Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Подробнее
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Частые ошибки продавцов при оформлении чеков


Рассказываем, как избежать штрафов и проблем с налоговой


Михаил Кратов

Михаил Кратов

Эксперт по праву

Поделиться

Онлайн-касса, она же контрольно-кассовая техника, ККТ, нужна практически всем предпринимателям и компаниям, которые продают товары, работы или услуги обычным людям. В законе зафиксированы требования к работе с онлайн-кассой и правила оформления чеков. Неприменение или неправильное применение онлайн-кассы грозит приостановкой деятельности бизнеса и штрафами:

  • для руководителей или ИП — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽;
  • для малого бизнеса — от 37,5 до 50% суммы расчета, но не менее 15 000 ₽;
  • для средних и крупных компаний — от 75 до 100% суммы расчета, но не менее 30 000 ₽.

Собрали популярные ошибки, которые допускают при оформлении кассовых чеков, и рассказали, как их не допустить.

Как работать с онлайн-кассой

Подборка статей о том, как правильно зарегистрировать кассу и оформлять фискальные документы:

Ошибка 1. В чеке бьют «Наличные» вместо «Безналичные», и наоборот

О чем речь. Когда клиент покупает товар, платит за работу или услугу, он расплачивается одним из двух способов: наличными или по безналу. В любом случае продавец обязан выдавать кассовые чеки. В чеке онлайн-кассы кассир должен пробивать признак формы расчета — оплата наличными или безналичными.

В чем проблема. При продаже товаров, работ или услуг кассир неверно пробивает наличку по безналу, и, наоборот, покупатель рассчитался по карте, а кассир провел как продажу за наличку.

Если кассир перепутает признак формы расчета, сумма наличных по отчету не сойдется с количеством денег в ящике ККТ. Как правило, ошибку удается обнаружить в конце смены. Чтобы ее найти, придется изучить чеки за всю смену.

Из-за такой ошибки налоговая получит неверные сведения, а компания может получить штраф.

Как правильно. В чеке должен стоять признак расчета «Наличные», если клиент заплатил наличными, и «Безналичные» — если клиент расплатился картой или электронными деньгами, например через СБП.

Если кассир ошибся в форме оплаты, исправить ошибку в кассовом чеке нужно так: сформировать чек коррекции или возврата. Выбор зависит от формата фискальных данных — ФФД.

Ошибка 2. Неправильно указывают ФИО кассира на онлайн-кассе

О чем речь. Кассы бывают двух видов:

  • автоматическая — которая выбивает чеки сама в момент расчета. Обычно это облачные кассы, которые подключают для фискализации онлайн-продаж — чтобы покупатель получал чек в момент расчета, даже если он оплатил товар в интернет-магазине в три часа ночи;
  • обычная — касса, на которой расчет оформляет кассир. Такие кассы используют в офлайн-магазинах.

На автоматических кассах в поле «Кассир» должен стоять номер автомата, который выбил чек. А при работе на обычной кассе — ФИО кассира, который принял деньги и сформировал чек.

Кассир — материально ответственное лицо; если на чеке указано его имя, значит, он совершил операцию, то есть он принимал деньги от покупателя или отдавал ему их при возврате.

В чем проблема. На чеках, которые выбивает автоматическая касса, продавцы онлайн-магазинов указывают ФИО кассира. На самом деле этого не было — чек выбил автомат.

При работе на обычной кассе не меняют ФИО кассира при передаче смены или вообще указывают данные директора. Это тоже ошибка.

Ошибка в фамилии кассира может вызвать вопросы у налогового инспектора при проверке. Информация в чеке должна соответствовать действительности.

Как правильно. По закону на чеках из обычной кассы должны быть указаны имя и фамилия кассира, а на чеках из автоматической кассы указывают только номер автомата вместо данных кассира. Нет кассира — не нужно указывать его имя.

Ошибка 3. При предоплате выбивают один чек вместо двух

О чем речь. При онлайн-покупках в большинстве случаев продавец должен формировать два чека: предоплаты и полного расчета. Чек на предоплату покупатель получает тогда, когда оплатил товар на сайте. А чек полного расчета — когда получает товар.

В чем проблема. Проблема в том, что продавцы часто выбивают только один чек — полного расчета. Иногда сложно найти предоплатный чек, а иногда просто ленятся. Это нарушение закона № 54-ФЗ и грозит штрафом.

Как правильно. Чеков должно быть два: предоплаты — при приеме платежа от покупателя и полного расчета — при передаче заказа.

Есть два исключения, когда можно обойтись одним чеком полного расчета:

  1. Если товар клиенту передают в тот же день, когда он оплатил заказ. Например, человек заказал и оплатил игрушку в онлайн-магазине, курьер в тот же день ее доставил вместе с чеком на полный расчет — это законно.
  2. Если бизнес работает на упрощенке и уведомил покупателя, что чек будет один. Например, написал об этом в оферте.

Ошибка 4. Не отменяют исходную операцию при коррекции

О чем речь. Если выбили неправильный чек, скорректировать ошибку нужно двумя чеками:

  • при ФФД версии 1.05 — выбить чек возврата, а потом правильный чек;
  • при ФФД 1.1 и 1.2 — выбить чек коррекции с обратным признаком расчета, например «Отмена прихода», а потом правильный чек.

В чеках коррекции указывают, какой чек исправляют. Для этого в чек коррекции нужно вписать фискальный признак документа — ФПД исходного чека.

В чем проблема. Продавцы часто выбивают один чек — чек коррекции с правильными данными, а отмену или возврат не делают. Это ошибка.

Для налоговой работает так: чек коррекции сообщает об ошибках в данных по операции. Получается, что чек коррекции «Приход» без отмены исходной операции прибавляет сумму, которая указана в чеке, к общей сумме поступлений.

Как правильно. При исправлении ошибок вне зависимости от ФФД работает такая логика: отмена исходной операции → корректная операция. То есть чеков всегда должно быть два. При этом в каждом чеке желательно указать ФПД расчета, который исправляют.

Как упростить работу с чеками предоплаты и полного расчета и с чеками коррекции

Если у магазина несколько заказов в день, несложно их отследить и выбить по два чека, а если заказов сотни или тысячи — это становится проблемой. К каждому чеку предоплаты выбивать чек полного расчета — рутинно и утомительно.

CloudKassir разработал функционал, который позволяет оформить чеки правильно и сэкономить время, — групповая обработка чеков. Она позволяет за один раз выбить чеки полного расчета по целой группе операций. Это удобно, если у продавца большой объем продаж.

Работает это так: продавец выделяет все операции, по которым надо сделать чеки полного расчета, например за какую-то дату, и нажимает на кнопку. Система проверяет, чтобы в выборку не попали лишние чеки, например чеки возврата, а потом формирует чеки полного расчета по всем чекам предоплаты из выборки.

В группу нужно включить чеки для оформления полного расчета или возврата → выбрать, что конкретно нужно сделать → и нажать кнопку «Отправить». Система сформирует чеки полного расчета или возврата на все чеки в группе

Групповая обработка чеков поможет и при исправлении ошибок — отмене исходных операций и формировании чеков коррекции. Например, при ФФД 1.05 выбирают неправильные чеки и делают возврат для всей группы. Система сформирует чек возврата для каждого чека в выборке. А потом также группой можно создать чеки коррекции.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и условиями передачи информации

Безопасность бизнеса

Найдите больше ответов на вопросы о бизнесе


Больше по теме