| До выдачи наличных | 1. Сверить личность получателя с предъявленным паспортом или другим документом, удостоверяющим личность. 2. Спросить доверенность на получение денег, если человек получает деньги не на себя. В порядке ЦБ такой нормы нет, но это логично: нужно убедиться, что у получателя денег есть на это полномочия. Наличные из кассы можно выдавать только тому, кто указан в РКО: штатному сотруднику или представителю контрагента по доверенности |
| При выдаче денег по ордеру | 1. Проверить: • есть ли на РКО подпись главного бухгалтера, бухгалтера или руководителя. Если расходный ордер оформлен на бумаге, сверить подпись с образцом, который должен быть у кассира; • совпадают ли суммы в РКО, написанные цифрами и прописью; • есть ли подтверждающие документы, перечисленные в расходном кассовом ордере, например доверенность, приказ, договор и другое. 2. Передать РКО получателю денег, чтобы тот подписал документ |
| После выдачи наличных | 1. Самому подписать РКО. 2. Если компания или ИП решили, что нужно сохранить доверенность получателя денег, приложить ее копию к РКО. |
Как заполнить расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер оформляют по каждой выдаче наличных, кроме зарплаты, в одном экземпляре.
У РКО есть обязательный бланк № КО-2, использовать можно только его.
РКО может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.
Бумажный документ заполняют от руки или на компьютере, а потом распечатывают. В него нельзя вносить исправления. Если в РКО ошибка, нужно выписать новый документ.
Электронный документ подписывают электронными подписями. В электронный РКО вносить исправления можно только до того, как он подписан. Такой РКО можно хранить в электронном виде и не распечатывать. Но на практике этим видом РКО пользуются редко, потому что всем подписантам нужна квалифицированная электронная подпись.
Рассказываем пошагово, как заполнить расходный кассовый ордер.
| Название строки РКО | Как заполнить |
|---|---|
| Организация | Организационно-правовая форма (ООО, ПАО, АО и т. д.) и наименование компании. Например, ООО «Альфа» |
| Код по ОКПО | Код присваивает Росстат и выдает вместе с регистрационными документами. Если код не присвоен, ставят прочерк |
| Структурное подразделение | Наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО, например центральный офис. Если в организации нет структурных подразделений, ставят прочерк |
| Номер документа | Порядковый номер РКО. Нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново. Например, с января 2023 нумерация расходных ордеров будет начинаться с 1 |
| Дата составления | Дата выдачи денег из кассы, например 10.01.2023. РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому день составления ордера и дата выдачи денег совпадают |
| Корсчет, субсчет | Номер бухгалтерского счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы: • 51 — сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет; • 60 — расчеты с поставщиками и подрядчиками; • 70 — расчеты с работниками по оплате труда; • 71 — расчеты с подотчетными лицами. ИП не заполняют эту графу, потому что не ведут бухучет |
| Код аналитического учета | Графа заполняется, если в компании есть такая кодировка. Это номер, присвоенный программой, например табельный номер сотрудника. Если номера нет, ставят прочерк |
| Кредит | Номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы. Как правило, это счет 50.1 — «Касса». ИП не заполняют эту графу, потому что не ведут бухучет |
| Сумма, руб. коп. | Сумма, которую выдаете из кассы, цифрами |
| Код целевого назначения | Графа заполняется, если в кассу поступили средства целевого финансирования и компания использует систему их кодирования. Если кода нет, ставят прочерк |
| Выдать | ФИО человека, которому выдают деньги, в дательном падеже, например «Терентьеву Геннадию Леонидовичу» |
| Основание | Основание для выдачи денег, например «Под отчет по договору поставки от 12.06.2023 № 12-П» |
| Сумма | Сумма к выдаче прописью. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки — цифрами. В незаполненных полях — прочерк |
| Приложение | Прилагаемые документы, на основании которых выдаются деньги из кассы, с указанием их номеров и дат, например доверенности, квитанции, приказы, заявления |
| Руководитель, главбух | Данные руководителя и главного бухгалтера: подпись и расшифровка подписи |
| Получил | Заполняет человек, которому выдаются деньги из кассы. Здесь он указывает сумму, которую получает: рубли пишет прописью с заглавной буквы, копейки — цифрами. Далее ставит подпись и дату получения денег |
| Дата и подпись | Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, по которому выдал деньги получателю. Например, паспорт |
| Выдал кассир | Заполняется кассиром после выдачи денег по РКО. В графе он ставит свою подпись с расшифровкой: фамилией и инициалами |
По правилам ЦБ на РКО не нужно ставить ни печать, ни штамп. Но если вам так удобнее, можно это сделать.
Вот образец заполнения расходного кассового ордера.
Как заполнить РКО в разных ситуациях
Разберем, как заполнять РКО в зависимости от того, на какие цели выдают деньги.
