Как вернуть переплату по НДФЛ за сотрудника, который работает за рубежом
Все работодатели — юрлица и ИП — обязаны исчислять, удерживать и уплачивать НДФЛ за своих сотрудников. Иногда работодатель может ошибиться в исчислении НДФЛ и обнаружить переплату налога в расчетах, в том числе с дохода дистанционного сотрудника. При этом с 2024 года значительно изменились правила исчисления налога на доходы работников-удаленщиков. Какие это изменения и как их учесть в случаях переплаты НДФЛ разберем в статье.
Что нового в налогообложении
С 1 января 2024 года в Налоговом кодексе установили единую ставку НДФЛ с доходов дистанционных работников. Она не зависит от статуса налогового резидентства и места работы, и составляет 13% в общем случае, или 15% с доходов свыше 5 млн ₽ в год по № 389-ФЗ от 31.07.2023. Ключевое условие — дистанционный характер работы должен быть указан в трудовом договоре.
Кто такие налоговые резиденты
Лица, которые фактически находятся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд (п. 2 ст. 207 НК). То есть если работник компании находится в России как минимум 183 дня в календарном году, то он налоговый резидент, при этом его гражданство или вид на жительство за рубежом значения не имеют. Если меньше этого срока, то человек становится налоговым нерезидентом.
Подтвердить свой налоговый статус можно по-разному. Например, предоставить копию паспорта с отметками погранслужбы о пересечении границы, квитанции о проживании в гостинице, миграционную карту, табель учета рабочего времени и прочее (письмо ФНС России от 27.12.2023 № ШЮ-4-17/16342). Получить документ, подтверждающий статус налогового резидента РФ, можно по электронному заявлению работника на сайте специального сервиса ФНС.
Если дистанционный работник получает вознаграждение и иные выплаты от российской компании, то теперь это доход от источника в Российской Федерации (пп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК). А НДФЛ по такому доходу обязаны платить и налоговые резиденты и нерезиденты. Раньше было важно, какое место работы указано в трудовом договоре — РФ или другое государство, и налоговой статус работника. Если место работы иностранное государство, то работник-резидент самостоятельно исчислял и уплачивал НДФЛ с этих зарубежных доходов. Если работник трудился за рубежом и не имел статус налогового резидента, то вовсе не уплачивал российский НДФЛ. Впрочем, это не освобождало его от обязанности платить налоги по законодательству страны резидентства.
Новшества в налоговом законодательстве объясняют заботой о работодателях. Поскольку работник не обязан представлять какие-либо документы о смене своего места жительства, а работодателю нужно проверить его налоговый статус при каждой выплате, возникали случаи, когда работодатели переплачивали НДФЛ. Ставка налога при этом была разная — 13%, если работодатель считал работника налоговым резидентом, или 30% с дохода налогового нерезидента. А на деле, дистанционщик-резидент, работающий в другой стране, должен был сам уплатить НДФЛ по окончании года, а нерезидент — вообще не исчислять налог на доходы.
Теперь все доходы дистанционных работников облагают налогом по резидентской ставке 13% независимо от налогового статуса работника. И не важно где фактически он работает — в России или в другом государстве.
Выяснять налоговый статус удаленного работника в 2024 году все равно нужно
Работники-нерезиденты не вправе получать налоговые вычеты по НДФЛ — на лечение, обучение, детей, приобретение жилья. А значит, нужно правильно рассчитывать налог к уплате.
А из-за того, что работодатели стали налоговыми агентами по всем доходам дистанционных работников, а не только полученных в РФ, увеличилась бумажная нагрузка. Придется вести налоговые регистры по этим работникам, отражать доходы и НДФЛ в расчете 6-НДФЛ и в справках о доходах работников.
Для работников-нерезидентов с местом работы вне страны нововведения вообще невыгодны, так как с их доходов теперь будут исчислять и уплачивать российский НДФЛ и налоги страны резидентства.
Когда возникает переплата НДФЛ
Работодатель может ошибочно уплатить НДФЛ в разных случаях. Перечень возможных причин в законе не приведен. Например, если:
- неправильно применил налоговую ставку и удержал налога больше, чем требовалось;
- высчитал налог из необлагаемого дохода;
- неверно применил стандартные вычеты на детей;
- пришлось пересчитать обязательства из-за больничного во время отпуска;
- зависла программа или возникли другие технические неполадки.
Что бы ни произошло, переплаченный НДФЛ нужно вернуть работнику и указать возвращенную сумму налога в расчете 6-НДФЛ в периоде фактического возврата.
В каком порядке вернуть переплату
Как вернуть излишне удержанный НДФЛ работнику подробно прописано в статье 231 Налогового кодекса.
