Перезагрузка без потери фокуса: как и зачем вам нужно организовать выездной офис

Зарубежные исследования показывают, что 75% работников считают командный дух основой успеха любого проекта. Однако многие менеджеры по-прежнему думают, что активности, направленные на его укрепление — пустая трата времени. В ITECH внедрили формат, который поможет сделать их не только увлекательными, но и полезными для компании. Выездные офисы позволяют членам коллектива зарядиться энергией от совместной поездки, параллельно работая над общими проектами. О том, как совместить коворкинг с экскурсиями и барами, и почему это эффективно, в нашей статье.

Выездной офис — временная рабочая локация в городе, в котором у компании нет постоянного филиала — пространство, в котором все желающие могут жить и работать вместе. Формат появился у нас совершенно спонтанно в 2021 году. Тогда один из департаментов загорелся идеей познакомить в реальной жизни членов команды, которые до этого виделись лишь в Zoom-конференциях и чатах, и организовать для них совместные рабочие активности.

Большинство онлайн-сотрудников жили в Краснодаре — именно туда отдел и отправился. Опыт оказался настолько удачным, что мы внедрили его в корпоративную практику и теперь стараемся проводить подобные «офисы» хотя бы раз в год. Мы уже успели побывать в Нижнем Новгороде, Екатеринбурге, а еще привезти часть коллектива на родину ITECH, в Ульяновск.

После окончания рабочего дня начинается самое интересное — исследование нового города. Развлекательные активности проводим самые разные: например, заранее организовываем посещение горнолыжного курорта, катание на катерах или пешие экскурсии — в Нижнем Новгороде команда так обошла весь исторический центр. Совместное приготовление шашлыков и бар-хоппинг уже стали традицией. И, конечно, мы всегда оставляем пространство для спонтанных прогулок.

Так, в Екатеринбурге половина команды в моменте собрались и посетили небоскреб Высоцкий и Ельцин-центр. Благодаря такому элементу неожиданности и авантюризму наших сотрудников каждый выездной офис получается уникальным.

Помещения для выездных офисов мы также выбираем с расчетом на полноценный отдых. Обычно мы располагаемся в коттедже, где есть караоке, сауна, бассейн и мангал.

Несомненно, совместный туризм и изучение новых мест — увлекательное занятие. Однако поговорим подробнее про рабочую составляющую формата. Выездные офисы — по-настоящему win-win мероприятие, после которого и сотрудники, и руководители остаются в плюсе.

Работникам «офисы», прежде всего, дают возможность пообщаться и поработать вживую с теми, кого до этого удавалось увидеть лишь на созвонах и аватарках в чате. Согласно зарубежной статистике, сейчас всего 37% миддл и джуниор-сотрудников регулярно появляются на месте работы. Поэтому коворкинг в поездке — отличный шанс пообщаться с командой в полном составе. А еще можно узнать давно знакомых коллег с новой стороны и укрепить уже налаженные связи. Как выразился один из участников, «не так просто ворчать на дэйли-митинге на того, кто помогал чистить картошку и жарить мясо на гриле».

Все это идет на пользу менеджерам: рабочие задачи коллектива не тормозятся, команда объединяется новыми впечатлениями и воспоминаниями — а значит, растут и HR-показатели. В ITECH мы измерили уровень удовлетворенности сотрудников до и после проведения выездных офисов. Оказалось, что в том числе благодаря ним оценка корпоративной культуры и атмосферы в компании улучшилась, поднявшись на 10%. Сейчас она держится на уровне 80%. Средний показатель удовлетворенности общения в рамках проектов также пошел в гору и повысился на 7-8%.

Чтобы выездной офис получился и принес хороший HR-результат, нужно его детально спланировать. Расскажу, что нужно учесть при подготовке выездного офиса и как избежать ошибок, которые совершили мы.

Выбирайте место тщательно. В поисках локации для выездного офиса мы руководствуемся тремя критериями:

После отбора начинаем планировать путь до города. Крайне важно учесть не только бюджет, но и особенности выбранного транспорта. При организации выездного офиса в Екатеринбурге мы упустили именно этот момент. Сотрудники хотели добраться туда и обратно на самолете, но на момент брони жилья было неясно, останутся ли нужные прямые рейсы «Ульяновск-Екатеринбург» в даты выездного офиса.

За пару недель до старта обратный рейс действительно был отменен! Благо, участники оказались готовы к такому повороту событий и полетели с пересадкой или доехали на поезде. Второй вариант оказался даже душевнее: наши купе были самыми веселыми в вагоне. Однако все могло бы пойти по-другому, не учти мы шанс отмены рейсов с самого начала.

Организуйте удобное рабочее пространство. «Офис» — прежде всего, деловая поездка. Поэтому участникам нужно обеспечить все условия для комфортного выполнения рутинных задач.

Убедитесь, что для каждого сотрудника найдется эргономичный рабочий уголок. Проблема его отсутствия преследовала нас в ходе всех выездных офисов. Участникам приходилось проводить встречи из спален, а некоторые даже созванивались с коллегами из сауны. Чтобы такого не было, стоит предусмотреть наличие достаточного количества рабочих пространств на этапе выбора жилья.

Не забывайте про доступ к интернету! Во время выездного офиса в Краснодаре мы столкнулись как раз с этой сложностью. Дом был в пригороде, и связи там почти не было. Работа всех участников была мгновенно парализована. Все удалось решить покупкой wifi-модема в ближайшем магазине электроники. Теперь стараемся искать локацию в черте города, чтобы интернет был доступен хотя бы с телефона.

Обязательно узнавайте как можно больше о наполнении арендуемого пространства и его прошлых жильцах. До офиса в Нижнем Новгороде мы постоянно сталкивались с помещениями, где были только двуспальные кровати — и теперь подбираем коттеджи с односпальными, чтобы никому не приходилось ночевать на диване в гостинной. А однажды мы попали в жилье, в котором незадолго до этого находилось несколько кошек — а среди участников оказались аллергики. Сейчас мы стараемся учитывать такие нюансы: если отмечено, что в коттедже можно находиться с животными, есть риск, что до нас в нем были пушистые гости.

Рассчитайте бюджет поездки и количество участников. Правильное распределение бюджета — половина успеха выездного офиса. Компания полностью берет на себя оплату жилья. Обычный потолок бюджета офиса с учетом его стоимости — 150-200 тыс. рублей. Но итоговый объем расходов зависит от города и количества участников. Поэтому последнее также важно рассчитать. Чтобы пространство не было забито «под завязку», мы стараемся развести потоки участников. Для этого мы отправляем участникам Google-форму, где есть возможность выбрать даты нахождения в выездном офисе. Для многих сотрудников это гораздо удобнее, чем приезжать на всю неделю: все-таки у каждого свое расписание, планы и дела.

Мы учли опыт прошлых ошибок и сейчас рассчитываем каждую деталь в организации выездных офисов. В последней поездке в Нижний Новгород все было продумано настолько, что, еще будучи в дороге, мы решили, что будем есть по прибытии, и заказали в коттедж доставку со всем необходимым.

И, разумеется, от этой практики мы точно не откажемся. Ее эффективность доказывают не только HR-показатели, но и искренние, теплые впечатления участников.

Такие впечатления команды, вдохновленные отзывы и воспоминания дорогого стоят.