Как мы помогли собственнику сократить количество встреч в 2 раза без потери эффективности
«Полмиллиона рублей в месяц мы просто «сливали» на бесконечные совещания!» — с такой болью в голосе обратился к нам владелец крупной проектной компании. Оборот в полтора миллиарда рублей в год не спасал от хаоса, съедавшего время и деньги.
Я, Николай Емельяненко, директор по продукту INVO Group. Мы — входим в топ-5* интеграторов CRM Битрикс24. Наша команда помогает оптимизировать процессы и выстроить эффективную работу с помощью технологической платформы Битрикс24.
После внедрения комплексной системы управления на базе Битрикс24 в крупной инжиниринговой компании в городе Воронеж, спустя всего три месяца я встретился с собственником, чтобы узнать о первых результатах. Клиент уже 10 лет занимается разработкой инженерных систем для предприятий промышленного сектора. В штате более 150 специалистов. Проектное строительство на объектах ведут от первых чертежей до финального запуска. Сроки всегда разные — от пары месяцев до нескольких лет, в зависимости от масштаба. Оборот компании клиента в 2023 году составил 1,5 миллиарда рублей.
О том, как нам удалось сократить количество бесконечных совещаний и освободить время генерального директора для решения действительно важных задач, я расскажу далее.
Шаг 1. Диагностика ситуации: «как есть сейчас»
«Четыре часа впустую! Мы с ключевыми менеджерами просидели на совещании целый рабочий день, — сокрушался владелец компании. — А ведь у каждого зарплата топ-уровня! Одно такое собрание обходится нам в 50 тысяч рублей». А подобных совещаний в месяц набиралось не меньше десятка.
Стало очевидно: компания утопает в рутине. Собственник, помимо стратегических вопросов, вынужден был лично контролировать каждый шаг и выполнять функции прораба. Стремясь к порядку и автоматизации, он обратился за помощью к нам.
Затянутые совещания были лишь верхушкой айсберга. Наши бизнес-аналитики провели глубокий аудит и выяснили истинные причины неэффективности.
Вот что мы обнаружили:
- Собственник — ключевое звено: обладая уникальной технической экспертизой, он был вынужден лично участвовать во всех важных проектах. Его график был забит до отказа, сотрудники неделями ждали возможности попасть к нему на совещание.
- Хаос в Excel-таблицах: проекты велись в разрозненных файлах, информация постоянно терялась, сотрудники забывали вносить изменения. Единого информационного пространства не существовало.
- Ручное управление: топ-менеджеры были вынуждены лично контролировать все проекты, хотя у каждого из них были ответственные руководители. Еженедельные планерки превращались в многочасовые марафоны.
Нашли причину: личное участие собственника. Мы отрисовали модель as is. то есть как есть сейчас. Проанализировав бизнес-процессы, поняли, что корень зла не в самих совещаниях, а в том, что им предшествует. А именно: неэффективное управление проектами. Это отнимало уйму времени и сил.
Вот показательный случай. Компания получает заявку на участие в тендере от постоянного клиента. Казалось бы, рутинная задача. Менеджер обращается в производственный отдел за расчетами для коммерческого предложения. И тут что-то пошло не так. Информация потерялась, про задачу забыли, производственный отдел загружен, никто ничего не знает. В результате клиент лично звонит собственнику с вопросом: «Где коммерческое предложение? Через два часа заканчивается прием заявок!».
И понеслось: собственник пытается связаться с менеджером, тот — на встрече, в производственном отделе не могут найти информацию... В итоге КП отправляют в последний момент, собственник тратит несколько часов на решение проблемы, которая в принципе не должна была возникнуть.
Шаг 2. Автоматизировали задачу на разработку коммерческого предложения
Оказалось, что ручной контроль от собственника и не нужен. Мы автоматизировали для клиента постановку задач в CRM на разработку КП, оно включает в себя сложные расчёты. Ниже схема, которое описывает только маленький кусочек процесса контроля задачи в Битрикс24. Если производственный отдел задержит выполнение, система моментально сообщит об этом менеджеру: задача «загорится» красным как у ответственного, так и у постановщика. Продажник тут же свяжется с коллегами и проконтролирует соблюдение сроков. Пропустить дедлайн не получится.
Более того, даже если менеджер по продажам заболеет, уйдет в отпуск или просто забудет про задачу, система не даст ей потеряться. Руководитель отдела продаж увидит просрочку и примет меры. Никаких авралов и бесконечных напоминаний от собственника!
Шаг 3. Разработали воронку подготовки коммерческих предложений для отдела продаж
Результат: без участия топ-менеджера коммерческие предложения теперь готовятся не 3 недели, а всего 1.
В прошлом: необходимость ежедневного контроля от собственника, бесконечная переписка, затянувшиеся согласования, поиски руководителей для подписи. Менеджеры по продажам превращались в «голубей почты», а КП утверждалось неделями.
