14-15 октября в Москве пройдет конференция «Электронная торговля-2021» — узнайте главные кейсы рынка e-commerce 2021 года. Подробнее

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Бизнес с нуля Редактор: Елена Галичевская

Расходный кассовый ордер: форма и порядок заполнения

Чтобы компании или ИП выдать наличные из кассы, нужен специальный документ — расходный кассовый ордер. В статье расскажем, как его правильно заполнять

Леонид Яковлев

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Выдачу наличных денег из кассы компании или ИП оформляют специальным документом — расходным кассовым ордером. Его сокращенно называют РКО или «расходник». В статье расскажем, что это за документ и как его правильно заполнить.

Статья будет полезна компаниям и ИП, которые ведут кассовую книгу и учет кассовых операций.

Для чего нужен РКО

Расходный кассовый ордер оформляют, когда выдают наличные из кассы компании или ИП. Например, офис-менеджер получает деньги в кассе под отчет на покупку канцелярских товаров, кассир выдает инженеру наличные на командировочные расходы или бухгалтер сдает в банк выручку для перечисления на расчетный счет. Все операции с наличными называются кассовыми.

Правила ведения кассовых операций утвердил Банк России. Этот документ обязаны применять все юрлица, кроме банков — для них действуют другие правила.

Порядок ведения кассовых операций — Указание от 11.03.2014 № 3210-У 

ООО обязаны соблюдать кассовую дисциплину независимо от системы налогообложения: вести кассовую книгу, заполнять расходные и приходные кассовые ордера.

А ИП на любой системе налогообложения могут проводить кассовые операции в упрощенном порядке:

  • не устанавливать лимит остатка наличных денег;
  • не оформлять кассовые документы, например расходный кассовый ордер;
  • не вести кассовую книгу.

Это не требование закона, а возможность. Если ИП хочет соблюдать кассовую дисциплину по общим правилам, так можно. А если не хочет и не соблюдает, наказывать за это не будут.

Для того чтобы воспользоваться упрощенным порядком ведения кассовых операций, ИП нужно вести учет доходов или доходов и расходов в зависимости от налоговой системы. Например, на патенте нужно вести книгу учета доходов, а на УСН «Доходы», «Доходы минус расходы» или ОСН — книгу учета доходов и расходов.

Кто выписывает расходный кассовый ордер

Заполнять, выписывать и подписывать расходный кассовый ордер может:

  • главный бухгалтер, бухгалтер или другой сотрудник, который имеет на это право в компании, например кассир;
  • руководитель, если нет главного бухгалтера и бухгалтера.

Если руководитель сам ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы, расходный кассовый ордер он тоже подписывает сам.

Порядок действий при работе с РКО такой:

СитуацияДействия сотрудника, который выдает деньги
До выдачи наличных1. Сверить личность получателя с предъявленным паспортом или другим документом.

2. Спросить доверенность на получение денег, если человек получает деньги не на себя.

Наличные из кассы можно выдавать только тому, кто указан в РКО: штатному сотруднику или представителю контрагента по доверенности.
При выдаче денег по ордеру1. Проверить:

• есть ли подпись главного бухгалтера, бухгалтера или руководителя на РКО. Если расходный ордер оформлен на бумаге, сверить подпись с образцом, который должен быть у кассира;
• совпадают ли суммы в РКО, написанные цифрами и прописью;
• есть ли подтверждающие документы, перечисленные в расходном кассовом ордере: например, доверенность, приказ, договор и другое.

2. Передать РКО получателю денег, чтобы тот подписал документ.
После выдачи наличных1. Самому подписать РКО.

2. Если компания или ИП решили, что нужно сохранить доверенность получателя денег, приложить ее копию к РКО.

Как заполнить расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер оформляют по каждой кассовой операции в одном экземпляре.

У документа есть обязательная форма № КО-2, использовать можно только ее.

Форма РКО

РКО может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.

Бумажный документ заполняют от руки или на компьютере, а потом распечатывают. В него нельзя вносить исправления. Если в РКО ошибка, нужно выписать новый документ. Печатный вариант может понадобиться, когда придет проверка.

Электронный документ подписывают электронными подписями. В электронный РКО вносить исправления можно только до того, как он подписан. Электронный РКО можно хранить в электронном виде и не распечатывать. Но на практике таким видом РКО пользуются редко, потому что всем подписантам нужна КЭП.

Рассказываем пошагово, как заполнить расходный кассовый ордер.

Название строки РКОКак заполнить
ОрганизацияОрганизационно-правовая форма (ООО, ПАО, АО и т. д.) и наименование компании. Например, ООО «Альфа».
Код по ОКПОКод по ОКПО. Его присваивает Росстат и выдает вместе с регистрационными документами. Если код не был присвоен, ставят прочерк.
Структурное подразделениеНаименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО, например центральный офис. Если в организации нет структурных подразделений, ставят прочерк.
Номер документаПорядковый номер РКО. Нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново. Например, с января 2022 нумерация расходных ордеров будет начинаться с 1.
Дата составленияДата выдачи денег из кассы, например 10.08.2021. РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день составления ордера совпадают.
Корсчет, субсчетНомер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы:

• 51 — сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 — расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 — расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 — расчеты с подотчетными лицами.

ИП не заполняют эту графу, потому что не ведут бухучет.
Код аналитического учетаГрафа заполняется, если в компании есть такая кодировка. Это номер, присвоенный программой, например табельный номер сотрудника. Если номера нет, ставят прочерк.
КредитНомер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы. Как правило, это счет 50.1 — «Касса».

