Сотрудник уехал за границу. Как платить ему зарплату и удерживать НДФЛ?

Читательница спрашивает: «Я переехала в Турцию. Работаю в московской компании, удаленно. С работодателем никак не оформляли удаленку, только на словах.

На днях узнала, что при отсутствии в РФ больше 183 дней сотрудник становится налоговым нерезидентом. Работодатель сказал, что подумает, но скорее всего — уволит. Перейти на самозанятость не получится, по договору ГПХ налог 30%, как и по обычному трудовому договору.

Скажите, пожалуйста, какой самый выгодный вариант в этом случае для сотрудника?»

НДФЛ зависит от условий договора и статуса сотрудника

Если сотрудник уезжает за границу, начинают действовать другие правила, собрали их в таблицу. Дальше рассмотрим каждую ситуацию подробно.

Порядок уплаты НДФЛ

Сразу уточним, что для статуса налогового резидента гражданство значения не имеет. Если человек находится на территории России 183 дня и более в течение 12 месяцев подряд, он становится налоговым резидентом. Если же сотрудник уехал, например, в Турцию и в течение года находился в РФ меньше 183 дней — он автоматически становится налоговым нерезидентом.

Ситуация 1: местом работы налогового резидента в договоре указана Россия

В этом случае работодатель сам удерживает НДФЛ:

• по ставке 13% — с доходов, не превышающих 5 млн рублей в год;
• по ставке 15% — с доходов свыше 5 млн рублей в год.

Это обычный порядок уплаты налога, так работает большинство ИП и компаний в РФ.

Неважно, где именно работает сотрудник. Значение имеет только то, что в договоре местом работы названа Россия.

Ситуация 2: местом работы налогового резидента в договоре указано иностранное государство

В договоре с сотрудником можно указать, что место его работы, например, Турция. Либо можно не называть конкретную страну, а написать, что он выполняет работу за пределами РФ. Тогда с момента переезда работодатель не обязан удерживать НДФЛ с выплат сотруднику. Работник должен самостоятельно подать декларацию и заплатить налог по ставке 13% или 15%.

Если ИП или компания договаривались с сотрудником на определенный уровень зарплаты и работодатель платил НДФЛ сверху оговоренной суммы, новая ситуация ему будет выгодна. У него теперь станет меньше затрат — налог по итогам года заплатит сотрудник из своих денег, если на 31 декабря так и останется резидентом. А вот сотруднику это уже не очень выгодно.

Например, в апреле сотрудница уехала за границу. Перед отъездом с ней заключили допсоглашение, что ее постоянное место работы — Турция.

Если она вернется в Россию в августе и не будет выезжать за границу до конца года, то останется налоговым резидентом. С ней подпишут новое соглашение, где местом работы укажут РФ. За периоды с января по март и с августа по декабрь НДФЛ должен будет удерживать работодатель. А за апрель — июль сотрудница должна отчитаться сама. Ей будет нужно сдать декларацию 3-НДФЛ до 30 апреля следующего года и уплатить налог до 15 июля того же года.

Ситуация 3: местом работы налогового нерезидента в договоре указана Россия

Такая ситуация возникает, если сотрудник уехал за границу и живет там более 183 дней в году. При этом договор с ним не переоформляли, место работы по договору — населенный пункт российского работодателя. Тогда он должен удерживать НДФЛ по ставке 30%, причем пересчитать налог с начала календарного года — так, как описано в предыдущем примере.

Рассматриваем тут ситуацию, когда работодатель условился с работником на фиксированный уровень зарплаты. Тогда для сотрудника ничего не меняется, работодатель по-прежнему платит налог за него. А вот бизнесу становится невыгодно — НДФЛ придется начислять по ставке 30% вместо 13%.

Именно такая ситуация может возникнуть у автора вопроса. Для работодателя выгоднее отказаться от сотрудничества. Как вариант, автор может договориться, что будет самостоятельно компенсировать повышенный налог. Но тогда зарплата уменьшится на эту сумму, и надо решить, выгодно ли это сотруднице.

Ситуация 4: местом работы налогового нерезидента в договоре указано иностранное государство

Тут все просто: доходы нерезидента, которые он получает от российского работодателя, не облагаются НДФЛ. Если сотрудник постоянно живет за границей и там же работает, он должен отчитываться о доходах по законам иностранного государства.

Вернемся к ситуации автора вопроса. Если нужно продолжить работу с сотрудницей, которая стала налоговым нерезидентом — работодателю выгодно заключить с ним дополнительное соглашение. В нем указать местом работы Турцию. Тогда работодатель вообще не будет платить никаких налогов, но сотруднице придется платить налоги с дохода по законам Турции.

Чтобы решить, насколько это выгодно для автора — нужно изучить турецкое законодательство. Но если работодатель не хочет платить 30% НДФЛ, для сотрудницы это может стать лучшим решением, чем увольнение.

Вывод, как поступить при отъезде сотрудника за границу

Подведем итоги, как быть в ситуации автора вопроса.

Выгодно и сотруднику, и работодателю. Сотрудница остается налоговым резидентом, по договору место работы — Москва. Работодатель платит НДФЛ как обычно.

Чтобы оставаться налоговым резидентом, сотруднице придется периодически возвращаться в Россию и следить за сроками — ей нужно находиться в РФ минимум 183 дня в году.

Не выгодно работодателю, выгодно сотруднику. Сотрудница живет за границей, по договору место работы — Россия. Работодатель должен платить НДФЛ по ставке 30%. Не каждый работодатель согласится на такие условия, и это его право.

Выгодно работодателю, но не очень выгодно сотруднику. Если сотрудница станет налоговым нерезидентом, есть два варианта, как сохранить место работы:

1. Договориться с работодателем, что сотрудница будет компенсировать повышенный налог из своей зарплаты. Например, работодатель будет переводить ей деньги за вычетом НДФЛ.
2. Заключить допсоглашение и указать местом работы Турцию. Тогда сотрудница будет платить налог сама в соответствии с турецкими законами.

Если сотруднице важно продолжить работу в московской компании и сложно устроиться в Турции, возможно, ей это будет выгоднее, чем увольнение.