Что такое управленческий учет и как его вести
Управленческий учет помогает собственнику видеть реальную картину финансового состояния бизнеса и постоянно держать руку на пульсе. С помощью учета также можно понять, сколько денег вывести из компании без ущерба для бизнеса.
Разбираемся, чем управленческий учет отличается от бухгалтерского, кто его должен вести и как с его помощью улучшить бизнес-процессы на всех этапах.
Что такое управленческий учет
У каждого предпринимателя есть внутренняя оценка, как развивается его дело. Правда, она может быть неточной или даже ошибочной.
Петр — владелец небольшого суши-бара. Предприниматель считал все свои доходы и расходы в простой гугл-таблице. Из выручки от продаж в столбик вычитал все расходы за месяц.
Однажды Петр купил дорогое оборудование для кухни — печь. По тому же принципу, что и обычно, он из выручки вычел все свои расходы, в том числе всю стоимость печи. Получился серьезный убыток — 247 800 ₽. И теперь Петр сомневается, есть ли у него сейчас деньги в бизнесе, сколько можно тратить и как действовать, чтобы не прогореть.
Управленческий учет — это система записи всех операций бизнеса в финансовых таблицах. С помощью учета можно быстро понять, сколько вы получили и потратили, какие есть долги у бизнеса и партнеров и как в целом развивается дело.
«Управленческий учет нужен, чтобы взять под контроль все финансовые процессы в компании — понять текущее положение дел, оценить прошлые периоды. Учет позволяет сделать это в разрезе года, полугода, месяца — как удобно собственнику бизнеса».
Виктория Познанская
Финансовый директор бюро «Нескучные финансы»
Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского
Бухгалтерский учет — это тоже система записи финансовой информации. Ведут бухучет по требованию государства и по строгим правилам. Он регулируется законами, подзаконными актами и различными инструкциями, которые утверждают государственные органы. Бухучет включает в себя бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах компании и приложения к ним.
Управленческий учет, в отличие от бухгалтерского, ведут по инициативе и в интересах собственников бизнеса. Его можно адаптировать под нужды конкретного бизнеса. Например, убрать неактуальные статьи или детализировать важные.
Три вида управленческих отчетов
В управленческом учете есть три основных финансовых отчета — отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках, управленческий баланс. Разберем их подробнее.
Отчет о движении денежных средств — ДДС. Он показывает движение денег в двух направлениях — поступления и выбытия — и позволяет увидеть реальное количество денег на счетах.
Благодаря этому можно предугадать кассовый разрыв — нехватку денег на операционную деятельность бизнеса.
ДДС отвечает на такие вопросы:
- сколько денег на расчетных счетах было в начале месяца и осталось в конце;
- какие поступления и выбытия по разным статьям и направлениям деятельности;
- сколько перевели между своими счетами.
Например, в отчете о движении денежных средств владелец суши-бара видит, что свободных денег на конец июля всего 47 000 ₽. Этого мало для закупки новой партии товара.
Отчет о прибылях и убытках — ОПиУ — помогает понять, столько прибыли остается после всех расходов. Эти деньги можно вывести в качестве дивидендов или направить на развитие бизнеса. С помощью отчета легко выявить прибыльные и убыточные направления бизнеса.
ОПиУ отвечает на такие вопросы:
- в каком месяце результаты бизнеса лучше, а в каком хуже;
- какой размер чистой прибыли и на какие цели ее можно использовать;
- какие у бизнеса расходы и как они влияют на прибыль.
В отчете о прибылях и убытках рассчитывают несколько видов прибыли: маржинальную, валовую, операционную — EBITDA, чистую, а также рентабельность по ним.
Петр решил открыть второе направление бизнеса — продавать пиццу. В ОПиУ он может отслеживать рентабельность и прибыль от каждого из направлений. Оказалось, пиццу продавать выгоднее, чем суши.
Управленческий баланс. Это таблица с данными о стоимости имущества и обязательствах компании. Статьи у бухгалтерского и управленческого баланса одинаковые, но разница в оценке имущества. Для целей бухучета стоимость рассчитывают по специальной методике с учетом амортизации, а в управленческом учете указывают реальную рыночную стоимость. Так собственник понимает, сколько денег он может получить, если продаст все свои активы и выплатит обязательства.
У Петра есть довольно старое оборудование — плиты, которые по бухгалтерии давно были бы списаны. В бухгалтерском балансе их не учитывают. А вот в управленческом балансе их отразить надо, ведь плиты можно продать.
Баланс также помогает оценить, на чьи деньги преимущественно развивается бизнес — собственные или заемные.
Петр не брал кредиты и не должен поставщикам. Он развивает бизнес на собственные деньги. Если предприниматель возьмет кредит и купит на него продукты, это отразится в строке «Запасы» раздела «Активы» и одновременно в строке «Обязательства» раздела «Пассивы» управленческого баланса.
Примеры, как управленческий учет помогает бизнесу
Когда предприниматель владеет всей финансовой информацией о бизнесе, он вовремя замечает как негативные тенденции, так и новые возможности. Финансовая отчетность помогает решить четыре основные задачи:
- рассчитать эффективность бизнеса, то есть как сработала компания в текущем периоде;
- оптимизировать расходы;
- избежать кассовых разрывов — ситуации, когда нечем платить поставщикам и персоналу;
- оценить, сколько дивидендов можно выводить из бизнеса.
Оценить эффективность бизнеса и оптимизировать расходы. Например, В ОПиУ можно сравнивать рентабельность продаж в динамике за несколько периодов.
