Как организовать корпоратив, который понравится сотрудникам

Корпоративы помогают сотрудникам отдохнуть, сплотиться и познакомиться поближе. Но чтобы праздник оставил приятные впечатления, нужно ответственно подойти к подготовке. Обычно организация корпоратива — целый квест: надо выбрать формат, найти площадку, подготовить праздничную программу.

Если нет времени и возможности самим подготовить праздник, можно обратиться к сторонним подрядчикам, например ивент-агентствам или тематическим компаниям.

Ивент-агентства. Это компании, которые проводят мероприятия под ключ: находят ведущего, площадку, придумывают программу вечера. Заказчику нужно только поделиться пожеланиями к программе праздника, уточнить количество человек и обозначить бюджет.

Тематические компании. Если не хотите сами думать над программой корпоратива, можно обратиться в тематические компании, например к организаторам интеллектуальных игр. Они проводят командные викторины вроде «Квиз, плиз!» или «Мозгобойни», где команды в течение нескольких раундов отвечают на вопросы и соревнуются, кто ответит правильно и наберет больше всех баллов.

Организаторы таких викторин часто предлагают владельцам бизнеса провести игру в формате корпоратива. За фиксированную цену они позаботятся о помещении, ведущем и программе. Например, в «Квиз, плиз!» корпоратив для команды на 20—50 человек стоит от 35 000 ₽. Еду, напитки и аренду помещения нужно оплачивать отдельно.

Как выбрать организатора. Вот несколько советов, на что обратить внимание при выборе агентства или тематической компании:

• Рекомендации знакомых. Расспросите друзей или коллег, возможно, кто-то из них уже обращался в ивент-агентство и может вам порекомендовать его.
• Отзывы. Почитайте отзывы о компании в интернете. Например, их могут оставлять на картах вроде 2ГИС. Обратите внимание на негативные отзывы: что не устраивало клиентов и почему они поставили одну или две звезды.
• Портфолио. Попросите агентство или тематическую компанию показать фото или видео с мероприятий, которые они организовывали. Расспросите, как проходили события, что было интересного, и узнайте, какие варианты они могут предложить для вашей команды.

У подготовки мероприятия специализированным подрядчиком есть плюсы и минусы. Собрали их в таблицу.

Если не хотите делегировать организацию мероприятия специализированным компаниям, можно взять это на себя. Составили пошаговый план, как подготовить офлайн-корпоратив.

Разберем каждый шаг подробно.

• познакомиться, если коллектив новый, вся команда работает удаленно или когда сотрудников в компании много, поэтому коллеги из разных отделов незнакомы между собой;
• просто отдохнуть, если хотите разрядить обстановку в коллективе, выдохнуть после сложных проектов, зарядиться на новые задачи или неформально провести время с коллегами;
• сплотиться, если планируете реализовывать крупный проект, где важна командная работа, или хотите повысить мотивацию.

При выборе цели можно ориентироваться на бизнес-планы компании. Разберем на примере бизнеса нашего эксперта.

В компании «Коперник» есть стратегическая задача на год: выйти на определенный оборот — 100 млн рублей — по всем направлениям компании. Чтобы ее достичь, ивент-отдел должен провести за год четыре крупных мероприятия с бюджетом свыше 10 млн рублей за каждое мероприятие.

Задача сложная, реализовать ее получится, только если команда будет заряжена и полна сил. Поэтому несколько раз в год руководитель организовывает корпоратив. Неформальные вечеринки с командой помогают поддерживать позитивную атмосферу в коллективе и наполняют мотивацией перед запуском новых проектов.

Основная цель таких корпоративов — отдохнуть, сплотиться и зарядиться. Например, несколько лет назад команда отправилась на совместный мастер-класс по лепке хинкали. В этом году они поедут отдыхать на яхте.

Когда определитесь с целью, нужно узнать интересы коллектива. В дальнейшем это поможет выбрать формат мероприятия.

Чтобы точнее попасть в формат мероприятия, организатору нужно узнать интересы и увлечения коллектива и учесть особенности команды.

Интересы сотрудников. Придумать удачную идею для мероприятия помогут предпочтения сотрудников. В небольших командах, например из 10—15 человек, руководитель или сотрудник-организатор хорошо знаком с коллективом. Например, он понимает, что вечеринка в модном молодежном баре не понравится коллегам, а вот спокойную вылазку на природу с шашлыками большинство оценит позитивно.

В крупных компаниях узнать интересы сотрудников сложнее: если подразделений много, люди часто незнакомы между собой. В этом случае можно обратиться за помощью к руководителям отделов — они расскажут о предпочтениях сотрудников.

В новых компаниях, где команда только сформировалась, скорее всего, будет сложно уловить настроение сотрудников и узнать их интересы. Но вариант все же есть — о нем расскажем в следующем разделе.