- Направьте уведомление работнику. Сообщите сотруднику о том, что излишне удержали НДФЛ с его доходов. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней после обнаружения факта переплаты.
- Составьте уведомление в произвольной форме. Требований к его содержанию в законе нет. Укажите, в какой период удержали лишний НДФЛ, размер налога к возврату, и попросите предоставить банковские реквизиты, чтобы перечислить сумму налога.
- Направьте сообщение любым способом. В бумажной или электронной форме. Например, на электронный почтовый адрес, или в письменном виде через отдел кадров.
Пример формулировки уведомления об излишне удержанном НДФЛ
В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ, сообщаем о том, что 3 июня 2024 года отдел бухгалтерского учета ООО “БизнесПлюс” выявил факт излишнего удержания НДФЛ с выплаченным Вам в мае 2024 года доходов.
Сумма излишне удержанного налога составляет 2 000 (две тысячи) рублей 00 коп.
В связи с вышеизложенным, просим Вас обратиться в отдел бухгалтерского учета с заявлением о возврате излишне удержанной суммы.
- ФИО;
- наименование работодателя;
- размер излишне удержанного НДФЛ;
- номер счета и другие банковские реквизиты для перечисления излишне удержанной суммы;
- подпись.
Пример формулировки заявления о возврате НДФЛ
Прошу вернуть мне излишне удержанный НДФЛ при выплате зарплаты, в размере 2 000 (две тысячи) рублей 00 коп. Основание — п. 1 ст. 231 НК РФ.
Указанную сумму налога прошу перечислить на мой банковский счет по реквизитам, приложенным к заявлению.
Перечислите излишне удержанный НДФЛ работнику. Верните сотруднику излишне удержанный налог. Срок — три месяца после получения заявления на возврат суммы налога. Если нарушить этот срок, то налог придется возвращать с процентами. Их начисляют за каждый календарный день просрочки, исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ, которая действовала в эти дни.
Возврат суммы переплаты по НДФЛ можно произвести только в безналичной форме. Поэтому перечислите деньги на банковский счет работника по реквизитам, которые он указал в заявлении на возврат.
Вернуть НДФЛ можно только работнику, с дохода которого работодатель излишне удержал налог. То есть обратиться другому человеку с заявлением о возврате, не получится. Например, наследнику бывшего работника.
В судебной практике такой вопрос решается по-разному, и некоторые суды считают, что Налоговый кодекс не может препятствовать наследникам в получении денежных средств, которые полагались самому наследодателю (письмо ФНС России от 30.12.2022 № БВ-4-7/17924@).
Средства для возврата налога можно взять из предстоящих платежей по НДФЛ. Причем не имеет значения, с чьих доходов будет удержан налог: с его или других работников. Равно как и неважно, какие именно доходы выплачивает работодатель и по какой ставке они облагаются налогом.
Если в ближайшие три месяца работодателю не хватает платежей по НДФЛ для возврата налога работнику, то можно обратиться в налоговую инспекцию с этим вопросом. Для этого работодатель в десятидневный срок после получения заявления от физлица направляет в налоговую:
- заявление на возврат излишне удержанной суммы налога;
- выписку из регистра налогового учета за период, в котором произошла переплата НДФЛ;
- копии платежных поручений, подтверждающих излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет.
В случае положительного сальдо на ЕНС налоговая направит в казначейство требование о возврате денежных средств. Срок для направления такого требования и перечисления средств — два рабочих дня. Если положительного сальдо ЕНС для возврата нужной суммы налога нет, то средства вернут частично (ст. 79 НК).
Третий вариант возврата налога — за счет собственных средств. Ждать возврата НДФЛ из бюджета не нужно (п. 1 ст. 231 НК).
Укажите факт возврата излишне уплаченного налога в отчетности. После того как вернули сумму переплаты по НДФЛ, отразите это в расчете 6-НДФЛ. Порядок заполнения отчета смотрите в приказе ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.
Заполнить отчет 6-НДФЛ нужно так:
- В строке 030 разд. 1 указать общую сумму налога, возвращенную с начала налогового периода. В строках 031 — 036 привести суммы налога, возвращенные в периоды удержания налога, соответствующие первому — шестому срокам перечисления;
- В строке 190 разд. 2 — сумму налога, возвращенную с начала года. В строках 191 — 196 отразить суммы налога, возвращенные в течение последнего квартала отчетного (налогового) периода, в разбивке по соответствующим периодам возврата.
Если работодатель уже сдал справку о доходах и сумма налога по работнику за период, когда излишне удержал налог, то нужно подать корректирующий расчет 6-НДФЛ за этот же период.
