Фискальный накопитель: для чего нужен и как использовать
По закону большинство розничных продавцов должны использовать онлайн-кассу, в которой должен быть фискальный накопитель. Он записывает и хранит информацию о чеках и отправляет ее в налоговую по интернету.
Если накопитель сломается или заблокируется, пробивать чеки на онлайн-кассе не получится. Это нарушение, за которое предусмотрен штраф. Разбираем, как работать с фискальным накопителем без проблем с законом.
Что такое фискальный накопитель
Фискальный накопитель, или ФН, — устройство, которое устанавливают в специальный отсек онлайн-кассы. Он выглядит как небольшая серая коробочка.
По закону 54-ФЗ фискальный накопитель должен быть в каждой онлайн-кассе. Онлайн-кассы нового поколения — смарт-терминалы — обычно продают уже с ним. А для более старых моделей его придется докупать отдельно.
Работает фискальный накопитель по такой схеме:
- Кассир пробивает чек или формирует отчет об открытии либо закрытии смены.
- Фискальный накопитель получает данные чека, обрабатывает их и шифрует. Затем отправляет чек или отчет оператору фискальных данных — ОФД. Что такое ОФД.
- ОФД проверяет фискальный документ, передает его в налоговую службу и отправляет электронный чек покупателю.
Как выбрать фискальный накопитель
При выборе фискального накопителя надо обратить внимание, есть ли ФН в специальном реестре и каков его срок службы. Подробно про выбор накопителя в зависимости от особенностей бизнеса рассказали в отдельной статье.
Реестр. Использовать можно только модели накопителей из специального реестра на сайте налоговой службы. На февраль 2024 года там 14 моделей:
- «ФН-1.1М, исполнение Ин15-1М» от ООО «ИНВЕНТА»;
- «ФН-1.2 исполнение Эв15-3» от ООО «ИНВЕНТА»;
- «ФН-1.2 исполнение Эв36-3» от ООО «ИНВЕНТА»;
- «ФН-1.2 исполнение Ин15-3» от ООО «ИНВЕНТА»;
- «ФН-1.2 исполнение Ин36-3» от ООО «ИНВЕНТА»;
- «ФН-1.1М, исполнение Ин36-1М» от АО «Концерн „Автоматика“»;
- «ФН-1.2 исполнение Ав36-3» от АО «Концерн “Автоматика”»;
- «ФН-1.2 исполнение Ав15-3» от АО «Концерн “Автоматика”»;
- «ФН-1.2 исполнение Эв15-3» от ООО «Эвотор»;
- «ФН-1.2 исполнение Эв15-4» от ООО «Эвотор»;
- «ФН-1.2 исполнение Эв36-3» от ООО «Эвотор»;
- «ФН-1.2 исполнение Эв36-4» от ООО «Эвотор»;
- «ФН-1.2 исполнение Пр15-4» от ООО «Прагматик»;
- «ФН-1.2 исполнение Из15-4» от ООО «НТЦ „Измеритель“».
Срок использования фискального накопителя. Фискальные накопители отличаются сроком службы — есть на 13, 15 и 36 месяцев. Срок указан на корпусе ФН. Но это не значит, что устройство будет работать все это время. Этот срок — максимальный. Реальный срок службы может быть и меньше: он зависит от системы налогообложения и от вида деятельности компании или ИП.
У Ивана автомагазин, в котором он продает подакцизные товары — моторные масла. По закону его бизнесу подойдет фискальный накопитель сроком работы 410 дней, это чуть больше 13 месяцев. То есть нужно купить устройство на 15 месяцев. Иван, конечно, может купить ФН на срок 36 месяцев, но накопитель все равно отработает только 410 дней и заблокируется. К тому же за использование ФН с неправильным сроком Ивана могут оштрафовать.
У Кирилла магазин в селе Нью Васюки. Интернета там нет, поэтому онлайн-касса работает в автономном режиме, то есть не передает данные в ОФД. В такой ситуации нужен ФН на 15 месяцев. Кирилл купил накопитель на 36 месяцев, но он проработал положенные по закону 560 дней и заблокировался. А можно было взять устройство на 15 месяцев и сэкономить, плюс не бояться штрафа налоговой при проверке.
Срок фискального накопителя может закончиться раньше еще и потому, что у устройства ограничен объем памяти. Она рассчитана примерно на 250 000 фискальных документов — чеков и отчетов. Этого должно хватить примерно на год. Если продавец ежедневно пробивает много чеков, например больше 700 в день, память устройства закончится раньше, чем срок службы.
Если такое произойдет, онлайн-касса не сможет передавать чеки в ОФД. Работать с такой кассой нельзя — это нарушение, за которое будет штраф.
Где купить фискальный накопитель. Фискальный накопитель можно купить вместе с кассой или отдельно в специальных магазинах, которые продают кассовое оборудование, или на маркетплейсах. Цена на него начинается от 10 000 ₽ и зависит от срока действия устройства. Кроме того, купить фискальный накопитель можно у партнеров Т-Банк. Для этого напишите в чат поддержки Т-Банк Бизнеса.
Почему фискальный накопитель может заблокироваться
Фискальный накопитель может заблокироваться в таких ситуациях:
- накопитель в течение 30 дней не смог передать чек в ОФД, например не было интернета или связи с ОФД;
- продавец не закрыл смену;
- закончилась память или истек срок действия;
- сломался.
Накопитель в течение 30 дней не смог передать чек в ОФД. Если фискальный накопитель не работал из-за отсутствия интернета, надо восстановить подключение. После этого ФН автоматически разблокируется и передаст все данные в ОФД.