Особенности коллектива. Например, если вся команда работает удаленно, можно предложить им онлайн-корпоратив. Если у большей части сотрудников есть дети, можно предложить им совместное мероприятие, где задействуют родителей с детьми.

Теперь можно выбрать формат мероприятия. При выборе советуем отталкиваться от цели и опираться на настроение в коллективе.

Отталкиваться от цели. Например, если цель — познакомиться между отделами, в программу праздника можно добавить игры на знакомство или состязания, где команды будут состоять из сотрудников разных отделов. Для подобных интерактивов лучше всего подойдут, например, командные соревнования, банкет с ведущим в ресторане или пикник на открытой площадке за городом.

Собрали в таблице идеи для корпоративов под разные цели.

Опираться на настроение в коллективе. Например, коллектив молодой и любит вечеринки, а цель корпоратива — просто отдохнуть. Тогда можно устроить мероприятие в модном заведении с танцами и веселыми конкурсами.

Если идей для формата мероприятия нет, можно спросить у коллег. Например, провести анонимный опрос и попросить поделиться идеями для корпоратива. Это поможет сделать общий срез и выбрать формат, который понравится большинству.

Если и после анкетирования не получилось найти точки соприкосновения и определиться с форматом, эксперт советует остановиться на классическом варианте для вечеринки. Например, летом организовать корпоратив на свежем воздухе в формате пикника за городом, зимой — банкет в ресторане.

Такой способ подойдет и для нового коллектива, где коллеги пока не знают интересов и предпочтений друг друга.

Обычно корпоративы — добровольное мероприятие, их сотрудники посещают по собственному желанию. Поэтому часто случается, что часть людей не захотят прийти. Если планируете привлечь на праздник как можно больше сотрудников, эксперт советует придумывать различную мотивацию. Например, проводить розыгрыши с подарками на мероприятии и заранее о них сообщать.

Перед тем как закупать продукты или заказывать меню в заведении, уточните предпочтения коллег в еде. Среди сотрудников могут быть аллергики или люди с особым типом питания, например вегетарианцы. Тогда стоит подумать над индивидуальными блюдами, чтобы коллеги не остались голодными во время праздника.

Узнайте, какой алкоголь пьют коллеги. Например, могут быть те, кто предпочитает только крепкую выпивку, и те, кто пьет только легкие алкогольные напитки или не пьет алкоголь вообще.

Чтобы было проще собирать предпочтения, можно также сделать анонимную анкету, например в гугл-форме.

Можно самому посчитать, во сколько примерно обойдется праздник. Основные статьи расходов — на помещение, еду и напитки. Но могут быть и дополнительные, например на услуги диджея, фотографа, оформление зала, подарки коллегам.

В таблице рассчитали примерную стоимость корпоратива, если проводить его в столице и в регионе для компании из 50 человек. Взяли классический формат мероприятия — банкет в ресторане с ведущим.

Праздник может пойти не по плану, поэтому нужно заранее предусмотреть возможные риски и подготовиться к ним. Испортить впечатление может что угодно, но, по опыту экспертов нашей статьи, чаще всего организаторы сталкиваются:

• с плохой погодой;
• нехваткой мест;
• отсутствием аптечки.

Плохая погода. Если планируете проводить корпоратив на свежем воздухе, дождь может испортить ваши планы. Чтобы такого не случилось, советуем сразу найти площадку с шатром, где есть выход на природу или террасу. Под шатер можно переместиться, если начнется дождь.

Если в канун мероприятия синоптики обещают слабый дождь, а вы уже арендовали площадку без крытого помещения, можно закупить дождевики. Они помогут не промокнуть и переждать осадки.

Однажды Коперник организовывал корпоратив на открытом воздухе за городом. За несколько дней до мероприятия стало понятно, что погода во время праздника может испортиться. Но все уже спланировали, отменять арендендованную локацию было поздно.

Чтобы люди не промокли под дождем, организаторы заранее закупили каждому по дождевику. В тот день дождь так и не пошел, но план Б помог избавиться от лишних переживаний и возможных неприятностей.

Если прогноз обещает грозу, лучше перенести мероприятие или сменить формат с пикника на природе, например, на вечеринку в ресторане.

Нехватка мест. Напишите сотрудникам дедлайн, когда им нужно определиться, пойдут они на корпоратив или нет. Нужно знать конкретное количество человек до того, как будете бронировать площадку. Это поможет понять, сколько мест арендовать и какое количество блюд заказывать для банкета.

Можно заранее договориться с рестораном или площадкой и уточнить, можно ли будет дозаказать блюда и поставить больше стульев на случай, если кто-то из сотрудников все же решится посетить праздник за несколько дней до события.

