Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Бизнес с нуляРедактор: Елена Галичевская

Расходный кассовый ордер: форма и порядок заполнения

Рассказываем, кому нужен расходный кассовый ордер, как его заполнять и как накажут, если оформлять этот документ неправильно

Леонид Яковлев

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Выдачу наличных денег из кассы компании или ИП оформляют специальным документом — расходным кассовым ордером. Его сокращенно называют РКО или «расходник». В статье подробно расскажем, как его правильно заполнить, чтобы не получить штраф от налоговой.

Статья будет полезна компаниям и ИП, которые ведут кассовую книгу и учет кассовых операций.

Какому бизнесу и для чего нужен РКО

При выдаче наличных из кассы компании оформляют расходный кассовый ордер. Например, офис-менеджер получает деньги под отчет на покупку канцелярских товаров, кассир выдает инженеру наличные на командировочные расходы или бухгалтер сдает в банк выручку для перечисления на расчетный счет. Все операции с наличными называются кассовыми.

Порядок ведения кассовых операций утвердил Банк России. Этот документ обязаны применять все компании, кроме банков — для них действуют другие правила.

ООО обязаны соблюдать кассовую дисциплину независимо от системы налогообложения: вести кассовую книгу, заполнять расходные и приходные кассовые ордера.

А ИП на любой системе налогообложения могут проводить кассовые операции в упрощенном порядке:

  • не устанавливать лимит остатка наличных денег;
  • не оформлять кассовые документы, в том числе расходный кассовый ордер;
  • не вести кассовую книгу.

Это не требование закона, а возможность. Если ИП хочет соблюдать кассовую дисциплину по общим правилам, так можно. А если не хочет и не соблюдает, наказывать за это не будут.

Для того чтобы воспользоваться упрощенным порядком ведения кассовых операций, ИП нужно вести учет доходов или доходов и расходов в зависимости от налоговой системы. Например, на патенте нужно вести книгу учета доходов, а на УСН «Доходы», «Доходы минус расходы» или ОСН — книгу учета доходов и расходов.

Кто выписывает расходный кассовый ордер

РКО подписывает лично руководитель, если не передал полномочия другому работнику, например главбуху. Тогда тот расписывается в документе дважды: за руководителя и за себя.

Кассир ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы. Порядок действий кассира при работе с РКО собрали в таблицу.

СитуацияДействия кассира
До выдачи наличных1. Сверить личность получателя с предъявленным паспортом или другим документом, удостоверяющим личность.

2. Спросить доверенность на получение денег, если человек получает деньги не на себя. В порядке ЦБ такой нормы нет, но это логично: нужно убедиться, что у получателя денег есть на это полномочия.

Наличные из кассы можно выдавать только тому, кто указан в РКО: штатному сотруднику или представителю контрагента по доверенности
При выдаче денег по ордеру1. Проверить:

• есть ли на РКО подпись главного бухгалтера, бухгалтера или руководителя. Если расходный ордер оформлен на бумаге, сверить подпись с образцом, который должен быть у кассира;
• совпадают ли суммы в РКО, написанные цифрами и прописью;
• есть ли подтверждающие документы, перечисленные в расходном кассовом ордере, например доверенность, приказ, договор и другое.

2. Передать РКО получателю денег, чтобы тот подписал документ
После выдачи наличных1. Самому подписать РКО.

2. Если компания или ИП решили, что нужно сохранить доверенность получателя денег, приложить ее копию к РКО.

Как заполнить расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер оформляют по каждой выдаче наличных, кроме зарплаты, в одном экземпляре.

У РКО есть обязательный бланк № КО-2, использовать можно только его.

РКО может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.

Бумажный документ заполняют от руки или на компьютере, а потом распечатывают. В него нельзя вносить исправления. Если в РКО ошибка, нужно выписать новый документ.

Электронный документ подписывают электронными подписями. В электронный РКО вносить исправления можно только до того, как он подписан. Такой РКО можно хранить в электронном виде и не распечатывать. Но на практике этим видом РКО пользуются редко, потому что всем подписантам нужна квалифицированная электронная подпись.

