5 советов, как написать идеальный регламент, инструкцию или гайд
Часто регламенты и инструкции воспринимают как устаревшую модель из прошлого. Эти названия ассоциируются с компаниями, где для любого действия нужно подписать кучу приказов, создать положение о положении и пройти 15 инстанций.
Люди, уставшие от беспросветной бюрократии на работе, открывают свои стартапы с системой управления без начальников и нудных правил. На старте это дает эйфорию, ощущение свободы и эффективно потраченного времени.
Постепенно процессы усложняются, коллектив растет и становится понятно, что у любой задачи есть свой алгоритм. Если он не ясен всем участникам команды, то даже адекватные и усердные сотрудники могут устроить анархию.
Из-за хаоса в процессах эффективность падает, команда стрессует, а руководитель выгорает в попытках навести порядок. Избежать этого кошмара поможет разумное возвращение к истокам. В этой статье я расскажу, что такое регламент, когда он нужен и как его написать.
Регламент, инструкция, гайд — называйте как хотите
Для начала разберемся в терминах. Регламент — документ, который описывает этапы выполнения бизнес-процесса для его участников. По-другому это могут называть инструкцией или гайдом. Суть не меняется.
Грамотно составленные регламенты помогают компании не терять время и деньги, а сотрудникам — сохранить нервы и работу. Их используют не только бюрократические машины с тысячами сотрудников, но и прогрессивные ребята. Вот что об отношении к регламентам нам рассказали в дизайн-агентстве CreativePeople.
«Регламент — это не скучное правило, написанное формализованным языком. Это просто фиксация тех моментов, где были проблемы и их не хочется повторить. Или информации, которую не надо пересказывать, а можно прочитать, не дергая никого. У нас это внедрено на всех уровнях».
Ксения Цветкова
Production директор в CreativePeople
Еще один плюс: регламенты помогают адаптироваться новым сотрудникам и экономят время опытных коллег на то, чтобы ввести новичка в курс дела. Конечно, сложные вопросы лучше объяснить и показать. Но понятная инструкция поможет новенькому посмотреть и подумать самому, прежде чем обратиться за помощью.
Когда нужен регламент
Если одно или несколько этих условий выполняется — вашей команде нужны четко прописанные правила работы:
- Есть регулярно повторяющиеся процессы с несколькими участниками.
- Сотрудники регулярно задают вопросы по одной и той же задаче, а новым людям трудно запомнить, как у вас принято делать типовые вещи.
- Участники команды постоянно ошибаются в регулярных задачах. Много времени уходит на передачу задачи коллеге и согласования.
- В компании есть один или несколько носителей информации, на которых все завязано. Это может быть руководитель или несколько сотрудников-звезд. Больничный или отпуск таких людей вызывает панику и рушит рабочие процессы.
Дальше расскажу, кому из сотрудников поручить написание регламента.
Кто будет писать регламент
Лучше всего поручить это дело сотруднику, который регулярно и хорошо выполняет ту задачу, которую нужно регламентировать. Скорее всего, он лучше руководителя знает, как в реальности проходит процесс.
Если и этот сотрудник, и руководитель — вы, — ответ очевиден. Сделайте эту задачу приоритетной и используйте следующие советы.
6 правил идеального регламента
Универсальное правило любого документа: пишите кратко и структурируйте. Пошаговая инструкция всегда понятнее, чем полотно текста.
Сразу так написать довольно сложно. Для начала опишите весь процесс подробно, чтобы ничего не упустить. Затем вычитайте текст, сократите, добавьте заголовки и списки. Это сделает инструкцию читаемой и удобной для использования.
Теперь разберем, как сделать хороший регламент.
Правило 1. Пишите простым языком. Тем, которым разговариваете, когда объясняете лично. Не используйте слова типа «данный» и «осуществлять»: они только путают мысли и создают ту самую бюрократию. Для них всегда есть более простая и понятная замена.
Правило 2. Больше наглядности. Лучше всего объяснять на примерах — добавьте их в свою инструкцию. Это могут быть скрины рабочего стола, переписок, примеры оформления, таблицы, инфографики и любые другие визуалы, которые помогут донести мысль.
Правило 3. Упоминайте роли участников процесса, а не их имена. Люди могут смениться, и это сразу сделает регламент неактуальным. Чтобы было понятно, к кому обращаться, лучше дать ссылку на отдельную таблицу с именами, должностями и списком проектов всех участников команды. Если такой таблицы нет, ее нужно сделать.
Правило 4. Объясняйте сленг, термины и внутренние сокращения. Оформите их на отдельной плашке и разместите в самом начале документа. Особенно удобно это будет для новых сотрудников — они смогут подсматривать расшифровку, пока сами не начнут говорить на вашем языке.
Правило 5. Укажите возможные ошибки и их решение. Если при выполнении регламентируемой задачи сотрудники постоянно ошибаются или может возникнуть нетиповая ситуация — это нужно разобрать отдельно.
Опишите ситуацию, последствия и правильный порядок действий. По возможности покажите примеры: скрин ошибки, переписку — в общем, все, что наглядно покажет ошибку. Пишите дружелюбным языком — ваша задача не запугать, а мотивировать решить проблему.
Неочевидная польза регламентов — можно обнаружить баги в процессах. Когда вы пишете инструкции, у вас могут возникнуть мысли:
- «Тут нужно показывать». Если процесс невозможно описать простым языком, возможно, он слишком сложный и его можно упростить.
- «И почему мы делаем это руками». Если для выполнения задачи можно сделать шаблон или автоматизировать часть процесса — поздравляю, вы нашли способ экономии времени. Сделайте это.
- «Слишком много участников». Такое бывает, например, при сложных согласованиях. Проанализируйте, можно ли упростить процесс, если перераспределить ответственность.
В таких случаях можно исправить процессы работы.
Тестирование и запуск
Готово, регламент написан, вы проделали большую и важную работу. Было бы хорошо отправить ссылку в чат сотрудникам и знать, что теперь они станут делать задачи эффективнее. Но это так не работает.
Разошлите регламент коллегам и дайте время ознакомиться. Затем соберите обратную связь, обсудите и внесите правки. Дайте регламенту поработать и запросите фидбэк еще через месяц. Это не только сделает инструкцию более полезной, но и поможет улучшить сам процесс.
Подведем итог
Жизнь без правил, даже с изначально благими намерениями, может привести к анархии. Регламенты и инструкции нужны, чтобы экономить время сотрудников и нервы руководителей. Они могут подсветить ошибки и помочь сделать процессы более эффективными. Используйте эту силу с умом.
Пара советов напоследок:
- Чтобы регламент использовали, он должен быть в прямом доступе. Лучше всего хранить все инструкции на общем диске — в папке, которую всем будет видно при входе.
- Чтобы регламент оставался актуальным, его нужно периодически проверять и обновлять по необходимости. Назначьте ответственного и сразу поставьте ему задачи-напоминания в таск-менеджер.
Хотите рассказать о своем бизнесе или поделиться экспертизой?
В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.
О чем можно рассказать?
- Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
- О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.
Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.
После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.
Ждем ваших историй!
Кто в вашей компании занимается составлением регламентов? Расскажите в комментариях.