Выявить новые роли и перестроить команду: как устроен HR-отдел SETTERS

2023 год стал трансформационным для SETTERS. Бренд объявил о запуске собственного креативного холдинга, и агентство стало одним из его бизнесов. Менялось его позиционирование, команда активно переформировывалась. HR-отдел SETTERS значительно изменился вместе со стратегией в HR: стали меньше нанимать новых и больше внимания уделять развитию текущих сотрудников.

У бизнеса появился запрос на смещение фокуса в HR-задачах. И параллельно некоторые сотрудники достигли потолка в своих зонах ответственности и хотели расти дальше, а мне было важно не потерять хороших специалистов. Я видела в них большой потенциал — нужно было лишь замэтчить потребности бизнеса с зонами их интересов.

Команды из индустрии хотели познакомиться именно с нашим отделом и узнать, как мы построили сильный HR-бренд — так у нас появился запрос сформировать личный бренд отдела. Команда решила распределить задачи и переосмыслить роли. Так в HR-отделе появились новые позиции.

Мы совместили роли, выделили основной блок поддержки команды и выстроили обязанности People Partner вокруг неё.

Обязанности People Partner:

Онбординг и адаптация. Поддерживает сотрудника от встречи в его первый рабочий день до подведения итогов испытательного срока в формате ревью. Объясняет, как устроены отделы агентства, помогает наладить коммуникацию с коллегами, проводит несколько контрольных пульс-коллов.

Развитие сотрудников. Проводит регулярные ревью, обновляет офферы. Отслеживает запросы сотрудников на рост.

Поддержка команды. Проводит пульс-коллы с каждым сотрудником, следит, как он чувствует себя в команде, выявляет изменения и помогает решить вопросы. Важно, что эти коллы проводит один человек, а значит он понимает всю историю сотрудника — и каждый последующий пульс проходит с понятным контекстом.

Формирование системы бенефитов. Ищет подрядчиков и взаимодействует с ними. Подключает сотрудников к программам психологической поддержки и ДМС и фиксирует их обратную связь.

Оффбординг. Помогает сотруднику пройти этот период с максимальной прозрачностью и поддержкой. Контролирует выплаты, коммуникацию с командой, проводит экзит-колл и готовит рекомендательные документы.

У нас всегда был HR-менеджер, который отвечал за внутренние коммуникации. Но со временем больше брендов стали предлагать делать совместные внутренние эйчар проекты, поэтому мы решили передать внешние и внутренние процессы одному сотруднику — нашему офис-менеджеру Кате, которая как раз хотела развиваться и получать новые карьерные задачи.

Обязанности HR-менеджера:

Построение внутренних коммуникаций. Выпускает дайджесты, обновляет «Базу знаний». Модерирует внутренние чаты агентства и поддерживает TOV команды.

Формирование HR-бренда. Работает с сотрудниками, как со спикерами SETTERS. Представляет агентство на внешних площадках, занимается нетворкингом.

Построение внешних коммуникаций. Курирует коллаборации с другими брендами. Например, SETTERS сделал HR-проекты с кофейней Skuratov Coffee, студией сайклинга Rock the Cycle и университетом ИТМО. Это помогает внешней аудитории знакомиться с SETTERS, а команде — пробовать новое и влюбляться в агентство ещё сильнее.

Организация ивентов для команды. Супервизирует подготовку обучающих и развлекательных событий. Организовывает собрания агентства и внутренние конференции для сотрудников.

Обязанности рекрутера:

Поиск новых сотрудников. Составляет описаний вакансий, проводит собеседования, общается с кандидатами, взаимодействует с руководителями отделов.

Преонбординг. Погружает сотрудника в организационные процессы и передаёт его People Partner. Онбордит коллег из других бизнесов SETTERS Creative Capital.

Проведение стартовых ревью. Чтобы лучше понимать процесс найма и фиксировать состояние сотрудника, эта обязанность делится между PP и рекрутером.

