Как понять, что ваш бизнес пора автоматизировать
Мало кто из предпринимателей на старте думает об автоматизации бизнес-процессов. И зря. Бывает, что компания растет, количество клиентов увеличивается, а прибыль остается прежней. Или появляются недостачи, потери. Тогда уже собственник понимает: что-то идёт не так. Начинает искать решение.
Автоматизация бизнес-процессов — это применение специализированных программ для облегчения рутинных операций. Сотрудники получат больше времени для работы с клиентами и выполнения творческих задач. Вы — возможность для аналитики и принятия объективных решений.
Когда точно пора автоматизировать бизнес
Я убеждена: как можно раньше. Покажу на примере 7 историй наших клиентов, когда промедление может дорого обойтись. Некоторые имена и сферы деятельности изменила.
История 1. Компания Евгения выросла, и предприниматель понял, что сам уже не может контролировать все процессы. Начал искать управляющего. Сотрудник нашёлся быстро, работал хорошо. Нареканий у собственника не было, пока Евгений не обнаружил большую недостачу. Оказалось, часть денег не доходила до кассы.
В компании длинный цикл сделки — до полугода, предусмотрена рассрочка. Одни клиенты оплачивали картой, другие — наличными. С первыми всё просто: собственник мог отследить, сколько денег и от кого поступило на расчетный счет. Можно и не вести учет сделок. Со вторым типом клиентов нужно было внимательно учитывать оплаты, фиксировать даты, чего в компании Евгения и не делали. Этим-то упущением и воспользовался предприимчивый управляющий.
За полгода может произойти многое: сменятся сотрудники, клиент откажется от сделки. Важно точно знать, в какие дни и сколько денег получила компания.
К сожалению, люди бывают разные. Человек, которому вы доверяете, может обмануть. Как только понимаете, что вашей компании нужен управленец, приступайте к выбору учетной системы. Если не сделали этого раньше. Когда вы открываете доступ кому-то из сотрудников к финансовой информации, вы должны также иметь возможность контролировать ее.
История 2. Наталья занимается оптовой продажей канцелярских товаров со склада. Долгое время предприниматель всё делала сама: общалась с клиентами, вела учёт в Excel, рассчитывала цены, фиксировала остатки. Со временем поняла, если не найдёт помощника, её бизнес никогда не вырастет. Так в компании появился первый продавец.
Пока Наталья вносила в Excel данные сама, всё было нормально. Когда же их стало двое, начали возникать ошибки. Они накапливались как снежный ком. Чтобы избежать этого, важно видеть, кто, когда и какие изменения внес. В Excel это сделать практически невозможно. В 1С — очень легко.
На каждый ввод и удаление данных учетная система создает документ. У него есть ответственный, дата и время проведения. По ним можно отследить все изменения. Даже если ошибки появятся, вы легко найдёте, кто и когда их совершил.
История 3. Компания Антона никак не могла выйти из кассовых разрывов. Только закрывали один, как вскоре появлялся новый. Такое случается, и это нормально. Если вы можете устранить ситуацию за один-два месяца, это не критично для бизнеса. Больше — уже тянет за собой определённые проблемы.
Предприниматель же никак не мог понять, почему в нужный момент в его компании всегда не хватает средств. Кассовый разрыв всегда связан с дебиторской задолженностью. Важно знать, какую сумму вы «можете себе позволить». Это зависит от многих показателей, но для расчёта нужны все цифры бизнеса. Быстро их «вытащить» из Excel не получится. Только специализированная программа даёт вам такую возможность.
Антон же нашел ответ в 1С. Он проанализировал движение денежных средств и понял, что самый прибыльный месяц для него — декабрь. Компания активно работает с бюджетниками, а они полностью закрывают долги в конце года. Предприниматель проанализировал расходы и решил отказаться от нецелесообразно больших трат на корпоратив. Полученные деньги Антон положил на депозит, чтобы летом, когда поступлений практически нет, было из чего выплачивать зарплату и аренду.
История 4. Компания Олега производит изделия из древесины. Начинали с трёх позиций. Для их учёта было достаточно Excel. Со временем возрастали объемы, появлялись новые товары. Таблица становилась сложнее и больше. Только на ее загрузку стало уходить несколько минут. Изменения сохранялись еще дольше. А найти какую-либо информацию было практически невозможно.
Олег, как и многие предприниматели, откладывал автоматизацию учёта. Пока однажды не увидел, как в его бизнесе теряется прибыль. Он обратил внимание, что менеджер, не дождавшись, пока загрузится Excel, записал заявку клиента на листочек. Собственник решил проверить, что будет с этими данными дальше. На следующий день уточнил у сотрудника. Оказалось, информация о заказе так и осталась на клочке бумаги.
Сотрудникам стало неудобно работать с огромной, постоянно зависающей таблицей. Из-за этого они вели записи на том, что попалось под руку. Это открытие окончательно убедило предпринимателя, что дальше пользоваться Excel уже нельзя.
