В России больше 50% компаний работают в удалённом формате, и часть коллег находится в разных городах и странах. Возникает вопрос: как сплотить команду, если люди видятся редко?
Тимбилдинг здесь — не просто развлечение, а важный инструмент коммуникации. Он помогает выстроить доверие между коллегами, создать общие воспоминания и почувствовать себя единым целым с командой.
Но как объединить удалённую команду? В 2022 году Minervasoft искала такое решение. Собрать всех вместе было невозможно, и мы придумали необычный формат. Расскажу, как получилось провести встречу, где каждый сотрудник мог участвовать в мероприятии наравне со всеми коллегами, даже если находился за тысячи километров.
Когда стандартные форматы не работают, нужен разрыв шаблона
Первое гибридное мероприятие я провёл ещё в 2016 году, когда работал в дочерней компании «Ростелекома». Идея была в том, чтобы объединить людей из шестнадцати площадок контактного центра в разных городах России.
Мы поняли, что проводить отдельные корпоративы для каждого офиса не имело смысла. При этом хотелось создать ощущение, что мы — одна большая команда несмотря на расстояния и разные локации. Так родилась идея общего праздника.
Мы устроили онлайн-трансляцию и организовали мероприятия на местах. В главном офисе создали небольшую съёмочную студию и пригласили ведущих. Каждая площадка заранее сняла видеопоздравление. Это были пародии на известные телешоу, в которых коллеги с юмором показали повседневную работу. Так ребята из разных центров узнали друг друга получше, и получился уютный праздник, который сблизил людей и зарядил позитивом.
В 2022 году этот опыт пригодился в Minervasoft. В компании работало 40 человек из разных точек мира. Мы хотели собрать всю команду, но встретиться вживую не получалось — дорога до любой локации для кого-то обязательно была неудобной, долгой или дорогой. Тимбилдинг в онлайне тоже не подходил. Такие мероприятия редко создают командный дух: кто-то сидит без камеры, другие молчат и скучают. Мы решили повторить гибридный формат, но добавить больше интерактива и технологий.
Подружили креатив и ресурсы компании
Половина коллег находилась в России, поэтому очную часть решили провести в Москве. Времени было мало, а рук не хватало. Сначала подготовкой занимались сотрудники, которые отвечают за корпоративную культуру, но для такого сложного мероприятия мы привлекли подрядчиков. Так появились три команды: одна — для трансляции, другая — для организации встречи, третья — для создания контента.
Мы написали сценарий и придумали игры, которые вовлекали бы всех участников. Особое внимание уделили тому, чтобы коллеги в онлайне ощущали себя частью общего процесса. Тогда подобных мероприятий ещё никто не проводил, по крайней мере, мы не нашли похожих кейсов у других компаний. Поэтому, как первопроходцы, столкнулись с трудностями.
Во-первых, технические ограничения. Мы хотели использовать роботов, чтобы участники на удалёнке могли свободно двигаться по площадке и общаться с коллегами. Ещё думали добавить дополненную реальность, чтобы люди ходили в AR-очках, а онлайн-сотрудники могли «присутствовать» рядом. Ни то, ни другое не получилось воплотить — подходящего оборудования тогда просто не было.
Во-вторых, на подготовку было всего два месяца, поэтому некоторые задумки остались на бумаге. Например, мы хотели разработать софт для управления светом, музыкой и спецэффектами удалённо, но не успели.
Играли, общались и вместе строили планы
Коллеги собрались в Москве, а онлайн-участники подключились через Discord.
Для каждого удалённого сотрудника был свой планшет, на который мы надели забавные чехлы с ручками — так их было удобнее держать и перемещать по локации. Ребята на месте выбирали себе «партнёра», украшали планшет и общались с коллегами. А коллеги на удалёнке управляли процессом: заказывали музыку и напитки.