Сейчас: все коммерческие предложения обрабатываются в онлайн-воронке продаж. Быстро, четко, прозрачно.
На расчеты для КП у менеджера производства есть всего 2 рабочих дня. Система не даст ему забыть о сроках: при приближении дедлайна задача подсветится, а в случае просрочки — «загорится» красным и продублируется уведомлением.
Менеджер по продажам:
- Создает КП в системе и направляет его на согласование.
- Отслеживает статус КП в режиме реального времени.
- Больше не нуждается в том, чтобы лично бегать за согласованиями.
Менеджер производства:
- Получает задачу на расчеты с четким дедлайном (2 рабочих дня).
- Система автоматически напоминает о сроках.
Руководитель отдела продаж:
- Контролирует сроки подготовки КП всей командой.
- Получает инструменты для повышения эффективности отдела.
Начальник производства визирует КП в системе.
Собственник, он же генеральный директор:
- Получает на согласование только крупные КП, от 1 миллиона рублей.
- Утверждает документы в два клика. Нажимает кнопку «Принять работу» или же отправляет на доработку.
Автоматизация согласований поначалу вызвала сопротивление у собственника. Он опасался, что система превратит этот процесс в «узкое горлышко», завалив его мелкими договорами. Ведь его время — на вес золота! Его интересовали только стратегически важные сделки, минимум от миллиона рублей.
Мы нашли элегантное решение: теперь на согласование генеральному директору поступают только крупные контракты от 1 млн. рублей. Менее значимые документы система автоматически продвигает сделку дальше по воронке. В компании действует двухуровневая система согласования. В задаче сначала КП визирует начальник производства, а затем генеральный директор ставит финальную резолюцию, нажав финальную кнопку.
Шаг 4. Настроили дашборд для руководителя
Результат: собственник получил инструмент для оперативного контроля сроков подготовки КП, что напрямую положительно сказывается на выручке компании.
В прошлом: сроки подготовки КП никем не контролировались, только собственником в авральном режиме. Клиенты нервничали, звонили с напоминаниями, а порой и уходили к конкурентам.
Сейчас: динамический дашборд позволяет генеральному директору в любой момент оценить скорость работы с коммерческими предложениями. Сотрудники знают, что этапы подготовки КП теперь как на ладони и филонить не получится.
Дашборд предоставляет генеральному директору исчерпывающую информацию о работе отдела продаж:
- Как быстро менеджеры берут в работу новые заявки.
- Распределение нагрузки у менеджеров, у кого сейчас много задач, а кто может взять дополнительный объем.
- Сколько времени в среднем уходит на подготовку коммерческих предложений.
Внедрение системы управления на базе CRM для клиента заняло полтора месяца. Мы действовали поэтапно: сначала настроили необходимый функционал, это заняло месяц. В течение двух недель провели обучение, протестировали настройки совместно с сотрудниками компании. Затем, получив обратную связь от заказчика, постепенно расширяли возможности автоматизации и вносили необходимые коррективы. Такой подход позволяет нам добиться максимальной гибкости и гладкой адаптации под индивидуальные потребности каждого бизнеса».
Результаты
Встречи больше не съедают все рабочее время собственника, он же генеральный директор. После внедрения системы количество совещаний в календаре генерального директора сократилось вдвое.
Вместе с руководителем компании мы сравнили его рабочий график до и после внедрения системы — и результат говорит сам за себя.
Главное достижение внедрения CRM-системы — управление проектами происходит без личного контроля собственника.
Больше не нужно участвовать в многочасовых совещаниях
Вся информация доступна в режиме реального времени в несколько кликов. Это помогает оперативно оценить ситуацию и принять решение, не отвлекая всю команду и не отвлекаясь самому.
Совещания стали проходить гораздо быстрее, ведь теперь руководитель может отслеживать ход работы над проектами в режиме реального времени.
Время подготовки коммерческих предложений сократилось в 2-3 раза: 90% КП теперь готовятся всего за неделю благодаря автоматизации и контролю сроков.
Компания перестала терять клиентов из-за затянувшейся подготовки коммерческих предложений.
Самое главное: внедрение системы позволило собственнику компании делегировать операционные задачи руководителям проектов, предоставив им удобный и эффективный инструмент управления. Теперь он может не вникать в рутину, а сосредоточиться на стратегических вопросах, контролируя общую картину и оперативно подключаясь к решению возникающих затруднений.
У собственника появилось время на стратегию, планирование, развитие новых направлений. Вся информация по проектам есть, он может делегировать задачи и контролировать их выполнение в режиме реального времени. Конечно, переход на новую систему — это всегда вызов, но уже сейчас есть результаты.
С какими проблемами в управлении проектами сталкиваетесь вы?