Онлайн-касса для ИП, её виды и особенности
Законом № 54-ФЗ утверждено, что предприниматели, работающие в России, должны использовать онлайн-кассу с фискальным накопителем. Продажа без нее разрешается лишь некоторым ИП, остальные рискуют нарваться на штрафные санкции и приостановку своей деятельности.
Я, Олег Матушкин, основатель облачного сервиса аренды онлайн-касс ITkassa и Product manager облачного сервиса аренды 1С Scloud. В статье разберу, какие виды ККТ бывают, для кого актуальны, как функционируют и взаимодействуют с учетными программами.
Как работает онлайн-касса
Онлайн-касса или контрольно-кассовая техника (ККТ) представляет собой аппарат, учитывающий реализацию товара и формирующий чек для покупателя. Информация о совершенных покупках шифруется и сохраняется на фискальном накопителе устройства. Затем с помощью оператора фискальных данных (ОФД) чеки отправляются в налоговую.
ОФД выступает посредником между продавцом и налоговой службой, а также отвечает за сохранность информации о сформированных платежных документах. Ее полагается хранить пять лет, как любые бухгалтерские документы.
Устанавливая ККТ, нужно выбрать ОФД и заключить с ним договор. Это платная услуга, а оператор выбирается по желанию налогоплательщика из утвержденного налоговыми органами реестра.
Как работает касса. Рассмотрим примерную схему ее работы:
- покупатель оплачивает товар, а продавец совершает платежную операцию на кассе. Она создается автоматически, позволяя ускорить обслуживание клиента;
- ККТ пересылает информацию об оплате в фискальный накопитель, после чего происходит формирование платежного документа;
- покупатель получает бумажный или электронный чек;
- информация обо всех совершенных покупках сохраняется и шифруется ФН;
- затем ФН отсылает сохраненные данные в зашифрованном виде ОФД;
- после этого информация обрабатывается оператором, тщательно проверяется и пересылается в налоговую.
Вся информация о продажах хранится оператором 5 лет, позволяя покупателю в любое время этого периода обратиться в налоговую службу для проверки подлинности чека.
Касса и маркировка. Для продажи маркированных товаров необходима регистрация в системе «Честный Знак», также нужно описать свою продукцию в системе. Также нужно приобрести 2D-сканер для кодов маркировки DataMatrix.
Касса и подакцизные товары. Онлайн-касса подходит для реализации таких товаров, но с некоторыми нюансами. Например, при регистрации кассы нужно указать, что ККТ будет использоваться для продажи подакцизных товаров, а также пометить все товары в учетной программе специальной отметкой о наличии акциза. Помимо этого при продаже подакцизных товаров действует ограничение на срок использования фискального накопителя — 13 месяцев (410 дней).
Подробнее о регистрации кассы можно узнать на сайте ФНС.
Продажа товаров в интернете. При торговле через онлайн-магазин, так же как и при офлайн-продажах, нужно формировать чеки и передавать их в налоговую. Если прием платежей осуществляется исключительно на сайте, то обычную ККТ разрешается заменить облачной. После интеграции с эквайринговым модулем облачная касса сможет формировать и отправлять покупателям чеки автоматически.
Автономная работа ККТ при отсутствии интернета. Обычно все ККТ работают онлайн, но по закону № 54-ФЗ допускается отсутствие связи между налоговой и кассой в течение 30 дней. Позднее при первом же интернет-подключении она отправляет данные сразу обо всех проведенных и сохраненных ей за этот период операциях.
Фискальный накопитель автоматически блокируется спустя 30 дней с момента последней связи с ФНС. Подтверждать чеки разрешается при подключении ККТ к интернету или при доставке данных в ФНС на внешнем накопителе.
Важно знать, что отсутствие связи не освобождает от обязанности сдавать налоговую отчетность. А недостающие фискальные данные нужно передать в ОФД не позднее 30 календарных дней (ст. 1.2, 4.1 54-ФЗ). Инструкции к ККТ содержит информацию, как это реализовать.
Если ККТ снимается с учета, то данные из ФН, которые не были переданы, пользователь обязан передать в ФНС в течение 60 календарных дней с даты снятия ККТ с учета (п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ). Информация с закрытого ФН должна быть выгружена и предоставлена через личный кабинет налогоплательщика или при очном посещении учреждения.
Кому можно не использовать ККТ
Кассовые аппараты обязательны к применению для всех, кроме компаний, перечисленных в ст. 2 №54-ФЗ. Трудиться без ККТ разрешается:
- Предпринимателям на НПД, но при условии выдачи чеков через систему «Мой налог».
- Предпринимателям на патенте, ремонтирующим или шьющим одежду и обувь, предоставляющим услуги химчистки, изготавливающим ключи, занимающимся ремонтом мебели, животноводством, а также фотографам.
- Если сама работа или ее место расположения не позволяет проводить расчеты через ТТК. Сюда относятся ИП, торгующие ценными бумагами на биржах, торговцы на ярмарках и выставках.
- Если деятельность ИП — сдача в аренду своих парковочных мест или своего жилья.
