Как подключить бизнес к ЕГАИС

Рассказываем, кто обязан подключаться к ЕГАИС и как это правильно сделать.

Как бизнес взаимодействует с ЕГАИС

Как система ЕГАИС получает информацию и следит за оборотом:

1. Когда магазин или точка общепита закупает партию алкоголя, производитель или оптовик отправляет информацию в ЕГАИС — кому, какой товар и в каком объеме он продал. Информацию о товаре продавец алкоголя передает покупателю в электронной товарно-транспортной накладной — ТТН. Этот документ используют при передаче алкоголя между контрагентами.
2. Покупатель при получении партии сверяется с ТТН. Количество алкоголя в реальности должно соответствовать данным электронной накладной. Если все в порядке, покупатель подтверждает закупку в ЕГАИС. Если есть расхождения, нужно составить акт об излишках или недостаче. Поставщик должен будет подтвердить этот акт.
3. Покупатель алкоголя загружает закупленные товары в кассовую программу, и при продаже конечному потребителю товар списывается из системы. В общепите товар списывается не при продаже, а при вскрытии бутылки.

Отправлять в ЕГАИС данные о поставке нужно не позднее следующего рабочего дня, после того, как продали или получили партию алкоголя.

После того как компания или ИП подтвердили закупку, ЕГАИС отправляет уведомление, что данные зафиксированы. Только после этого сообщения можно продавать товары. А поскольку обновление данных может занимать некоторое время, еще не учтенные товары лучше хранить отдельно, чтобы не продать раньше времени.

Подключаться к ЕГАИС нужно почти всем продавцам алкоголя:

• производителям;
• розничным магазинам;
• общепиту.

Есть исключения — сельскохозяйственные производители вина и шампанского из собственного винограда и предприятия, которые покупают алкоголь как сырье, например кондитерские.

Как работать с ЕГАИС в рознице

Чтобы считать марку для продажи крепкого алкоголя, понадобится двумерный сканер, его еще называют 2D-сканером. Обычный одномерный сканер для штрихкодов, не подойдет. При этом, если в магазине уже есть 2D-сканер, одномерный покупать не нужно — двумерный может считывать и марки, и обычные линейные штрихкоды остальных товаров.

Вот как происходит продажа и списание алкоголя:

1. Магазин принимает товары по электронной товарно-транспортной накладной и фиксирует закупку в ЕГАИС.
2. Когда посетитель покупает алкоголь, кассир сканирует штрихкод и марку 2D-сканером — то есть каждую бутылку нужно отсканировать два раза.
3. Данные о том, что бутылку купили, через кассовую программу передаются в ЕГАИС, и бутылка выходит из оборота.
4. На чеке дополнительно к обычному QR-коду печатается QR-код алкогольной продукции, по которому покупатель сможет удостовериться, что товар продается легально.

Если магазин продает только крепкие алкогольные напитки, декларацию подавать не нужно — Росалкогольрегулирование уже получает всю информацию о продажах через ЕГАИС. А если продается и крепкий алкоголь, и пиво, отчитываться нужно только по продаже пива.

Как работать с ЕГАИС в общепите

Точно так же, как в рознице, продажу алкоголя нужно фиксировать поштучно, а продажу пива — партиями. Предприятия общепита обязательно подают за каждый квартал декларацию в Росалкогольрегулирование, независимо от того, продается там только крепкий алкоголь или пиво.

Отличие учета алкоголя в ЕГАИС для ресторанов и кафе: продажей считается вскрытие тары — бутылки или кеги. Если бутылку вскрывают не для клиента, а для приготовления какого-то блюда, это все равно продажа.

Федеральную специальную марку на крепком алкоголе тоже нужно считывать сразу после вскрытия бутылки — для этого, как и в магазине, понадобится сканер. Если у бармена нет доступа к системе, он может считывать коды 2D-сканером без подключения к компьютеру и сохранять их в текстовом виде. Потом он отправит их бухгалтеру или другому уполномоченному сотруднику, а тот подключится к системе и отправит данные в ЕГАИС.

