Команда на удаленке: как создать надежную политику удаленной работы

С появлением высокоскоростного интернета, инструментов видеоконференций, платформ для совместной работы и других технологий сотрудники получили возможность беспрепятственно трудиться из любой точки мира. Это открыло новые возможности для бизнеса, позволив ему воспользоваться глобальным резервом талантов и расширить сферы своей кадровой деятельности за пределы географических границ.

Вместе с тем у компаний появились новые вызовы, связанные с защитой данных, продуктивностью труда и мотивацией персонала в «свободном плавании». Как же обезопасить и усовершенствовать работу на удаленке?

Создание виртуальных рабочих мест сегодня сложно переоценить, поскольку благодаря удаленке компания получает целый ряд значительных преимуществ:

Конечно, не каждый сотрудник может претендовать на удаленное рабочее место, и, выстраивая свою стратегию, любая организация должна четко понимать, кого и почему она готова отпустить трудиться на расстоянии.

Политика удаленной работы — документ, который определяет стратегию, критерии эффективности, потребности бизнеса, требования сотрудников, доступные технологии и другие факторы. Разработка такой политики руководством компании подразумевает глубокое понимание потенциальных проблем и возможностей удаленной рабочей среды.

Политика удаленной работы необходима тем компаниям, которые планируют вывести персонал или его часть в виртуальную рабочую среду и обеспечить бесперебойную коллективную деятельность. Естественно, у каждого предприятия будет собственный документ, но содержащий обязательные для всех критерии.

Чтобы создать успешную модель работы с коллективом на расстоянии, компаниям следует сформулировать четкие рекомендации, включающие:

Как и в офисе, на удаленке каждый сотрудник должен знать, над достижением каких целей ему следует работать и как будет оцениваться его эффективность. Это помогает создать подотчетность и гарантирует, что вся команда будет двигаться в одном направлении.

Также важно создать систему отслеживания прогресса и измерения производительности. Это можно реализовать благодаря регулярной отчетности или с помощью инструментов управления проектами.

Помимо контроля, компания должна обеспечить сотрудников необходимым оборудованием и инструментами для занятости на дому, что также позволит им работать результативнее.

Политика должна четко определять, какое оборудование и инструменты предоставит компания и за какое направление сотрудник несет ответственность. Кроме того, в документе можно указать обязанности по техническому обслуживанию или ремонту предоставленного оборудования.

Хотя удаленная занятость обладает неоспоримыми преимуществами, она изменила рабочий подход и схему взаимодействия между коллегами. При неправильном планировании удаленная работа может привести к демотивации сотрудников и снижению производительности.

Мотивация удаленных команд может стать сложной задачей по следующим причинам:

Успешная мотивация удаленных сотрудников для их большей продуктивности должна быть в приоритете у руководителей. Для поддержки морального духа коллектива нужно уделить внимание некоторым моментам.

Поощрение общения. Люди, работающие удаленно, часто чувствуют себя изолированными и отрезанными от остальной команды. Чтобы этого не произошло, важно поощрять частое общение между членами команды, для чего подойдут разные способы: регулярные видео- или конференц-звонки, чат-группы.

Стимулирование сотрудников. Компания может предложить своей команде следующие стимулы: бонусы за досрочное выполнение заданий, подарочные карты за реализацию сложных задач, дополнительный оплачиваемый отпуск за постоянное превышение ожиданий и прочее.

Творческий подход к мероприятиям по тимбилдингу. Хотя виртуальные мероприятия по сплочению команды кажутся более сложными, чем личные встречи, существует немало интересных упражнений, которые можно выполнять виртуально.

Регулярные встречи. Их нужно проводить с каждым сотрудником индивидуально, в видеочатах и не реже одного раза в месяц. Помимо подведения итогов, данный формат общения позволит сотруднику выразить собственные опасения, которые у него есть, что даст ценную информацию о том, как в целом работает команда.

Облачная среда. Облачные среды незаменимы для удаленной работы. Сотрудники, работающие дома, в кафе и других местах, должны обладать согласованным доступом к ресурсам компании. Более того, у них должна быть возможность обмениваться данными и при необходимости присоединяться к конференциям. Все это осуществляется намного проще и удобнее благодаря облачным решениям. Однако облако представляет риск для конфиденциальной информации, поэтому нужно обязательно внедрить многоступенчатую аутентификацию.

Многофакторная аутентификация. Обеспечить безопасность удаленной работы в разы сложнее, чем офисной. Более того, сами сотрудники могут пренебрегать мерами безопасности — например, подключаться к общедоступному Wi-Fi. Многофакторная аутентификация гарантирует доступ к данным компании лишь авторизованных пользователей.

Обучение сотрудников вопросам фишинга. Осведомленные сотрудники могут самостоятельно поддерживать безопасность, избегая мошенников и прочих злоумышленников. Удаленный персонал должен знать, как идентифицировать подозрительный контент, например, из электронной почты. Благодаря постоянному обучению, основанному на примерах из реальной жизни и интерактивном моделировании, команда может превратиться в бдительное подразделение со знанием основ кибербезопасности.

Разработка надежного плана реагирования на инциденты. В современную цифровую эпоху наивно и даже опасно полагать, что ваш бизнес никогда не столкнется с нарушением безопасности. Вопрос не в том, смогут ли злоумышленники взломать вашу систему, а в том, когда это произойдет. Следовательно, способность быстро и эффективно реагировать на инциденты становится важной задачей для смягчения потенциального ущерба.

В целом, меры безопасности для удаленной работы — важная часть обеспечения устойчивости бизнеса, защиты информации и сохранения репутации компании.

К примеру, эйчары могут анализировать поведение сотрудников по соблюдению политики удаленной работы и выделять детали, не очень понятные людям или вводящие их в заблуждение.

Контроль электронных каналов связи и оценка обучения сотрудников могут стать хорошим началом соблюдения требований удаленной работы. Независимо от того, какое оборудование принадлежит самим сотрудникам, руководство компании должно получить возможность контролировать их профессиональную деятельность. Регулярные проверки — еще одна часть соблюдения требований удаленной работы.

Также важно поддерживать стандарты прописанной и утвержденной политики удаленной работы в актуальном состоянии: если сегодня она отвечает всем требованиям, то не факт, что так будет завтра. Регулярный аудит деятельности позволит найти аспекты, которые можно доработать и улучшить.

Пересмотр и обновление политики удаленной работы нужно проводить по следующим причинам:

Регулярный пересмотр политики удаленной работы помогает компании оставаться конкурентоспособной, адаптироваться к изменениям и поддерживать продуктивную атмосферу для сотрудников, что важно для достижения успеха в современном бизнесе.