- Если продавец трудится в отдаленных от цивилизации местах. Их список публикуется на сайтах субъектов РФ.
За какие нарушения в работе с ККТ могут оштрафовать ИП
В российском законодательстве ответственность за нарушения правил эксплуатации ККТ перечислены в статье 14.5 КоАП РФ. Мерой наказания служат предупреждения, штрафы или приостановка работы компании.
Перечислим ключевые нарушения:
- у ИП нет ККТ либо она не используется;
- покупатели не получают чеки;
- на запрос ФНС не предоставляются документы о работе кассового аппарата;
- нарушения при эксплуатации кассы, например если касса работает без регистрации в налоговой.
Конечная сумма штрафа назначается на основании частоты и типа нарушения. Если ИП докажет, что нарушил правила ненамеренно, или произошла техническая ошибка, штраф будет минимальным.
Что будет, если работать без кассы. При первом нарушении предпринимателю можно отделаться лишь предупреждением. Обычно штраф составляет примерно 25−50% от суммы, прошедшей мимо кассы, но минимальная его сумма установлена в 10 000 ₽.
Компания заплатит уже 75−100% суммы, и минимум 30 000 ₽. Если штрафуется юридическое лицо, то на 25−50% от этой суммы наказывается и кассир, который проводил расчеты мимо кассового аппарата.
Если нарушить закон повторно и общая сумма всех денежных средств, прошедших мимо кассы, превысила 1 000 000 ₽, то налоговая может приостановить деятельность нарушителя на срок до 90 дней.
Для избежания наказания необходимо составить коррекционный чек с суммой, которая прошла мимо кассы, и переслать его в госорган. Предпринимателю необходимо уточнить причину работы без кассы — например, отсутствие подключения к интернету. Важно успеть сделать это до того, как факт нарушения будет обнаружен налоговой.
Виды и примеры ККТ
Кассы различаются по габаритам и функционалу. Кратко рассмотрим их типы, и для какой сферы деятельности ИП они подходят.
Стационарная ККТ. Обычно используется сетевыми магазинами, ресторанами, столовыми. Возможна интеграция с бухгалтерским ПО и системами товарного учета.
Автономная (переносная) ККМ. Самая простая по устройству и внешне напоминает калькулятор. Комплектация включает только фискальный регистратор и устройство для распечатки чеков. Допускается подключение терминала для оплаты картой.
Смарт-терминал. На нем установлена мобильная ОС Android. Выглядит как планшет с сенсорным экраном с интегрированным принтером чеков. Допускает установку бухгалтерского ПО, также возможно подключение эквайринга по беспроводным каналам или сканера штрихкодов. Подходит почти для любого бизнеса.
ККТ с эквайрингом. Оснащен встроенным эквайринговым механизмом, фискальным регистратором и печатью чеков. Подходит для курьеров и такси, позволяя принимать оплату наличными и безналичными средствами.
Облачная касса. Позволяет принимать заказы через сайт продавца и формировать электронные чеки. Подойдет предпринимателям с собственным интернет-магазином или работающим вне офиса. Облачная касса берется в аренду у компании-провайдера и интегрируется с сайтом или интернет-магазином продавца. Управление кассой и мониторинг ее деятельности осуществляется с помощью личного аккаунта на сайте провайдера.
1/4 Стационарная ККМ Альфа 400. Её можно интегрировать с бухгалтерским ПО и системами товарного учета
2/4 Мобильная касса Атол 92Ф. Не требует подключения к ПК, передача информации происходит через беспроводные каналы связи. Объем памяти рассчитан примерно на сто номенклатурных позиций
3/4 Смарт-терминал Эвотор 7.3. Подходит почти для любого бизнеса. Возможно подключение эквайринга по беспроводным каналам или сканера штрихкодов
4/4 Кассовый аппарат Ярус M2100 — мобильный банковский POS-терминал. Подходит для курьеров и такси
Как предпринимателю выбрать нужную кассу?
Мы предлагаем шесть основных действий при выборе кассы:
- Составить список касс для вашего вида бизнеса и формата работы. Большинство из них мы указали, как пример выше.
- Соблюсти все условия для подключения кассы в компании. Прежде всего это наличие свободного места в помещении, розеток электрической сети, интернета, ПК и дополнительного торгового оборудования.
- Опираться на оборот и среднее планируемое количество чеков, которые будут пробиваться через кассу.
- Проверить совместимость техники с уже используемыми программами и оборудованием.
- Проверить, что выбранный кассовый аппарат есть в утвержденном реестре на сайте налоговой — это обязательное условие для работы на территории РФ.
- Также важно продумать, как будет осуществляться настройка и установка выбранной кассы. Это можно сделать своими силами или обратиться к обученным специалистам. Например, в Scloud часто обращаются за помощью в настройке синхронизации кассы и учетной системы, таких как 1С: Бухгалтерия предприятия, 1С: Розница или 1С: Управление торговлей.
А что вы думаете по поводу внедрения онлайн-касс в России? Какие у них плюсы и минусы? Напишите свое мнение в комментариях.