Алкоголь для продажи обязательно нужно закупить у производителей или оптовиков, подключенных к ЕГАИС, оформить партию товарно-транспортной накладной и зафиксировать это в системе.

Как подключиться к ЕГАИС

Разбираем пошаговый порядок действий для подключения бизнеса к ЕГАИС.

Если магазинов или точек общепита несколько, компании нужно купить ключ для каждого, а для ИП достаточно одного для всех.

Разберем на скринах, как авторизоваться в ЕГАИС.

Шаг 4. Сгенерировать RSA-ключ. Это сертификат для защищенного соединения компьютера с сервером ЕГАИС. Его нужно сформировать на сайте ЕГАИС — если у бизнеса несколько подразделений, для каждого понадобится свой ключ.

Шаг 5. Скачать и установить транспортный модуль, УТМ. Это приложение, которое передает на сервер Росалкогольрегулирования данные о закупках и продажах. Его можно скачать при регистрации личного кабинета на сайте ЕГАИС.

Шаг 6. Настроить интеграцию УТМ и товароучетной системы. У самого транспортного модуля нет пользовательского интерфейса. Его нужно интегрировать в обычную учетную систему, которую будет использовать бизнес, например МойСклад или СБИС.

В товароучетной системе обычно есть блок ЕГАИС, в котором нужно ввести данные об ИП или компании и указать особенности учета, фасовки и маркировки продукции для вашего бизнеса. Чаще всего в этом блоке есть подсказки, что именно надо указать, чтобы настроить интеграцию.

Шаг 7. Подключить кассовую программу. Она должна быть совместима с ЕГАИС и поддерживать обмен данными с УТМ. Например, Контур.Маркет, СБИС Розница или Дримкас Учет.

Штрафы за нарушения работы с ЕГАИС

Сумма штрафов за нарушение работы с ЕГАИС:

• от 150 000 до 200 000 ₽ для средней или крупной компании;
• от 75 000 до 100 000 ₽ — для малого предприятия;
• от 10 000 до 15 000 ₽ — для ИП и руководителя компании.

ИП не могут продавать крепкий алкоголь и не сканируют федеральные специальные марки, но могут получить штраф за ошибки при оприходовании полученной партии пива.

Если информация в декларации о проданном алкоголе не совпадает с ЕГАИС, бизнес могут лишить лицензии на продажу алкоголя.

Главное

1. ЕГАИС — единая государственная автоматизированная информационная система, которая отслеживает оборот алкогольной и спиртосодержащей продукции.
2. К ЕГАИС должны подключаться практически все компании, которые работают с алкоголем. Исключение — сельскохозяйственные производители вина и шампанского из собственного винограда и производства, которые используют алкоголь как сырье.
3. При закупке алкоголя компания должна зафиксировать в ЕГАИС, что получила эту партию — что товар перешел к следующему звену в цепочке от производителя к покупателю.
4. При продаже крепкого алкоголя нужно сканировать марку каждой бутылки, чтобы в ЕГАИС поступала информация о том, что она вышла из оборота.
5. При продаже пива нужно отчитываться о продаже всей партии, а не каждой бутылки по отдельности. Для этого продавцы пива каждый квартал должны отправлять декларацию в Росалкогольрегулирование.
6. Общепит должен отправлять алкодекларацию независимо от того, продает он крепкий алкоголь или пиво.
7. Чтобы зарегистрироваться в личном кабинете ЕГАИС, понадобится квалифицированная электронная подпись.
8. У программы, которая передает информацию в ЕГАИС, нет собственного интерфейса, поэтому ее нужно будет интегрировать в свою товароучетную систему.

Предложение Тинькофф

Онлайн-банк для розничного бизнеса

• Торговый эквайринг со ставкой от 1,2%
• Аренда онлайн-кассы с эквайрингом 2 в 1 за 0 ₽
• До 500 000 ₽ на развитие: рекламу, автоматизацию процессов и другие услуги

Подробнее