ИП не заполняют эту графу, потому что не ведут бухучет.
Сумма, руб. коп.Сумма, которую выдаете из кассы, цифрами.
Код целевого назначенияГрафа заполняется, если в кассу поступили средства целевого финансирования и компания использует систему их кодирования.

Если кода нет, ставят прочерк.
ВыдатьФИО физического лица, которому необходимо выдать деньги, в дательном падеже, например «Терентьеву Геннадию Леонидовичу».
ОснованиеОснование для выдачи денег из кассы, например: «Выдача под отчет по договору поставки от 12.06.2021 № 12-П».
СуммаСумма, которую вы выдаете, прописью. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки — цифрами. В незаполненных полях — прочерк.
ПриложениеПрилагаемые документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы, например доверенности, квитанции, приказы, заявления.
Руководитель, главбухДанные руководителя и главного бухгалтера: подпись и расшифровка подписи.
ПолучилЗаполняет человек, которому выдаются деньги из кассы. Здесь он указывает сумму, которую получает: рубли пишет прописью с заглавной буквы, копейки — цифрами. Далее ставит подпись и дату получения денег.
Дата и подписьКассир указывает наименование документа, по которому выдал деньги получателю, номер, дату и место его выдачи. Например, паспорт.
Выдал кассирЗаполняется кассиром после выдачи денег по РКО. В графе он ставит свою подпись с расшифровкой: фамилией и инициалами.

Вот образец заполнения РКО.

Образец заполнения РКО
Заполненный расходный кассовый ордер остается в кассе — отдавать его получателю денег не надо

После того, как РКО оформлен, подписан, а деньги выданы, его отмечают в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3.

Журнал регистрации ПО и РКО

Журнал регистрации заполняют так:

  • графа 1 — порядковый номер записи;
  • графа 2 — дата составления кассового документа;
  • графы 3 и 4 — дата подписания главным бухгалтером и кассиром;
  • графа 5 — дата аннулирования документа, если пришлось отменить РКО;
  • графа 6 — сумма в рублях и копейках;
  • графа 7 — статус документа.
Пример страницы «Расходный кассовый ордер»
На странице «Расходный кассовый ордер» записывают информацию обо всех составленных РКО в компании

Журнал заполняет кассир или другой сотрудник бухгалтерии.

Как заполнить РКО в разных ситуациях

Выдача подотчетных денег. Для того чтобы кассир мог выдать подотчетные деньги, нужен один из двух документов:

  • распорядительный документ руководителя компании или ИП, например приказ;
  • письменное заявление подотчетного лица в произвольной форме. В нем должна быть сумма, срок, на который они выдаются, разрешающая виза руководителя и дата.

Приказ может быть составлен сразу на несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетникам.

Выдача зарплаты. Если зарплату выдают одному-двум сотрудникам, можно оформить РКО на каждого.

Если сотрудников больше, то выдают по расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 или платежной ведомости по форме Т-53 и к ним составляют РКО на общую сумму наличных.

Формы первичных документов — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

Тогда в строке «Приложение» РКО нужно указать номер и дату ведомости. Заполнять данные о получателе не нужно. И подписывать РКО за получателя никто не должен.

Выдача денег для сдачи в банк. Если наличные деньги везет в банк один из сотрудников, в графе «Получатель» нужно указать его ФИО и должность. Эта кассовая операция не считается выдачей денег под отчет, поэтому сотруднику по возвращении из банка не надо составлять авансовый отчет АО-1, достаточно передать квитанцию из банка.

В строке «Основание» РКО в этом случае можно написать: «Для зачисления на расчетный счет ООО „Беркут“ в АО „Тинькофф банк“».

Выдача денег при расчетах с поставщиками. Представитель поставщика получает наличные за товар, работу, услугу по доверенности. Эту доверенность прикладывают к РКО и ее реквизиты указывают в строке РКО «Приложение».

В РКО нужно указать наименование поставщика, ФИО представителя и его паспортные данные, реквизиты доверенности. Доверенность на получение денег без подписанного получателем РКО не доказывает, что он получил деньги.

В строке «Основание» указывают реквизиты договора, накладной, акта, в счет оплаты которого были выданы наличные. Например, можно указать так: «Оплата по договору от 15.07.2021 № 45 от за товары по накладной от 02.08.2021 № 101».

Сколько нужно хранить РКО

РКО нужно хранить в течение 5 лет после того отчетного года, в котором они составлены. Например, расходный ордер, оформленный в июле 2021 года, придется хранить минимум до июля 2026 года.

Как правильно хранить документы

За создание места для хранения и условий сохранности бумажных документов отвечает руководитель. Он должен организовать архив — это отдельное помещение с металлической дверью, оборудованное стеллажами или глухими шкафами.

Если компания своими силами не может создать архив для хранения документов, она может обратиться в компанию, которая оказывает услуги по хранению документов.

Расчетный счет в Тинькофф для ИП и ООО

  • За вывод до 500 000 ₽ себе на карту не берем комиссию
  • Обслуживание в первые два месяца — 0 ₽
  • До 3% годовых на остаток по счету
  • Платежи на счета в других банках с 01:00 до 21:00 мск, на счета в Тинькофф — круглосуточно
  • Бизнес-карты для сотрудников с бесплатным обслуживанием, на которых можно установить лимиты по сумме и категории трат
Посмотреть условия

Рассылка для бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.

Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе

После подписки вам откроется страница для скачивания

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

[popup_uchebnik_ip]

[popup]