Организация стажировок. Находит и отбирает стажёров, помогает адаптироваться в команде, следит, чтобы стажировка прошла комфортно для обеих сторон, оффбордит стажёров.

Формирование кадрового резерва. Составляет карты кандидатов и ведёт базу win-win контактов для агентства.

Работа с отзывами на карьерных сайтах. Собирает и анализирует фидбэк соискателей. Рекрутер регулярно с ними общается и лучше понимает, как меняются их потребности при поиске, поэтому этот блок перешёл к нему от HR-менеджера.

Мы расширяем зоны ответственности наших офис-менеджеров и фокусируемся на задачах, которые им интересны. Например, подключаем к разработке мерча для команды, дизайну анонсов внутренних ивентов. Это помогает сотрудникам не выгорать и развивать экспертизу в HR и смежных сферах.

Обязанности офис-менеджера:

Административные и офисные задачи. Офис-менеджеры отвечают за поддержание уюта в двух офисах SETTERS. Обрабатывают корреспонденцию, контролируют работу сервисов и ведут учет техники.

Организации ивентов для команды. Офис-менеджеры участвуют в штурмах квартального планирования ивентов для команды, а затем под супервизом HR-менеджера реализуют их.

Работа с внутренними коммуникациями. Офис-менеджеры включаются во внутренние коммуникации через анонсы ивентов, организацию небольших событий в офисе. Также они поздравляют сотрудников с важными праздниками, например годовщина работы в SETTERS, свадьба или день рождения.

После перестройки отдела у меня появилась возможность больше погружаться в работу с руководителями и стратегические вопросы.

Обязанности Head of HR:

Составление и синхрон планов по сотрудникам с руководителями. Обсуждает с ними открытие найма, развитие сотрудников, увольнения. Совместно с исполнительным и финансовым директором контролирует и управляет ФОТ.

Супервайзинг ключевых задач отдела. Супервиз фокусных задач HR-команды, подключается к реализации ключевых задач отдела.

Найм линейных руководителей и топ-менеджеров. Взаимодействие с хантерами, самостоятельный поиск, проведение собеседований и принятие решения по найму совместно с ЛПР.

Развитие сотрудников HR-отдела. Проведение ревью HR-менеджеров, организация внутреннего обучения HR-команды.

Бюджетирование HR-отдела. Работа с HR-расходами, формирование бюджета на квартал и год.

А еще я работаю с другими бизнесами SETTERS CREATIVE CAPITAL.

Правильно распределенные зоны ответственности позволяют закрывать большой объём задач. Например, раньше мы затягивали ревью, проводили его не для всех: у одного сотрудника его могло не быть весь год, а другой мог пройти несколько ревью за полгода. Мы закрыли не только потребности сотрудников и бизнеса, но и внутренние: рекрутер перешёл в роль People Partner, переключив внимание с работы с кандидатами на работу с сотрудниками, а офис-менеджер вырос в HR-менеджера и взял на себя блок внутренних и внешних коммуникаций.

А еще мы выстроили систему, в которой многие зоны ответственности пересекаются и эйчары становятся взаимозаменяемыми на короткий период времени. Мы стараемся больше рассказывать про задачи каждого в отделе, миксовать задачи из разных областей. Так, например, рекрутер может попробовать себя в ревью и организации ивента. Каждый в отделе подключается к задачам внутрикома. HR-менеджер по внутренним и внешним коммуникациям может провести экзит. Это позволяет лучше чувствовать и понимать друг друга, подхватывать коллег в нужный момент и быстрее развиваться.

CEO и Co-founder SETTERS Евгений Давыдов считает, что эффективно изменить бизнес можно только через доверительные отношения с руководителями отделов и топ-менеджерами.

А исполнительный директор SETTERS Ольга Хандогина уверена, что именно перестройка позиций и расширение зон ответственности HR-отдела помогли команде адаптироваться к изменениям.