Как защитить информацию внутри компании: на бумаге или в электронных документах
Одна компания обнаружила, что сотрудница отправляет в соцсети фотографии конфиденциальных документов, и уволила ее. Но суд обязал компанию восстановить сотрудницу и выплатить компенсацию и моральный ущерб.
Другая компания узнала, что работники продают секретную документацию. Суд дал каждому 2 года условно.
Решение суда в таких делах зависит от того, насколько грамотно компания охраняет свои секреты.
Мы запускаем серию статей о том, как правильно защитить информацию внутри компании. Это первая обзорная статья, в ней собрали самое важное по теме.
Дальше разберем каждый пункт подробно.
Чек-лист «Как защитить информацию внутри компании»
Для удобства собрали все шаги из статьи в короткий чек-лист. Принцип простой: продвигайтесь по пунктам и отмечайте то, что уже сделали, чтобы защитить информацию внутри компании.
Выберите информацию, которую стоит защитить
Компании хотят защитить информацию, которая помогает им зарабатывать.
Фирменное блюдо в кафе — салат с уникальным соусом. Посетители становятся в очередь, чтобы его попробовать, за ним приезжают из других городов. Хорошо бы хранить рецепт соуса в секрете: если какой-то сотрудник продаст его соседнему кафе, выручка упадет и бизнес серьезно пострадает.
В законе нет исчерпывающего списка сведений, которые можно защищать. Руководитель решает это сам.
Обычно компании защищают технологии производства товара, списки поставщиков и клиентов, условия сделок, финансовую отчетность, планы развития. Такую информацию можно включить в коммерческую тайну.
Есть перечень сведений, к которым нельзя ограничить доступ:
- Информация, которая разрешает заниматься бизнесом: учредительные документы, данные о регистрации.
- Сведения о том, что работа компании не вредит людям: отчеты о загрязнении окружающей среды, противопожарной безопасности компании, санитарно-эпидемиологическом состоянии производства и другие.
- Информация, которую законы запрещают держать в секрете: годовая бухотчетность АО, задолженность компании по налогам, потребительская информация о товаре и другие.
В таблице — примеры информации, которую можно и нельзя включить в коммерческую тайну:
Защитите секретную информацию от сотрудников и сторонних партнеров
Чтобы сохранить информацию в безопасности, компании нужно пройти четыре шага:
- Ввести режим коммерческой тайны.
- Заключить с сотрудниками договоры на создание продуктов.
- Защитить интеллектуальную собственность.
- Ввести режим конфиденциальности с внешними партнерами.
Ввести режим коммерческой тайны. Это минимальная мера защиты данных. Она поможет объяснить сотрудникам, чем они не могут делиться и какое наказание будет, если они разболтают коммерческий секрет.
Чтобы ввести режим коммерческой тайны, компании нужно:
- Разработать положение о коммерческой тайне и конфиденциальности.
- Ознакомить с ним сотрудников под подпись.
- Создать условия для хранения секретных документов.
- Обозначить всю ценную документацию грифом «Коммерческая тайна».
- Вести журнал доступа к конфиденциальным сведениям.
Стоит что-то сделать неправильно — и вы уже не сможете оштрафовать или уволить сотрудника, который передает ценные сведения конкурентам.
Сотрудницу уволили за разглашение коммерческой тайны, но компании пришлось ее восстановить и выплатить зарплату
Компания уволила секретаря за то, что она отправляла в мессенджере фотографии секретных документов. Сотрудница через суд потребовала восстановить ее в должности и компенсировать зарплату и моральный ущерб.
В компании был неправильно введен режим коммерческой тайны: невозможно было доказать, что документы входят в список конфиденциальных сведений, да и грифа «Коммерческая тайна» на них не было. А еще компания не смогла подтвердить, что сотрудница была ознакомлена с положением о коммерческой тайне.
Пришлось восстановить сотрудницу в должности и выплатить ей компенсацию.
Заключить договоры на создание продуктов. Во многих компаниях сотрудники что-то разрабатывают: пишут коды, статьи, создают музыку, придумывают дизайн для сайтов и книг. По общему правилу все, что сотрудник создает в рабочее время и в рамках служебных задач, принадлежит компании. Но ничто не мешает работнику сказать, что он делал проект в свободное время.
Чтобы не оставаться без ценных наработок, когда человек увольняется, пишите технические задания, заключайте договоры на создание продуктов, подписывайте акты приемки-передачи изобретений и оформляйте передачу исключительных прав на служебное произведение от автора к вашей компании. Об этом тоже расскажем подробнее в следующих статьях.
Компания не заключила договор с сотрудником и потеряла разработанный продукт
Сотрудник компании «Амедико» разработал мессенджер для телемедицины. После увольнения он открыл новую компанию — «Телепат», передал этой компании исключительные права на мессенджер и стал его продавать.
«Амедико» обратилась в суд с требованием, чтобы «Телепат» прекратил продажи мессенджера и выплатил компенсацию 5 млн рублей. Но компания не смогла подтвердить, что мессенджер был создан в рабочее время и в рамках служебных обязанностей. Суд отказал в удовлетворении иска.
Защитить интеллектуальную собственность компании. Вы можете защитить:
- объекты авторского права: видео- и аудиозаписи, литературные произведения, картины, логотипы, базы данных, программы;
- товарные знаки;
- промышленную собственность: изобретения, промышленные образцы, полезные модели;
- секреты производства — ноу-хау: любые сведения, имеющие потенциальную или действительную коммерческую ценность.