Если интернет исправен, причина блокировки может быть в отсутствии связи с ОФД. Увидеть это можно в отчете о закрытии смены. В нем либо появится сообщение «ОФД не отвечает», либо в строке «Количество непереданных ФД» будут данные, что чеки не отправлялись оператору и налоговой. Чтобы это исправить, нужно проверить срок действия договора и обратиться в техподдержку ОФД.
Если же просто не было продаж в течение месяца, фискальный накопитель не заблокируется. Ведь все это время касса бездействует: смену не открывают и не закрывают, чеки не пробивают.
Продавец не закрыл смену. Фискальный накопитель автоматически заблокируется, если смена на кассе длится больше 24 часов. То есть продавец через сутки не сформировал отчет о закрытии смены. Нужно просто закрыть смену на кассе, и фискальный накопитель снова будет передавать данные.
Закончилась память устройства или срок действия. Обычно онлайн-касса предупреждает: «Память фискального накопителя заполнена» или «Срок действия фискального накопителя истекает через 10 дней». Если продавец пропустил сообщение, нужно остановить торговлю на этой кассе и заменить накопитель на новый.
Фискальный накопитель неисправен: касса выдает ошибки «Нет ФН в ККТ» или «ФН не из этой ККТ». Если гарантийный срок устройства не истек, нужно обратиться к компании-производителю. Если гарантия закончилась, расскажем дальше, как действовать.
Что делать, если фискальный накопитель сломался
Если фискальный накопитель сломался, пошагово действовать нужно так:
- Отправить старый фискальный накопитель изготовителю на экспертизу.
- Получить заключение от изготовителя по результатам экспертизы.
- Направить в налоговую сведения из ФН, если экспертиза установила, что их можно считать.
Отправить старый фискальный накопитель изготовителю на экспертизу. Адрес можно найти в паспорте на накопитель, который идет в комплекте с устройством, или в интернете. На это есть 60 дней, считая с момента поломки. Чтобы уложиться в срок, лучше это сделать сразу после подачи заявления в налоговую.
Если поставщик или производитель отказался провести экспертизу и выдать заключение, нужно обратиться в налоговую и описать ситуацию. Налоговая вынесет предписание, которое обяжет производителя исполнить требование законодательства.
Получить заключение от изготовителя по результатам экспертизы. Изготовитель направит его владельцу кассы и в налоговую в течение 30 календарных дней со дня получения фискального накопителя.
Если накопитель сломался из-за заводского брака, владелец кассы не должен платить за экспертизу.
Направить в налоговую сведения из ФН, если экспертиза установила, что их можно считать. Срок — в течение 60 календарных дней с даты подачи заявления о перерегистрации или снятии с учета кассы.
Если изготовитель подтвердил, что данные с фискального накопителя нельзя считать, ничего в налоговую подавать не нужно.
Пока накопитель находится у производителя, придется приостановить продажи. Без фискального накопителя не получится пробивать чеки на онлайн-кассе. Чтобы не останавливать бизнес, можно использовать резервную онлайн-кассу или взять технику в аренду и вернуть в любое время.
Как заменить фискальный накопитель
Накопитель придется поменять в следующих ситуациях: истек срок эксплуатации, ФН сломался или поменялся владелец онлайн-кассы. Менять фискальный накопитель лучше в сервисном центре, где обслуживают онлайн-кассу, иначе есть риск повредить устройство. Если это произойдет, придется покупать новый накопитель.
Если все-таки решили заменить устройство самостоятельно, действовать нужно так:
- Сформировать на онлайн-кассе отчет о закрытии смены. В поле «Количество непереданных ФД» должно стоять «0». Это означает, что все документы с фискального накопителя переданы в ОФД.
- Сформировать на онлайн-кассе отчет о закрытии фискального накопителя. Как это сделать, есть в инструкции к онлайн-кассе.
- Заменить фискальный накопитель: достать из отсека старое устройство и вставить новое.
- Сформировать отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)». Как это сделать, тоже описано в инструкции к онлайн-кассе.
- Перерегистрировать онлайн-кассу на сайте налоговой службы. Для этого нужно выбрать кассу в личном кабинете, нажать «Перерегистрировать ККТ», в появившемся окне выбрать основание для перерегистрации, нажать «Подписать и отправить». Если все сделать правильно, налоговая подтвердит операцию и выдаст на онлайн-кассе регистрационную карточку.
Для перерегистрации кассы нужна квалифицированная электронная подпись, оформленная на имя директора компании или ИП. Подробно о перерегистрации рассказали в отдельной статье.
Старый фискальный накопитель нужно хранить пять лет, чтобы предъявить его инспекторам по их запросу.
Как накажут за неправильную работу с фискальным накопителем
Компанию или ИП могут оштрафовать, если накопитель:
- просрочен — то есть компания или ИП продолжают его использовать после того, как истек срок действия;
- зарегистрирован на другого продавца — компания или ИП купили онлайн-кассу у прошлого владельца и продолжают ее использовать с тем же накопителем.
Как именно накажут, определит налоговый инспектор или суд, если бизнес решит обжаловать решение инспектора.
Главное
- Фискальный накопитель — устройство, которое шифрует, записывает, хранит фискальные данные и передает их в налоговую.
- Без фискального накопителя работать на онлайн-кассе нельзя.
- Фискальные накопители внесены в специальный реестр на сайте налоговой службы. Можно использовать только накопители из этого реестра.
- Фискальный накопитель нужно выбирать в зависимости от применяемой системы налогообложения и особенностей бизнеса компании или ИП.
В какой ситуации приходилось менять фискальный накопитель?