Рассказываем пошагово, как заполнить расходный кассовый ордер.

Название строки РКОКак заполнить
ОрганизацияОрганизационно-правовая форма (ООО, ПАО, АО и т. д.) и наименование компании. Например, ООО «Альфа»
Код по ОКПОКод присваивает Росстат и выдает вместе с регистрационными документами. Если код не присвоен, ставят прочерк
Структурное подразделениеНаименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО, например центральный офис. Если в организации нет структурных подразделений, ставят прочерк
Номер документаПорядковый номер РКО. Нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново. Например, с января 2023 нумерация расходных ордеров будет начинаться с 1
Дата составленияДата выдачи денег из кассы, например 10.01.2023. РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому день составления ордера и дата выдачи денег совпадают
Корсчет, субсчетНомер бухгалтерского счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы:

• 51 — сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 — расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 — расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 — расчеты с подотчетными лицами.

ИП не заполняют эту графу, потому что не ведут бухучет
Код аналитического учетаГрафа заполняется, если в компании есть такая кодировка. Это номер, присвоенный программой, например табельный номер сотрудника. Если номера нет, ставят прочерк
КредитНомер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы. Как правило, это счет 50.1 — «Касса».

ИП не заполняют эту графу, потому что не ведут бухучет
Сумма, руб. коп.Сумма, которую выдаете из кассы, цифрами
Код целевого назначенияГрафа заполняется, если в кассу поступили средства целевого финансирования и компания использует систему их кодирования.

Если кода нет, ставят прочерк
ВыдатьФИО человека, которому выдают деньги, в дательном падеже, например «Терентьеву Геннадию Леонидовичу»
ОснованиеОснование для выдачи денег, например «Под отчет по договору поставки от 12.06.2023 № 12-П»
СуммаСумма к выдаче прописью. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки — цифрами. В незаполненных полях — прочерк
ПриложениеПрилагаемые документы, на основании которых выдаются деньги из кассы, с указанием их номеров и дат, например доверенности, квитанции, приказы, заявления
Руководитель, главбухДанные руководителя и главного бухгалтера: подпись и расшифровка подписи
ПолучилЗаполняет человек, которому выдаются деньги из кассы. Здесь он указывает сумму, которую получает: рубли пишет прописью с заглавной буквы, копейки — цифрами. Далее ставит подпись и дату получения денег
Дата и подписьКассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, по которому выдал деньги получателю. Например, паспорт
Выдал кассирЗаполняется кассиром после выдачи денег по РКО. В графе он ставит свою подпись с расшифровкой: фамилией и инициалами

По правилам ЦБ на РКО не нужно ставить ни печать, ни штамп. Но если вам так удобнее, можно это сделать.

Вот образец заполнения расходного кассового ордера.

Образец заполнения РКО
Заполненный расходный кассовый ордер остается в кассе — отдавать его получателю денег не надо

Как заполнить РКО в разных ситуациях

Разберем, как заполнять РКО в зависимости от того, на какие цели выдают деньги.

Выдача подотчетных денег. Для того чтобы кассир мог выдать подотчетные деньги, нужен один из двух документов:

  • распорядительный документ руководителя компании или ИП, например приказ;
  • письменное заявление подотчетного лица в произвольной форме. В нем должна быть сумма, срок, на который они выдаются, разрешающая виза руководителя и дата.

Приказ может быть составлен сразу на несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетникам.

Выдача зарплаты. Если зарплату выдают одному-двум сотрудникам, можно оформить РКО на каждого.

Если сотрудников больше, зарплату выдают по расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 или платежной ведомости по форме Т-53 и к ним оформляют расходный кассовый ордер на общую сумму наличных.

Тогда в строке «Приложение» РКО нужно указать номер и дату ведомости. Заполнять данные о получателе не нужно. И подписывать РКО за получателя никто не должен.

Выдача денег для сдачи в банк. Если наличные деньги везет в банк один из сотрудников, в графе «Получатель» нужно указать его ФИО и должность. Эта кассовая операция не считается выдачей денег под отчет, поэтому сотруднику по возвращении из банка не надо составлять авансовый отчет АО-1, достаточно передать квитанцию из банка.

