Как ИП отчитываться за сотрудников

Если в году у вас был хотя бы один сотрудник, раз в квартал нужно сдавать расчет по страховым взносам — РСВ.

Как подавать. Предприниматели подают РСВ в налоговую по месту регистрации. ИП может лично сдать расчет в налоговую, отправить ценным письмом с описью по почте или через систему электронного документооборота. Если у ИП больше десяти сотрудников, отчет можно подавать только в электронном виде.

Как заполнять. С 2022 года форму отчета упростили, но он все еще довольно объемный. Мы написали подробную статью, как заполнить его правильно.

Ответственность за несдачу. За нарушение срока сдачи расчета минимальный штраф — 1000 ₽. Его назначают, если РСВ нулевой или исчисленные в нем взносы уплачены вовремя. Иначе штраф — 5% от неуплаченной в срок суммы взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% этой суммы.

НДФЛ — это налог на доходы физических лиц. Его нужно удерживать с зарплат сотрудников, с вознаграждений по договорам гражданско-правового характера и других доходов физлиц. Отчет один на всех сотрудников. В составе годового расчета надо заполнить также справки о доходах каждого получателя.

Как подавать. 6-НДФЛ можно подать лично, по почте с описью вложения или в электронном виде. Если у вас более десяти сотрудников, которые получали выплаты, то остается только электронный вариант.

Ответственность за несдачу. Штраф за не вовремя сданный 6-НДФЛ — 1000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки. За неверные сведения штраф 500 ₽.

СЗВ-М — отчет о работниках по трудовым и гражданско-правовым договорам. Если договор действует, работников нужно включать в форму, остальное неважно. В форме нужны ФИО сотрудников, ИНН и СНИЛС каждого. Отчет подается один на всех сотрудников.

СЗВ-СТАЖ — отчет о пенсионном стаже сотрудников, которые работают по трудовому договору или договору ГПХ. В него вносят дату приема или увольнения сотрудника, СНИЛС и другую информацию, которая необходима для расчета пенсии. Например, периоды нетрудоспособности, отпуска без сохранения зарплаты. Отчет один на всех сотрудников.

СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности. Особенность в том, что подавать форму нужно только при наступлении кадрового события: приема на работу, перевода, увольнения и ряда других. Если кадровых изменений не было, сдавать отчет не нужно.

Как подавать. Отправить СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД можно лично и письмом с описью вложения. Чтобы отправить в электронном виде, придется сначала заключить договор об электронном документообороте с пенсионным фондом. Для этого нужно заполнить заявление с сайта фонда. Если сдавать отчеты через оператора электронного документооборота, то договор с пенсионным фондом не нужен. ИП с десятью сотрудниками или больше подать заявление можно только в электронном виде.

Ответственность за несдачу. Если сдать СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ не вовремя, можно получить штраф 500 ₽ за каждого работника, за которого ИП не отчитался или отчитался с ошибкой.

Если сдать СЗВ-ТД не вовремя или допустить ошибку, можно получить штраф от 300 до 500 ₽ за каждый документ.

В Фонд социального страхования нужно ежеквартально подавать расчет по форме 4-ФСС. В него включают информацию о взносах на страхование от производственного травматизма, которые ИП отчисляет в ФСС с зарплаты работников, занятых по трудовым договорам. Отчитываться нужно, даже если вы не начисляли зарплату и взносы. Расчет один на всех сотрудников.

Как заполнять. Форма состоит из пяти таблиц. Три из них нужно заполнять, даже если вы ничего не начисляли сотрудникам в отчетном периоде.

Ответственность за несдачу. Штраф за непредставление расчета или опоздание с ним — 5% от суммы взносов на травматизм к уплате за последние три месяца за каждый полный или неполный месяц просрочки. Но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 ₽.