Отсутствие аптечки. Возьмите с собой аптечку, чтобы оказать первую помощь. Например, если кому-то станет плохо. В аптечку нужно положить бинты, дезинфицирующие растворы, обезболивающее, таблетки от аллергии и «Полисорб».

План организации почти не отличается от офлайна, но некоторые нюансы все же есть. Например, в интернете тяжелее удерживать внимание сотрудников, а для мероприятия нужно придумать интересные интерактивы, чтобы никто не заскучал.

Составили краткий пошаговый план, который поможет подготовить онлайн-корпоратив:

• придумать программу;
• подумать над мотивацией;
• оповестить сотрудников о празднике;
• выбрать надежную платформу для связи;
• бонус: идеи для онлайн-интерактивов.

Расскажем подробнее про каждый шаг.

Придумать программу. Обычно онлайн-вечеринки состоят из двух частей:

• официальной — на ней руководители подводят итоги, рассказывают о планах компании и поздравляют команду;
• неформальной — в этой части начинаются различные интерактивы и игры.

На каждом корпоративе ключевая часть — неформальная. Задача организаторов — сделать ее интересной, чтобы никто не заскучал. Для этого нужно заранее подумать над играми и интерактивами. Можно собрать команду из сотрудников-энтузиастов и провести с ними мозговой штурм.

Когда будете разрабатывать программу, не забывайте про тайминг. На онлайн-корпоратив стоит закладывать не больше 1—1,5 часа. Этого времени хватит, чтобы успеть поздравить сотрудников и повеселиться. Долгие созвоны могут утомить коллег, от чего они станут менее вовлеченными.

Подумать над мотивацией. Чтобы больше людей подключились к звонку, нужно подумать над мотивацией. Как и на офлайн-корпоративе, привлекать сотрудников можно подарками. Советуем заранее анонсировать, что на корпоративе будут интерактивы и за участие в них можно получить призы.

Поскольку мероприятие удаленное, подарки лучше сделать цифровыми. Например, можно дарить участникам конкурса подписки на различные сервисы, сертификаты в интернет-магазины и маркетплейсы.

Рассказать сотрудникам о предстоящем празднике. Заранее оповестите сотрудников, что планируете провести мероприятие, например за две недели до праздника. О предстоящем событии можно написать сообщение в общий чат или разослать письма на почту, чтобы все коллеги успели заранее освободить вечер.

Что написать в письме:

• укажите точную дату и время онлайн-корпоратива;
• расскажите, что это не просто рабочий созвон, а полноценное мероприятие;
• поделитесь программой вечера, например расскажите, что на созвоне будет официальная часть, где выступит руководство, а потом — неформальное общение и веселье;
• напишите про подарки, чтобы у людей появилась дополнительная мотивация подключиться к звонку.

🎁 Бонус: идеи для удаленного корпоратива. Чтобы вам было проще составлять программу вечера, собрали идеи для удаленной вечерники.

Когда мероприятие закончится, обязательно соберите обратную связь, даже если встречались в онлайне. Это поможет в будущем учесть недочеты и лучше подготовиться к корпоративу. Опросить сотрудников можно с помощью анкеты. Но принимать каждое мнение всерьез не стоит. Берите на вооружение только конструктивную критику. Например, кто-то из сотрудников может пожаловаться, что на банкете не было вегетарианского меню, поэтому он весь вечер перекусывал только фруктовыми закусками. Это важное замечание, организатор не доглядел, поэтому нужно учесть этот пункт в следующий раз.

А вот если кто-то напишет, что диджей не включил его любимую песню, — это уже похоже на придирку. Такой комментарий можно пропустить: всем участникам корпоратива угодить не получится.

Обязательно делайте анкету анонимной, чтобы больше людей без переживаний могли выразить свое мнение. Собрать опросник можно с помощью гугл-формы.

1. Проще и дороже организовать корпоратив для сотрудников с ивент-агентством. Специалисты предложат концепцию праздника, подберут площадку и составят программу на вечер.
2. Чтобы организовать корпоративный отдых самостоятельно, нужно пройти пять этапов: обозначить цель, узнать интересы сотрудников, выбрать формат праздника, установить бюджет, подготовиться к возможным форс-мажорам.
3. Цели мероприятия зависит от бизнес-планов компании. Как правило, цели такие: просто отдохнуть, познакомиться или сплотиться.
4. Формат мероприятия зависит от того, какую цель вы ставите и какие предпочтения есть у большинства сотрудников.
5. Эксперт советует закладывать бюджет не менее 5000 ₽ на одного человека.
6. Чтобы праздник приятно запомнился участникам, нужно заранее подумать о рисках и подготовиться к ним: посчитать точное количество человек на корпоративе, проверить прогноз погоды и уточнить у сотрудников предпочтения в еде.
7. Соберите обратную связь, когда проведете мероприятие. Конструктивное мнение поможет в следующий раз допустить меньше ошибок при организации корпоратива.