Технология стандартного внедрения. Как перевести компанию на новое ПО без потерь

По данным исследования Ассоциации BPM-профессионалов, 74% крупных российских компаний активно занимаются проектами по автоматизации процессов. Дефицит кадров также стимулировал автоматизацию в сегменте малого и среднего бизнеса.

Но если часть компаний сегодня впервые внедряет специализированное ПО, наконец отказываясь от управления компанией в Excel, часть — заменяет привычные зарубежные продукты, которые ушли из России.

На TAdviser Summit 2024 глава Минцифры Максут Шадаев обозначил, что ведомство обсуждает введение дополнительного сбора за использование зарубежных цифровых решений. Это значит, что компании, которые до сих пор откладывали импортозамещение, в ближайшее время могут вынуждено столкнуться с внедрением нового ПО.

И тут их может ждать много неприятного — проблемы со сбором проектной команды, сложности с интеграцией нового решения в ИТ-ландшафт, перетраты бюджета. Справиться с этими проблемами и легче пережить процесс внедрения поможет ТСВ — технология стандартного внедрения ПО. В этой статье разберёмся, что это, для чего нужно и как её правильно использовать.

Технология стандартного внедрения (ТСВ) — это методология внедрения ПО, которая позволяет самым эффективным способом ввести это ПО в реальную работу компании и получить от экономическую выгоду. По сути, это база знаний, где описаны рекомендации по всем процессам — от сбора проектной команды до организации технической поддержки.

Обычно ТСВ используют в двух случаях:

Основная задача ТСВ — помочь внедрить новое ПО в компанию так, чтобы на это не ушло много времени и денег, проект довели до конца, а пользователи смогли успешно адаптироваться и работать в новой системе. Расскажу три истории из нашей практики, где ТСВ помогла достичь такого результата.

Нашу систему купило госпредприятие, которому нужно было автоматизировать ЭДО. Руководителем проекта со стороны клиента назначили сотрудника, который до этого управлял строительством детских садов, — он мог организовать процесс, но не разбирался в ИТ-специфике.

Здесь возникли новые сложности. Так как руководитель проекта уже погрузился в систему, он решил, что с поддержкой справится сам. Этап обучения пользователей тоже пропустили — сотрудник собирался взять это на себя.

Если бы почтовый ящик мог лопнуть от писем с вопросами, он бы это сделал. Адаптация людей без подробного обучения проходила сложнее, чем думал наш коллега. Тогда он снова обратился к ТСВ и организовал отдел поддержки: первую и вторую линию, типизацию и распределение запросов. Сейчас и сама система, и HelpDesk в ней работают стабильно.

История произошла в торгово-производственной компании с филиалами по всей стране. Клиент хотел автоматизировать КЭДО и кадровые процессы, чтобы оптимизировать временные и финансовые затраты на транспортировку документов и расходные материалы.

В роли руководителя проекта выступил функциональный заказчик — HR-директор. Следуя ТСВ, она собрала команду по прописанным рекомендациям и на роль аналитика выбрала своего заместителя по кадровым вопросам.

Позже она рассказала мне, что на тот момент уже устала от старой роли, но боялась двигаться в сторону IT-профессий. Внедрение нового ПО стало поводом изучить low-code и погрузиться в новую сферу. Сейчас она автоматизирует процессы для других отделов компании.

Эта история случилась с крупным международным ритейлером, чей IT-директор выбрал наше решение для автоматизации бэкофиса. В то время сеть активно росла, но открытие новых точек в торговых центрах затягивалось, а за аренду нужно было платить регулярно. Чтобы решить вопрос с простоем площадей, процесс открытия решили автоматизировать первым.

IT-отдел компании был полностью укомплектован, поэтому внедрение проходило легко. Но постоянно прилетали другие задачи, заказчики спорили о приоритетах и внедрение затягивалось.

Тогда директор воспользовался рекомендациями по планированию загрузки из ТСВ и распределил рабочее время специалистов по принципу квот. Каждому подразделению выделили часы, в рамках которых функциональные заказчики выделяли самые важные задачи. Эти задачи учитывались при планировании спринта. Новый формат работы всех устроил и внедрение довели до конца.

Открытие точек ускорили с четырёх до двух месяцев. Постепенно в системе настроили 50+ бизнес-процессов. В том числе интеграцию с самописной SRM-системой головного зарубежного офиса.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются компании — невозможность выделить человеческие и временные ресурсы только на проект внедрения. Нанимать специалистов со стороны дорого, нагружать свои кадры дополнительными задачами больно для бизнеса.

В новоиспеченной проектной команде тоже может появиться своя энтропия. Страшно осваивать новое решение, брать на себя большую ответственность, разбираться самому и учить других. Конечно, если работать с мотивацией и выстроить систему поддержки, можно вырастить сильных специалистов. Но и это возможно не во всех компаниях.

Чтобы поддержать вас, расскажу позитивный пример из своего опыта. В моей команде есть бизнес-аналитик Ирина. 15 лет назад она работала в отделе внутреннего контроля мясного холдинга — отвечала за регламенты по контролю качества и охране производства. Однажды холдинг купил нашу BPM-систему, и так как она строится, по сути, на регламентах, а лучше Иры в этом никто не разбирался, проект внедрения поручили ей.

Не имея никаких IT-навыков, она прошла обучение, освоила low-code конструктор и постепенно стала настраивать процессы сама. Через несколько лет Ира стала главным low-code специалистом холдинга, а потом и вовсе пришла работать к нам. Поэтому не отчаивайтесь раньше времени — пользуйтесь ТСВ и цифровизируйте свою работу. Всё получится. Удачного вам внедрения!