Какие действия съедают ваше рабочее время?
Рабочий день проходит, а рабочие задачи стоят на месте. Руководству часто приходится сталкиваться с тем, что запланированные задачи не выполняются, а видимость тяжелой работы сотрудников остается.
Я — директор по развитию компании ITSM 365 Андрей Фитисов, расскажу, что отнимает время на рабочем месте и что с этим можно сделать.
Почему так происходит?
Причин постоянной нехватки времени чаще всего две — недостаточные навыки тайм-менеджмента и плохо выстроенные рабочие процессы. Из-за этого время, которое можно потратить на работу, тратят на действия, не приносящие фактического результата. Согласование документов и справок, ручная работа с данными, сбор информации из разных источников — все это те дела, из-за которых сотрудники подолгу не могут приступить к непосредственному выполнению своих обязанностей. А если компания стремительно растет, растет и количество процессов, задержек и ошибок.
Если компания обнаруживает у себя подобную проблему, стоит задуматься об оптимизации внутренних процессов. Например, о внедрении системы автоматизации. Это нужно для того, чтобы все важные для сотрудников задачи, нерелевантные рабочему процессу, закрывались быстро, прозрачно и бесшовно.
Рутинные задачи, такие как заказ справки или формирование счетов на оплату, — несомненно важные составляющие рабочего процесса. Но когда на них тратится большая часть дня, могут страдать задачи, важные для эффективности бизнеса.
Большую роль играет то, как задачи передаются внутри штата. Часто случается такое, что сотрудник устно просит бухгалтерию оформить ему справку, бухгалтеры забывают об этом или отвлекаются на другие просьбы, работнику приходится им напоминать. Процесс затягивается, и что более важно — уходят силы, которые можно было направить на непосредственные обязанности.
По нашему опыту, знание дедлайнов — еще один важный фактор оперативного закрытия задач. Без четкого понимания о сроках задачи переносятся на следующую неделю, что может нарушить план. А из-за растущего напряжения страдает внутренняя коммуникация и отношения с коллегами.
Проблему ручного труда и затрудненной коммуникации может решить автоматизация. В частности, использование service desk. Команда ITSM 365 внедряет service desk в бизнесы клиентов и тоже им пользуется. Мы посмотрели, какие задачи автоматизируют у нас чаще всего:
- запросы на подписание документов;
- составление и передача счетов на оплату;
- запрос на консультацию по отпуску;
- операции при приеме сотрудников на работу;
- настройка оборудования;
- организация ремонтных работ.
Во всем этом сотрудникам ничего не нужно знать, кроме того, как сделать заявку в service desk.
Отделы, которые стоит автоматизировать
На мой взгляд, во многих компаниях точно можно автоматизировать работу в трёх отделах.
HR. Для начала приведем примеры заявок, которые поступают в отдел ежедневно: заявки на обучение, адаптационные процессы, заявки на отпуск. Когда компания растет, фиксировать их все в Excel-таблице может стать затруднительно.
С системой автоматизации можно настроить подачу и выполнение этих заявок. Такие решения могут порекомендовать готовый список услуг, сформированный на основе реальных кейсов организации HR-отделов разных отраслей. В дальнейшем их можно изменить.
Сотрудник выбирает в личном кабинете услугу, заполняет графы с необходимыми данными, а затем для заявки автоматически определяется дедлайн. Например, на оформление заявки на отгул необходим 1 рабочий день, а на заявление об оплачиваемом отпуске 3 рабочих дня. Это зависит от принятых норм SLA.
Но есть и более сложные задачи. Такие, как организация адаптации нового сотрудника или отслеживание успехов — performance track. В адаптации может потребоваться участие нескольких отделов сразу. Нужно оформить документы, связаться с руководителями и менторами, подготовить рабочее место, настроить ПО, отследить выдачу зарплатной карты, необходимой мебели и доступов.
Для этого некоторые ИТ-решения предоставляют конструктор бизнес-процессов. С ним можно настроить целые цепочки операций и оповещений. Каждый участник по умолчанию получит свою задачу, дедлайн и оповещения по ходу дела. Такие шаблоны можно создать и для других задач, например, прохождения обучения или инвентаризации.
AXO. Административно-хозяйственный отдел также отвечает за обслуживание сотрудников. Например, за поставку мебели или ремонт техники. Сложность состоит в том, что часто задачи выполняются по факту их наличия, а не комплексно. При чем достаточно консервативно.
Цепочка действий по любой задаче отдела очень длинная. Если кто-то заказывает мебель, нужно поставить заявку в очередь, запросить размеры и детали, узнать о наличии, договориться о сроках доставки, а затем ее организовать. С помощью автоматизации все шаги будут выполняться системно. Любой сотрудник может создать заявку, например, на замену лампочки. Специалист ее поменяет и поделится результатами.
Самое важное при внедрении автоматизации — учесть специфику таких сотрудников. Они часто перемещаются не только в рамках офиса, но и выезжают на другие точки. Для них очень важно наличие мобильного приложения. С помощью него специалист сразу получит всю информацию о том, что ему нужно сделать, свяжется с заказчиком, а потом сможет сфотографировать сделанную работу и приложить отчет.
Бухгалтерия. По характеру своей деятельности отдел схож с HR-отделом. Однако здесь требуется еще большая коммуникация со смежными командами и клиентами компании. Так, бухгалтерам иногда требуется подключать к своей деятельности юристов и клиентский сервис. В системе можно настроить выполнение задач так, чтобы каждый участник знал что требуется именно от него и в какие сроки.
Также может возникать сложность с большим количеством монотонной работы. Человеческий фактор — ключевая причина ошибок отдела. Если поток данных большой, легко потерять или забыть о нужных документах. В этом случае автоматизация поможет не только ускорить бухгалтерские процессы, но и держать документы, отчеты, счета в порядке. Например, с помощью шаблонов отчетов, сохранения истории обращения, хранения электронных копий документов.
А если у нас по-другому?
Помимо сервисных отделов, которые часто сталкиваются с монотонной работой, есть и другие задачи, часто требующие автоматизации. Это могут быть нестандартные процессы, которые пока не выполняются по согласованным правилам. Например, организация мероприятий или маркетинг. В этом случае требуются сотрудники из различных отделов, часто даже подрядчики. Прийти к пониманию можно начиная с единой системы, в которой все задачи и дедлайны видны сразу.
Не забывайте, что применение технологий и внедрение автоматизации не только разгружает сотрудников, но и влияет на то, как они себя ощущают в коллективе. Когда о твоей заявке забывают уже несколько раз, отношения с коллегами портятся куда быстрее. А испорченные отношения также отнимают время, которое можно потратить на рост или командную работу.
А какие задачи вам бы хотелось автоматизировать?