В строке «Основание» РКО в этом случае можно написать: «Для зачисления на расчетный счет ООО „Беркут“ в АО „Тинькофф банк“».

Выдача денег при расчетах с поставщиками. Представитель поставщика получает наличные за товар, работу, услугу по доверенности. Эту доверенность прикладывают к РКО и ее реквизиты указывают в строке РКО «Приложение».

В РКО нужно указать наименование поставщика, ФИО представителя и его паспортные данные, реквизиты доверенности. Доверенность на получение денег без подписанного получателем РКО не доказывает, что он получил деньги.

В строке «Основание» указывают реквизиты договора, накладной, акта, в счет оплаты которого были выданы наличные. Например, можно указать так: «Оплата по договору от 15.07.2023 № 45 за товары по накладной от 02.08.2023 № 101».

Где подшивается РКО

В течение дня записи по всем приходным и расходным кассовым ордерам вносят в кассовую книгу по форме № КО-4. Заполняют кассовую книгу только за те дни, в которые проводились кассовые операции.

Вот образец заполнения кассовой книги.

Образец заполнения РКО
Кассовую книгу можно заполнить на компьютере, от руки или вести в электронном виде и распечатывать по необходимости

В конце дня кассир печатает два одинаковых листа кассовой книги и подписывает их:

  • первый экземпляр — это кассовая книга, она должна храниться у кассира;
  • второй — отчет кассира для бухгалтерии. К отчету подшивают все ордера за день: как приходные, так и расходные.

Вместе с ордерами кассовую книгу передают в бухгалтерию.

Сколько нужно хранить РКО

РКО нужно хранить в течение 5 лет после того отчетного года, в котором они составлены. Например, расходный ордер, оформленный в январе 2023 года, придется хранить минимум до 1 января 2029 года.

За создание места для хранения и условий сохранности бумажных документов отвечает руководитель. Он должен организовать архив — это отдельное помещение с металлической дверью, оборудованное стеллажами или глухими шкафами.

Если компания своими силами не может создать архив для хранения документов, она может обратиться в компанию, которая оказывает услуги по хранению документов.

Ответственность за отсутствие или несвоевременное оформление РКО

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов:

  • если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, налоговая может оштрафовать компанию на сумму 10 000 ₽;
  • если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, штраф может быть до 30 000 ₽;
  • нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, наказывается штрафом — 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.

Налоговая инспекция либо суд может оштрафовать должностное лицо организации, например ее руководителя, на сумму:

  • от 2000 до 3000 ₽ — за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов по ст. 15.11 КоАП РФ;
  • от 300 до 500 ₽ — за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.

Кроме того, могут попытаться вменить нарушение порядка хранения свободных денег. Тогда штраф составит:

  • для должностных лиц — от 4000 до 5000 ₽;
  • для малых предприятий — от 20 000 до 25 000 ₽;
  • для крупных и средних компаний — от 40 000 до 50 000 ₽.

Отсутствие расходных кассовых ордеров может привести к недостаче денег в кассе. Сумму недостачи взыскивают с кассира как с лица, которое несет полную материальную ответственность.

Что важно запомнить

  1. Компании на любой системе налогообложения обязаны выдавать наличные из кассы по расходному кассовому ордеру. ИП могут РКО не оформлять.
  2. Составить РКО можно как на бумаге, так и в электронном виде.
  3. Заполнить, выписать и подписать РКО может главный бухгалтер, бухгалтер или кассир. Если в компании нет главного бухгалтера и бухгалтера — руководитель.
  4. Записи по приходным и расходным ордерам вносят в кассовую книгу в течение дня, распечатывают каждый лист в двух экземплярах, прикрепляют приходные и расходные кассовые ордера и сшивают.
  5. РКО хранят в течение 5 лет после того отчетного года, в котором они составлены.
  6. За отсутствие РКО компанию могут наказать на 10 000 ₽, а если посчитают, что было нарушение порядка хранения свободных денег, крупную и среднюю компанию оштрафуют до 50 000 ₽, а малое предприятие — до 25 000 ₽.
Loading...

Сейчас читают