Когда и как поменять фискальный накопитель?

Читатель Дмитрий пишет: «На нашей онлайн-кассе скоро истечет срок действия фискального накопителя. Нужно ли его заменить?»

Когда нужно менять фискальный накопитель

Есть пять случаев, когда фискальный накопитель нужно заменить.

1. Истек срок действия. Есть три вида накопителей — на 13, 15 и 36 месяцев.

Оставшийся срок службы накопителя отображается в отчетах об открытии и закрытии смен.

2. Заполнена встроенная память. Фискальный накопитель придется заменить, даже если срок его действия не истек. Память накопителя рассчитана примерно на 250 000 чеков. У некоторых моделей онлайн-касс есть функция контроля за заполняемостью памяти накопителя. Когда останется 1—2% свободного места, это отобразится в отчетах об открытии и закрытии смен.

3. Сменился собственник онлайн-кассы. Предыдущий собственник должен изъять накопитель, а другой владелец — установить новый и зарегистрировать онлайн-кассу на себя. Если онлайн-касса переходит в обособленное подразделение компании, накопитель менять не нужно, так как у головного офиса и филиала один ИНН.

4. Неверно указаны реквизиты. При регистрации онлайн-кассы пользователь указывает ее регистрационный номер. Изменить данные после сохранения нельзя. Если данные внесены неверно, придется купить новый фискальный накопитель и заново зарегистрировать онлайн-кассу.

5. Накопитель сломался. Онлайн-кассу без накопителя использовать нельзя. Если не получилось отремонтировать накопитель, его нужно заменить.

Как заменить фискальный накопитель при поломке

Если фискальный накопитель сломался, порядок действий такой.

Шаг 1. Передать фискальный накопитель в сервисный центр изготовителя на экспертизу. Как быстро это нужно сделать, в законе 54-ФЗ не сказано.

Шаг 2. Получить заключение по результатам экспертизы от изготовителя. Изготовитель направит его пользователю онлайн-кассы и в налоговую инспекцию в течение 30 календарных дней со дня получения фискального накопителя.

Если поломка произошла из-за заводского брака, пользователь онлайн-кассы не должен платить за экспертизу.

Шаг 3. Подать в налоговую инспекцию заявление о перерегистрации онлайн-кассы. Срок — в течение пяти рабочих дней с даты, когда экспертиза установила, что накопитель нельзя отремонтировать.

Шаг 4. Направить в налоговую сведения из фискального накопителя, если по результатам экспертизы установлено, что данные можно считать. Срок — в течение 60 календарных дней с даты подачи заявления о перерегистрации или снятии с учета кассы.

Шаг 5. Установить новый накопитель.

Как заменить фискальный накопитель в остальных случаях

Во всех случаях, кроме поломки, замена фискального накопителя происходит так.

Шаг 3. Извлечь из онлайн-кассы старый фискальный накопитель и установить новый.

Шаг 4. Сформировать на онлайн-кассе отчет о регистрации или об изменении параметров регистрации ККТ в связи с заменой фискального накопителя.

Отчет передают в налоговую инспекцию вместе с заявлением о регистрации или перерегистрации онлайн-кассы не позднее одного рабочего дня, следующего за днем замены фискального накопителя.

Если онлайн-кассу применяли в автономном режиме, нужно считать все фискальные документы из фискального наполнителя, который нужно заменить, и передать их в инспекцию вместе с заявлением о перерегистрации ККТ.

Ответственность за неправильную работу с фискальным накопителем

За работу на онлайн-кассе с просроченным, зарегистрированным на другого продавца или зарегистрированным с неправильными реквизитами фискальным накопителем оштрафуют. Как именно, зависит от квалификации проступка налоговым инспектором или судом, если бизнес решит обжаловать решение инспектора.

Если инспектор или суд посчитают случившееся неприменением ККТ, штраф:

• для руководителя компании или ИП — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽;
• малым предприятиям, в том числе микропредприятиям, административный штраф назначают от 37,5 до 50% суммы расчета, но не менее 15 000 ₽;
• для средних и крупных компаний — от 75 до 100% суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 ₽.

Если налоговый инспектор или суд квалифицируют проступок как применение ККТ с нарушением, назначат предупреждение или штраф:

• руководителю ООО или ИП — от 1500 до 3000 ₽;
• малому предприятию — от 2500 до 5000 ₽;
• средней либо крупной компании — от 5000 до 10 000 ₽.