Как эффективно ставить задачи подчиненным
Правильно сформулированная задача — это наполовину выполненное дело.
Если подчинённые не понимают руководителя, они могут допускать ошибки или вовсе не выполнить задание. Когда цели четко определены, а обязанности сотрудников разграничены и не пересекаются, легко следить за успехами и неудачами всей команды.
Вы не услышите от подчинённых таких фраз, как «Это не моя ответственность» или «Это не входит в мои обязанности». Коллектив будет работать слаженно, что также положительно скажется на атмосфере в команде. Так что навык правильно формулировать задачи и для достижения конкретной цели, и для работы в перспективе.
Какие шаги необходимо предпринять руководителю для продуктивной работы сотрудников?
Оценка цели по SMART
SMART-подход предполагает, что цели должны соответствовать следующим критериям.
Я приведу пример задачи по SMART для отдела маркетинга — участие в трех профессиональных выставках в первом полугодии 2024 года.
Мотивация
Для того, чтобы сотрудники с большим удовольствием выполняли задачи, имеет смысл обращать внимание на их личную мотивацию. Что интересно тому или иному человеку в работе: общение с коллегами, лидерство, достижение общих целей? Скорректируйте задачу, исходя из знаний о ваших сотрудниках.
Например, на задачу подготовки образцов продукции к выставке я выбрала менеджера, который больше интересовался производством и имел хорошие коммуникационные связи, необходимые для корректного и быстрого решения.
Ресурсное обеспечение
Предоставьте сотруднику всё необходимое для выполнения задачи:
- материальные ресурсы;
- информационные ресурсы;
- человеческие ресурсы.
Учитывайте взаимодействие с другими отделами. Для решения задач моего отдела мы нередко прибегаем к помощи отделов закупок и логистики. Поэтому внутри компании уже существуют регламенты нашего взаимодействия.
Критерии выполнения
Определите и учтите при передаче задачи критерии ее выполнения — это может быть отправленный вариант дизайна, отчет, фактически поставленный товар и т.д.
Например, для задачи «Участие в выставке «КавказБилд 2024» для моего отдела критерием выполнения являлись фото- и видеоотчет о результатах работы на выставке.
Способ передачи
Подберите оптимальный способ донесения задачи до сотрудников: мессенджер, почта, специальные программы, письменно или устно. Учтите все нюансы, чтобы задача не затерялась и была доступна для всех участников в любое время. В нашей компании задачи передаются через CRM. Это удобно с точки зрения оперативности, четкости в зонах ответственности и контроля сроков.
Контроль
Продумайте, как, кем и на каких этапах будет контролироваться задача. Если потребуется, создайте формы промежуточных отчетов. Крупные задачи своего отдела я разделяю на меньшие и назначаю ответственных лиц с дедлайнами выполнения, контролирую через отчетность.
Иногда прибегаю к точкам промежуточного контроля — назначаю планерки, где каждый ответственный отчитывается о своем прогрессе и сложностях. Это помогает ускорить сроки и качество выполнения работы.
Поделитесь, с каким из шагов у вас возникает больше всего сложностей?