Производство — это не только работа с клиентами, но и расчет себестоимости и маржинальности, отслеживание этапов. Хранить всё это в таблице, как показывает пример Олега, сложно и рискованно.
История 5. Арсений занимается поставкой станков. Техника огромная и дорогая. Приходит на склад, затем доставляется покупателю. В нашу компанию предприниматель обратился после того, как потерял станок за 4 млн. Физически он, конечно, где-то был. Но, где именно — продан, в доставке или ещё не прибыл — никто не знал. Если у вас есть складской учёт, то автоматизировать его обязательно. Иначе вы тоже рискуете потерять свой «станок».
История 6. Компания Артёма занимается ремонтом, обслуживанием и поверкой медицинского оборудования различных типов и классов. В штате трудятся 70 мастеров, каждый из которых получает от 1 до 5 заявок в смену.
Ежедневно технический директор вывешивал на общую доску листы с задачами и фамилией исполнителя. Специалисты выбирали свои, ехали с этим бланком к заказчику, а вечером заполняли и передавали техническому директору. Руководитель вручную переносил цифры в программу, рассчитывал стоимость выполненных работ и оплату труда мастера. При таком подходе скапливались большие стопки бумаг, иногда листы с заданиями терялись, специалисты брали не свои задачи. Но самое страшное — появлялись ошибки в расчётах.
Если у вас большой штат сотрудников, то в какой-то момент вы можете «закопаться в бумажках». Речь не только о листах с заданиями, как в компании Артема, но и большом количестве договоров, заявлений, справок. Автоматизация помогает перенести такую коммуникацию в онлайн и уменьшить количество бумажных документов.
История 7. Екатерина создавала счета и акты поставщикам и клиентам в Excel. Всё съезжало, путалось. Нельзя было отметить, что приняли, а что вернули. Пока фирма была небольшая, собственник ещё могла запомнить информацию о каждом документе. С ростом компании это становилось всё сложнее.
Путь Екатерины к автоматизации начался с 1С:Бухгалтерии Базовой — чтобы формировать и распечатывать счета. Вскоре предприниматель поняла: можно не тратить время и бумагу, а отправлять документы через электронные каналы связи. Позже автоматизировала и управленческий учет.
Когда можно обойтись без автоматизации
Часто говорят, что автоматизировать бизнес-процессы нужно с определённой величины оборота. Мне такой подход не близок. Всегда важно учитывать особенности конкретной компании. Например, компания могла продать всего 2 элитные квартиры за год. Оборот огромный, а в штате только 1 сотрудник. В этом случае вполне хватит Excel-таблицы.
Повременить можно, если у вас небольшая компания с маленьким ассортиментом Вы сами ведете учет, а всех своих клиентов знаете в лицо. Как только в этой схема что-нибудь меняется — например, появляется склад или добавляется большое число позиций — пора задуматься о приобретении учетной системы.
Как правильно автоматизировать бизнес-процессы
Нужно выполнить несколько шагов.
Определить цель. Прежде всего, собственник должен понимать, к какому результату он хочет прийти и как видит развитие своей компании через несколько лет. Если сегодня у вас один магазин, а завтра вы планируете открывать производство, лучше сразу подготовьтесь к изменениям. Вы можете установить программу для автоматизации торговой точки, а потом ещё одну, настроить обмен между ними. Или сразу выбрать ту, которая в перспективе закроет все задачи. Зачастую такой подход оказывается выгоднее.
Прописать бизнес-процессы. Иногда нужно настроить их до внедрения учетной системы. Когда вы автоматизируете хаос, вы получаете автоматизированный хаос. В этом случае установка программного обеспечения может даже навредить. Чтобы такого не был, важно заранее прописать все бизнес-процессы, определить ответственных.
Подобрать интегратора. Как бы банально это ни звучало, нужно найти ту, компанию, которая подходит именно вам. Не всегда ключевым критерием должна быть стоимость услуг. Обращайте внимание на компетенции, опыт в вашей области, наличие сотрудников, способных справиться с задачей.
Не экономить на обучении. После того, как вы внедрили систему учёта, позаботьтесь о том, чтобы все сотрудники смогли в ней работать. Чем быстрее и качественнее они разберутся, тем скорее вы увидите результат. Я рекомендую не надеяться на видео из интернета или ждать, что работники сами справятся. Попросите компанию, которая настраивала вам систему, обучить ваших сотрудников. Мы, например, не только предоставляем такую услугу, но и отвечаем на возникающие вопросы уже после завершения проекта в рамках сопровождения.
Вместо выводов
Автоматизация бизнес-процессов — это выход вашей компании на новый уровень. Вы сможете лучше видеть, что в ней происходит, анализировать данные и принимать на их основе решения. Когда бизнес «как на ладони», не остается возможности у нечестных сотрудников что-то припрятать или украсть. Риск ошибок сводится к минимуму, а скорость выполнения операций возрастает.
А как вы относитесь к автоматизации бизнес-процессов? Поделитесь своим опытом, как вы к этому пришли, с какими сложностями столкнулись