Если интеллектуальную собственность для компании создают сотрудники, главное — договор на создание произведения, о котором мы уже говорили. При работе с подрядчиками тоже важно прописать в договоре, что вам переходят права на информационный продукт: служебные произведения или заказные разработки.
Если заказываете логотип в дизайнерском бюро, проверьте, чтобы в договоре была прописана передача прав на логотип и авторский гонорар за это. Также в договору должны прилагаться техническое задание и акту приема-передачи.
Ввести режим конфиденциальности с внешними партнерами. Так не будет угрозы, что партнеры используют вашу информацию в своей работе. Если это случится, вы сможете потребовать, чтобы партнер прекратил это делать и выплатил компенсацию.
Вы дали разработчику пароль от вашей CRM, а он скачал себе базу клиентов и продал ее конкурентам. Если по договору это была конфиденциальная информация, можно обратиться в суд.
Режим конфиденциальности может сработать и в более мирных условиях.
Владельцу пекарни нужно оборудование на кухню. Он нашел поставщика, который не только привезет нужные приборы, но и установит их. Пекарю важно, чтобы детали сделки оставались в секрете, и он подробно расписал в договоре, что нельзя рассказывать: название оборудования, стоимость, количество и другие детали поставки.
Поставщик привлек подрядчика для установки оборудования и рассказал, что и в каком количестве нужно установить в кафе. В таком случае хозяин пекарни может подавать на поставщика в суд и требовать штраф: условия конфиденциальности были нарушены.
Без коммерческой тайны ввести режим конфиденциальности нельзя.
Компания дала сотрудникам доступ к личному кабинету партнера и заплатила за это 400 000 ₽
По договору компания «Терминал Сервис» гарантировала компании «Виакард», что логин и пароль от личного кабинета в их системе будут доступны только одному сотруднику в компании. Но фактически логин и пароль были вывешены на сайте «Терминал Сервис» в свободном доступе. Любой мог зайти в личный кабинет.
Суд счел это нарушением конфиденциальности и оштрафовал «Терминал Сервис» на 400 000 ₽.
Когда секретная информация защищена сама по себе
Есть несколько случаев, когда информацию нельзя разболтать или использовать в личных целях, даже если у компании нет режима коммерческой тайны и конфиденциальности:
Переговоры. Если во время переговоров по сделке вы рассказали партнеру секретную информацию, он не имеет права передавать ее кому-то или использовать в личных целях, даже если договор в итоге не заключили.
Договор на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы. Если вы заказываете разработку детали для графического планшета, который хотите выпустить на рынок, или строительный план здания, где будет ваш офис, — партнеры обязаны сохранить в тайне предмет договора, особенности рабочего процесса и его результаты.
Договор подряда. Например, вы передали подрядчику конфиденциальную информацию, которая нужна для выполнения работ. Он не имеет права передавать ее кому бы то ни было без вашего разрешения. Даже заключать договор субподряда, раскрывая ключевые сведения вашего соглашения.
Корпоративный договор — это соглашение, которое учредители подписывают, когда открывают компанию. В нем они договариваются, как будут управлять компанией, как распоряжаться имуществом компании и как из нее выйти, прописывают правила приема новых учредителей. По общему правилу все, что написано в корпоративном договоре непубличного общества, конфиденциально.
Наказать за раскрытие коммерческой тайны
Если кто-то не спросил разрешения и поделился вашими конфиденциальными сведениями, можно его наказать одним из таких способов:
В зависимости от тяжести проступка, наказание может применить компания — объявить выговор или уволить работника — или назначить суд — штраф или тюремное заключение.
Сотрудники решили продать конфиденциальные сведения и получили по 2 года условно
Сотрудники продавали через интернет отчетность компании по одной из товарных категорий. Во время контрольной закупки их поймали.
Сотрудники пытались оправдаться тем, что все данные из отчетности и так можно было найти на официальном сайте компании, но суд не поверил в эти оправдания. В компании был установлен режим коммерческой тайны, где было четко прописано, какие сведения считаются конфиденциальными.
В итоге обоих сотрудников осудили на 2 года условно и запретили переезжать до окончания наказания.
Партнеров тоже можно привлечь к ответственности. Чаще всего через суд добиваются выплаты компенсации.
ИП нарушил условия агентского договора о конфиденциальности и выплатил штраф
ИП заключил с компанией агентский договор, по которому должен был привлекать клиентов и продавать продукцию компании на определенной территории. Потенциальный клиент обратился в компанию, чтобы купить продукцию. По правилам договора клиент был передан ИП. Но ИП отправил клиенту прайс другого производителя. Это стало известно компании.
Она обратилась в суд, чтобы получить компенсацию от ИП за то, что он нарушил условия агентского договора. По нему ИП не должен пользоваться информацией компании, в том числе данными о клиентах, в личных целях.
Суд принял сторону компании и обязал ИП выплатить штраф 100 000₽ и судебные издержки.
Главное
- Защищать можно любую информацию, которая может принести вашей компании прибыль, если это не запрещено законом.
- Для защиты ценной информации введите в компании режим коммерческой тайны.
- Заключите с сотрудниками договоры, по которым все права на разработанные продукты принадлежат вам.
- Защитите право собственности на интеллектуальные объекты: товарный знак, изобретения, компьютерные программы, литературные произведения и другое.
- Введите режим конфиденциальности с партнерами.
- За незаконное распространение коммерческой информации нарушителя могут уволить, назначить штраф до 1 500 000 ₽ или посадить в тюрьму на срок до 7 лет.
Сталкивались ли вы с утечкой конфиденциальной информации? Как решали вопрос?