Казалось, что все участники находятся вместе, как будто мы были рядом несмотря на расстояние
Формат напоминал быстрые свидания. Я тоже подключился удалённо и ощутил, как это — когда тебя буквально передают из рук в руки.
На мероприятии одновременно выступали как онлайн-спикеры, так и те, кто находился на месте. Получилась гибридная презентация, где мы обсуждали настоящее и будущее компании, делились планами и результатами работы.
Потом устроили общие игры и конкурсы. Например, завязывали глаза тем, кто был на площадке, а коллеги, подключённые через видеосвязь, управляли их действиями: подсказывали, куда идти и что делать. Ещё играли в Xbox, футбол и настольные игры.
Был ещё один формат активностей. Онлайн-участники могли выиграть карточки с действиями — например, обнять, накормить, сказать что-то приятное. Помощники на площадке получали эти задания в чате и выполняли их. Напоминало тамагочи, только вместо виртуального питомца был настоящий коллега.
Мероприятие назвали No Borders. Оно отражает не только суть ивента, но и философию компании: для нас не существует границ, мы всегда можем реализовать задуманное, даже если путь сложный и нестандартный.
Вывод: помогает сплотить коллектив, но требует тщательной подготовки
Подготовить и провести всё было непросто, но в гибридном формате мы нашли больше плюсов, чем минусов.
Вот, что нам понравилось:
- Гибридный корпоратив помогает объединить и сплотить команду, когда собрать всех в одном месте просто невозможно.
- Экономия бюджета. В нашем случае, с сотрудниками из разных стран, полноценный офлайн-ивент стоил бы в четыре раза дороже. Половина бюджета гибридного формата ушла на трансляцию и аренду техники. Полный офлайн потребовал бы не только затраты на дорогу, но и рабочие часы, пока все добираются туда и обратно.
- Онлайн-мероприятия, конечно, дешевле всего, но как объединить команду, если участники не могут пообщаться лично? Если цель — сплотить людей, но встретиться вживую невозможно, гибридный формат — оптимальное решение.
Но есть и минусы — важно постоянно придумывать разные активности, иначе ребята на удалёнке начнут скучать и выключаться из процесса.
В офлайне всегда можно пообщаться, обсудить успехи, обменяться идеями или поиграть в настольные игры. Даже если мероприятие организовано неидеально, живое общение всё компенсирует. В онлайне это не работает. Мы прописали сценарий, организовали активные и онлайн-игры, но всё равно приходилось быть начеку. Когда на площадке коллеги вовсю веселились, в онлайне было важно удерживать интерес участников.
Поэтому гибридные мероприятия лучше проводить для команд до 120 человек. Большим компаниям такие ивенты, скорее всего, не подойдут: будет сложно удержать внимание людей.
Накормить, подарить подарки, улучшить интерактив
Хотя мероприятие прошло отлично и все остались довольны, есть несколько моментов, которые мы хотим улучшить в следующий раз:
- Организовать питание и напитки для удалённых сотрудников.
- Заранее отправить им подарки и фирменный мерч компании.
- Использовать инструменты дополненной реальности, чтобы усилить эффект присутствия для участников в онлайне.
- Продумать технические моменты. Например, мы поняли, что стоило заказать наушники, потому что звук часто перемешивался, и люди по ту сторону экрана и в помещении не слышали друг друга.
- Проработать механику игр, чтобы дистанционные сотрудники были больше вовлечены в процесс.
Думаем, эти изменения помогут сделать следующее мероприятие более комфортным для всех коллег, независимо от того, участвуют они вживую или онлайн.
Советы из книг: как продвигать продукт и растить продажи
Да, мы как-то организовывали интернет-радио по заявкам на гендерные праздники, когда лично можно было прийти в радиорубку (располагалась в одной из переговорок), а часть коллег удаленных общались и заказывали музыку и поздравления в общем чате активности. Получилось такое выездное радио и сотрудникам так понравилось, что после 23.02, попросили повторить 08.03 :)