Выдача подотчетных денег. Для того чтобы кассир мог выдать подотчетные деньги, нужен один из двух документов:
- распорядительный документ руководителя компании или ИП, например приказ;
- письменное заявление подотчетного лица в произвольной форме. В нем должна быть сумма, срок, на который они выдаются, разрешающая виза руководителя и дата.
Приказ может быть составлен сразу на несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетникам.
Выдача зарплаты. Если зарплату выдают одному-двум сотрудникам, можно оформить РКО на каждого.
Если сотрудников больше, зарплату выдают по расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 или платежной ведомости по форме Т-53 и к ним оформляют расходный кассовый ордер на общую сумму наличных.
Тогда в строке «Приложение» РКО нужно указать номер и дату ведомости. Заполнять данные о получателе не нужно. И подписывать РКО за получателя никто не должен.
Выдача денег для сдачи в банк. Если наличные деньги везет в банк один из сотрудников, в графе «Получатель» нужно указать его ФИО и должность. Эта кассовая операция не считается выдачей денег под отчет, поэтому сотруднику по возвращении из банка не надо составлять авансовый отчет АО-1, достаточно передать квитанцию из банка.
В строке «Основание» РКО в этом случае можно написать: «Для зачисления на расчетный счет ООО „Беркут“ в АО „Тинькофф банк“».
Выдача денег при расчетах с поставщиками. Представитель поставщика получает наличные за товар, работу, услугу по доверенности. Эту доверенность прикладывают к РКО и ее реквизиты указывают в строке РКО «Приложение».
В РКО нужно указать наименование поставщика, ФИО представителя и его паспортные данные, реквизиты доверенности. Доверенность на получение денег без подписанного получателем РКО не доказывает, что он получил деньги.
В строке «Основание» указывают реквизиты договора, накладной, акта, в счет оплаты которого были выданы наличные. Например, можно указать так: «Оплата по договору от 15.07.2023 № 45 за товары по накладной от 02.08.2023 № 101».
Где подшивается РКО
В течение дня записи по всем приходным и расходным кассовым ордерам вносят в кассовую книгу по форме № КО-4. Заполняют кассовую книгу только за те дни, в которые проводились кассовые операции.
Вот образец заполнения кассовой книги.
В конце дня кассир печатает два одинаковых листа кассовой книги и подписывает их:
- первый экземпляр — это кассовая книга, она должна храниться у кассира;
- второй — отчет кассира для бухгалтерии. К отчету подшивают все ордера за день: как приходные, так и расходные.
Вместе с ордерами кассовую книгу передают в бухгалтерию.
Сколько нужно хранить РКО
РКО нужно хранить в течение 5 лет после того отчетного года, в котором они составлены. Например, расходный ордер, оформленный в январе 2023 года, придется хранить минимум до 1 января 2029 года.
За создание места для хранения и условий сохранности бумажных документов отвечает руководитель. Он должен организовать архив — это отдельное помещение с металлической дверью, оборудованное стеллажами или глухими шкафами.
Если компания своими силами не может создать архив для хранения документов, она может обратиться в компанию, которая оказывает услуги по хранению документов.
Ответственность за отсутствие или несвоевременное оформление РКО
Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов:
- если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, налоговая может оштрафовать компанию на сумму 10 000 ₽;
- если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, штраф может быть до 30 000 ₽;
- нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, наказывается штрафом — 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее
40 000 ₽.
Налоговая инспекция либо суд может оштрафовать должностное лицо организации, например ее руководителя, на сумму:
- от 2000 до 3000 ₽ — за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов по ст. 15.11 КоАП РФ;
- от 300 до 500 ₽ — за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.
Кроме того, могут попытаться вменить нарушение порядка хранения свободных денег. Тогда штраф составит:
- для должностных лиц — от 4000 до 5000 ₽;
- для малых предприятий — от 20 000 до 25 000 ₽;
- для крупных и средних компаний — от 40 000 до 50 000 ₽.
Отсутствие расходных кассовых ордеров может привести к недостаче денег в кассе. Сумму недостачи взыскивают с кассира как с лица, которое несет полную материальную ответственность.
Что важно запомнить
- Компании на любой системе налогообложения обязаны выдавать наличные из кассы по расходному кассовому ордеру. ИП могут РКО не оформлять.
- Составить РКО можно как на бумаге, так и в электронном виде.
- Заполнить, выписать и подписать РКО может главный бухгалтер, бухгалтер или кассир. Если в компании нет главного бухгалтера и бухгалтера — руководитель.
- Записи по приходным и расходным ордерам вносят в кассовую книгу в течение дня, распечатывают каждый лист в двух экземплярах, прикрепляют приходные и расходные кассовые ордера и сшивают.
- РКО хранят в течение 5 лет после того отчетного года, в котором они составлены.
- За отсутствие РКО компанию могут наказать на 10 000 ₽, а если посчитают, что было нарушение порядка хранения свободных денег, крупную и среднюю компанию оштрафуют до 50 000 ₽, а малое предприятие — до 25 000 ₽.
