Цифровизация документооборота: от договоров к оферте
К нам довольно часто приходят клиенты с запросом на цифровизацию документооборота: очень хочется поменьше бумажной волокиты и долгих согласований. Мы накопили опыт в этом вопросе и хотим им поделиться с вами.
Боли бизнеса при работе по договорам
Когда бизнес работает с клиентами по договорам для двустороннего подписания, то неизбежно сталкивается со следующими проблемами:
- Согласование договора с клиентом может затягиваться. Приходится проходить несколько кругов. Соответственно, затягивается и время получения денег за работу. А ведь иногда сроки горят и приходится начинать работать, когда еще не подписали договор.
- Согласование договора с клиентом влечет за собой необходимость прибегать к помощи юриста или тратить время менеджера, рискуя проблемами по юридической части.
- Договоры с клиентами могут быть подписаны на разных условиях, и из-за этого порой возникает путаница в обязательствах сторон.
Каким может быть решение
Чтобы вылечить названные выше боли бизнеса, можно провести цифровизацию документооборота в компании.
Такая цифровизация представляет собой переход от работы по договорам для двустороннего подписания к оферте, которая будет размещена на сайте компании.
Оферта — это предложение клиенту заключить договор на указанных в ней условиях. Заключение договора происходит путем акцепта оферты, то есть совершения клиентом определенных действий, указанных в оферте (регистрация на сайте, оплата и т. п.).
Например, клиент оплатил заказ, и договор считается заключенным. А все условия этого договора содержатся в оферте, размещенной на сайте. Никаких согласований и даже юристов привлекать не надо.
Однако отметим, что акты все равно придется направлять. Многие используют для этого сервисы электронного документооборота (ЭДО). Подойдет даже электронная почта, если все корректно оформить. Акты можно подписывать в том числе простой электронной подписью.
Главное, определить в оферте порядок такого подписания. Например, зафиксировать, где указаны адреса электронной почты, которые стороны используют для обмена актами, и порядок определения лица, которое использует простую электронную подпись.
Оферты отлично подходят для предоставления онлайн-сервисов, а также для компаний, которые оказывают типовые услуги для всех клиентов. А уж онлайн-школы, интернет-магазины и маркетплейсы только по офертам и работают.
При этом называться оферты могут по-разному: «Пользовательское соглашение Lamoda», «Правила пользования торговой площадкой Wildberries» или как-то иначе. Но с точки зрения закона все это оферты.
Кстати, не рекомендуем использовать название «Договор-оферта». Оно некорректно с юридической точки зрения и буквально переводится на «человеческий» так: «Договор — предложение заключить договор».
Когда оферта не подойдет
Переход на оферту подойдет не всем и не всегда: это зависит от типа клиентов и услуг, которые оказывает бизнес.
Крупный бизнес вряд ли согласится работать по оферте, потому что множество отделов, от юристов до менеджеров по продукту, должны согласовать условия сотрудничества с контрагентом.
Вероятно, придется заключать договор и проходить процедуру согласования. Или акцептовать оферту, но от клиента — сейчас многие крупные игроки делают «Типовые правила оказания услуг». Например, у Авито есть документы для поставщиков.
Если услуги бизнеса сильно отличаются для каждого клиента, то оферта, скорее всего, не подойдет — она хорошо работает только с типовыми услугами. Идея оферты в том, что в ней зафиксированы одни и те же условия, которые подходят для разных клиентов. Или по крайней мере есть несколько оферт для каждого типа услуг. Поэтому креативным агентствам, которые придумывают уникальные рекламные акции под каждого клиента, вряд ли будет удобно работать по оферте.
Как перейти с договоров на оферту
Рекомендуем для этого путь из пяти шагов.
Шаг 1. Разработайте оферту. Если текущий договор корректно отражает реальные бизнес-процессы, то можно взять его за основу. При этом надо не забывать, что работа по оферте отличается от работы по договору, соответственно, будет несколько отличаться и содержание документа.
Оферта должна содержать:
- указание на то, кому адресована оферта — определенным лицам или неопределенному кругу лиц;
- информацию о том, что является акцептом и как происходит заключение договора;
- условия сотрудничества сторон (порядок исполнения договора, оплата, сдача-приемка и т. п.);
- порядок изменения оферты;
- реквизиты вашей компании.
Шаг 2. Разместите оферту на сайте. Рекомендуем разместить ее в подвале сайта.
Шаг 3. Добавьте на сайт чекбокс согласия с офертой или подпись, если акцептом является регистрация на сайте или оплата через него. Например: «Нажимая на эту кнопку, я соглашаюсь с условиями оферты».
Если акцептом является оплата счета, то добавить ссылку на оферту можно прямо в счет. Это может выглядеть так:
Шаг 4. Подписать дополнительное соглашение о переходе на оферту к договорам с текущими клиентами. Для этого можно использовать готовый шаблон.
Шаг 5. Использовать оферту в работе. Со всеми новыми клиентами работать сразу по оферте.
Хотите рассказать о своем бизнесе или поделиться экспертизой?
В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.
О чем можно рассказать?
- Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
- О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.
Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.
После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.
Ждем ваших историй!
Полезная информация, а главное — изложено все лаконично и последовательно! Читать было одно удовольствие.