После анализа расходов в управленческой отчетности владелец суши-бара понял, что он тратит много денег на оплату доставки через агрегаторы. Петр решил перестать работать с такой доставкой и нанял дополнительного курьера. Также предприниматель решил сменить поставщиков рыбы — закупка стала выгоднее.
Вскоре в ОПиУ он увидел результаты правильного управленческого решения — рентабельность по направлению суши выросла на 5%.
Предотвратить кассовые разрывы. Кассовый разрыв — это разница во времени между поступлениями и расходами. Если этот промежуток слишком большой, компания или ИП может вовсе остаться без денег и, например, не сможет заплатить налоги или арендную плату.
Управленческая отчетность поможет вовремя обнаружить возможный кассовый разрыв и предотвратить его.
В управленческом балансе Петр видит, что на расчетном счете компании всего 47 000 ₽. Оказывается, деньги застряли в дебиторской задолженности — 500 000 ₽. Это задолженность корпоративных клиентов, которым предприниматель давал отсрочки.
Оценить, сколько можно выводить из бизнеса. Бывает, у компании есть деньги на счетах, но предприниматель берет на личные расходы больше, чем может позволить бизнес.
Например, дивиденды в компаниях выплачивают из чистой прибыли. Но кроме дивидендов прибыль идет на развитие компании и пополнение резервных фондов. Благодаря отчету о прибылях и убытках можно оценить, какую сумму можно вывести.
Петр всегда брал одну и ту же сумму в качестве дивидендов — 150 000 ₽. Когда предприниматель начал вести управленческий учет, он увидел, что брал деньги в ущерб бизнесу.
Как быть эффективным даже в конце года: советы из книг
Где ведут управленческую отчетность
Вести управленческую отчетность можно в Excel, Google Таблицах, 1С или в специальных сервисах финансовой отчетности.
Excel и Google Таблицы — электронные таблицы. Если финансовую отчетность готовит один человек, вести отчеты можно в Excel. Если же над отчетами работают несколько сотрудников, удобнее вести их в Google Таблицах. Можно настроить совместный доступ, изменения отображаются в реальном времени и сохраняются в облаке, доступна история правок.
1C. Чаще 1C используют компании, где всей отчетностью занимается бухгалтер. Сложность использования программы в том, что ее ее надо специально адаптировать под особенности управленческого учета. Сделать это могут только разработчики под заказ, это достаточно долго и дорого.
Программы для финансового учета — платные сервисы, которые работают по подписке, например ПланФакт, Финтабло. В них можно настроить интеграцию с интернет-банками и онлайн-бухгалтерией. Сервисы автоматически собирают данные со счетов и формируют отчеты.
Кто должен вести управленческий учет
Чтобы вести управленческую отчетность, нужно собирать финансовую информацию о бизнесе, переносить ее в отчеты, анализировать результат. Разберем, когда предприниматель может это делать самостоятельно, а когда стоит привлекать финансового менеджера.
Сбор данных. Для отчетов нужно собирать информацию обо всех сделках, продажах, тратах, отчислениях, задолженностях и любых других финансовых событиях. Это может делать сам собственник или его сотрудники — каждый по своему направлению.
У Петра в суши-баре продавцы в точках ведут отчеты по продажам, менеджер по снабжению следит за остатками продуктов, SMM-менеджер отчитывается о затратах на рекламу в интернете. Они ежедневно обновляют эти отчеты в гугл-таблицах, а Петр их проверяет.
Составление и анализ отчетов. Данные в отчетах должны быть полными и корректными, вести их надо непрерывно и внимательно, чтобы минимизировать ошибки. Например, при составлении балансового отчета важно учитывать каждую операцию дважды — в активах и пассивах.
Если количество финансовых операций в день небольшое и все бизнес-процессы на контроле, управленческие таблицы может заполнять сам предприниматель или директор компании.
Бывает, что руководитель теряется от обилия данных и не знает, как использовать их для управленческих решений. Тогда, скорее всего, понадобится отдельный специалист, который будет следить за актуальностью данных, составлять и анализировать отчеты. Это может быть бухгалтер, но есть опасность, что он запутается в особенностях бухгалтерского и управленческого учетов и исказит реальный результат работы бизнеса.
Эксперты советуют нанять финансового менеджера, если оборот компании больше 3 млн рублей, а число операций в ДДС превышает 30 в день. Менеджер может взять на себя самый сложный этап — создать систему управленческого учета в компании, разработать правила и инструкции для конкретного бизнеса.
«Чаще всего у владельца бизнеса с оборотом более 3 млн рублей в месяц не хватает времени фиксировать весь объем поступающей финансовой информации — ему еще нужно управлять бизнесом».
Виктория Познанская
Финансовый директор бюро «Нескучные финансы»
Главное
- Управленческий учет — это система записи финансовых операций в специализированных таблицах. Они показывают, сколько вы получили и потратили, сколько должны вам, а сколько — вы, сколько вы можете взять на личные расходы, а сколько должно остаться в бизнесе.
- В управленческом учете три основных финансовых отчета — отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках, управленческий баланс.
- Управленческий учет помогает рассчитать эффективность бизнеса, оптимизировать расходы, избежать кассовых разрывов, оценить, сколько денег можно выводить на личные расходы.
- Вести управленческую отчетность можно в Excel, Google Таблицах или в специальных сервисах финансовой отчетности типа Финтабло, ПланФакт, 1С.
- Заниматься управленческим учетом в компании может как сам собственник, так и финансовый менеджер — все зависит от размера бизнеса и количества финансовых операций.
В каких программах вы ведете управленческий учет? Делитесь в комментариях.