Как руководителю минимизировать ошибки сотрудников

Начнём с того, что сотрудник, который не допускает случайных ошибок, вероятно, не склонен рисковать и выходить за рамки привычного. А значит, отгораживается от развития и принятия изменений, которые в нашей жизни постоянны как ничто иное.

Вместе с тем есть разница между случайными и повторяющимися ошибками, между незначительными и существенными промахами. Пришло время действовать основательно, если ошибки кого-то из ваших сотрудников накапливаются, стоят времени, переживаний, денег или иным образом подрывают эффективность вашей команды.

Одной «таблетки» не существует, но есть комплекс небольших мероприятий, которые совокупно дают необходимый эффект и снижают число потенциальных ошибок.

Или, если того требуют обстоятельства предварительно разберитесь в них самостоятельно. Так выше вероятность, что у Вас будет ясная картина происходящего с минимумом искажений. Соответственно, задачи будут поставлены Вами корректно, будет представление условной «нормы» в реализации задания и возможные отклонения также будут у Вас на виду. Если же, что-то пойдёт иначе, Вы оперативно сможете подсказать, кого из коллег других отделов можно привлечь для комплексного решения.

Более того, будет легче работать с ограничивающими убеждениями исполнителя, помогая ему найти верное решение.

Речь о ситуационном руководстве. Под конкретную задачу определите: кто обладает подходящими компетенциями, «могу», и, в то же время, у кого есть желание её решить, «хочу». Определив подходящего исполнителя, Вы значительно снизите риск возникновения ошибок. Либо второй вариант, если нет возможности выбрать исполнителя, подберите тип взаимодействия для выполнения поставленной задачи, исходя из его готовности:

Отсюда же последует выбор и реализация адекватного способа контроля: предварительный, текущий или промежуточный, итоговый и/или спонтанный.

Если мы не говорим о форс-мажорных обстоятельствах формата «нет времени объяснять, действуй следующим образом…», люди хотят видеть смысл своей деятельности. Когда в прямой коммуникации им не объясняют значение происходящего, люди склонны домысливать на основе своих предубеждений, ожиданий, страхов, ограничений, предыдущего опыта. Естественно, действовать они будут, учитывая своими домыслы — пусть и не подтверждённые — выбирая лучший вариант из возможных.

Чтобы снизить число ошибок, обрисуйте контекст для исполнения задачи, потом перейдите к «как», и только затем скажите: «Что» нужно сделать.

Плюс, периодически по ходу выполнения появляются новые вводные, которые заранее не были учтены. Владея пониманием ситуации на уровне «Почему и Как», у сотрудника интуитивно будет больше возможностей найти подходящий вариант действий.

Ясность постановки задачи с Вашей стороны, создаст основу, но не гарантию, для чёткого понимания со стороны исполнителя. Соответственно, ошибки, которые можно было бы отнести к барьерам коммуникации из-за субъективной интерпретации сказанного будут сведены к минимуму.

Шаг тесно связанный с предыдущим. Поставили задачу, обязательно спросите, как понял её Ваш член команды. Задайте открытый вопрос, ожидая развернутый ответ.

Здесь важно удержать баланс и «не повесить всех обезьян на себя», с одной стороны; с другой — быть «на связи» и помогать там, где это действительно критично.

Сотрудники находятся на том уровне профессионального развития, на котором они находятся. Если бы они сами за собой видели все ошибки, их развитие шло семимильными шагами.

Ещё возможен случай, когда сотрудник не считает ошибкой то, что считаете Вы. Он даже не придаёт этому значение и не выделяет, как материал для анализа и внесения изменений. Поэтому, если в вашем представлении, как руководителя, что-то пошло не так, дайте сотрудникам об этом узнать непосредственно от Вас.

Есть ещё такая особенность — «когда человек находится в системе, он замечает не все состояния и изменения системы», чтобы их увидеть и осознать нужен «другой».

Тут всё очевидно. Создайте атмосферу для обмена результативными стратегиями поведения. Наращивайте «багаж» возможных вариантов решения заранее. Лучшие практики — обоюдно выгодное мероприятие. Те, кто делятся успешными кейсами — проговаривают ещё раз свой настрой, последовательность действий, логику рассуждений — тем самым, закрепляя для себя позитивный опыт. Те, кто слушают — даже если не запомнят ситуацию в деталях, будут помнить общую фабулу задачи и того, к кому можно обратиться за рекомендацией.

Порой случается так, что «ошибки» выясняются случайно, в ходе совершенно другого обсуждения.

Оцените загрузку и рабочий график сотрудников. Банальное переутомление приводит к росту числа ошибок. Перегрузка физическая, эмоциональная, интеллектуальная приводит к снижению критичности восприятия, что увеличивает риск совершения ошибок.

Подключите правое полушарие мозга у членов команды. Кто-то поймёт линейные объяснения, кто-то через образы. В большинстве своём буквальная и метафоричная информация дополняют друг друга, дают больше ясности и как результат, нивелируют ошибки понимания.

Ошибки — неизбежная составляющая рабочего процесса. При этом, для большинства людей ошибки не являются преднамеренными. Однажды каждый из нас совершал ту или иную ошибку. Опытные менеджеры знают об этом и используют как зоны для развития. Что настораживает, так это когда одни и те же ошибки случаются часто. С применением представленных в статье способов, их станет значительно меньше!