Частые ошибки продавцов при оформлении чеков

Собрали популярные ошибки, которые допускают при оформлении кассовых чеков, и рассказали, как их не допустить.

О чем речь. Когда клиент покупает товар, платит за работу или услугу, он расплачивается одним из двух способов: наличными или по безналу. В любом случае продавец обязан выдавать кассовые чеки. В чеке онлайн-кассы кассир должен пробивать признак формы расчета — оплата наличными или безналичными.

В чем проблема. При продаже товаров, работ или услуг кассир неверно пробивает наличку по безналу, и, наоборот, покупатель рассчитался по карте, а кассир провел как продажу за наличку.

Если кассир перепутает признак формы расчета, сумма наличных по отчету не сойдется с количеством денег в ящике ККТ. Как правило, ошибку удается обнаружить в конце смены. Чтобы ее найти, придется изучить чеки за всю смену.

Из-за такой ошибки налоговая получит неверные сведения, а компания может получить штраф.

Как правильно. В чеке должен стоять признак расчета «Наличные», если клиент заплатил наличными, и «Безналичные» — если клиент расплатился картой или электронными деньгами, например через СБП.

О чем речь. Кассы бывают двух видов:

На автоматических кассах в поле «Кассир» должен стоять номер автомата, который выбил чек. А при работе на обычной кассе — ФИО кассира, который принял деньги и сформировал чек.

Кассир — материально ответственное лицо; если на чеке указано его имя, значит, он совершил операцию, то есть он принимал деньги от покупателя или отдавал ему их при возврате.

В чем проблема. На чеках, которые выбивает автоматическая касса, продавцы онлайн-магазинов указывают ФИО кассира. На самом деле этого не было — чек выбил автомат.

При работе на обычной кассе не меняют ФИО кассира при передаче смены или вообще указывают данные директора. Это тоже ошибка.

Ошибка в фамилии кассира может вызвать вопросы у налогового инспектора при проверке. Информация в чеке должна соответствовать действительности.

В чем проблема. Проблема в том, что продавцы часто выбивают только один чек — полного расчета. Иногда сложно найти предоплатный чек, а иногда просто ленятся. Это нарушение закона № 54-ФЗ и грозит штрафом.

Как правильно. Чеков должно быть два: предоплаты — при приеме платежа от покупателя и полного расчета — при передаче заказа.

Есть два исключения, когда можно обойтись одним чеком полного расчета:

В чеках коррекции указывают, какой чек исправляют. Для этого в чек коррекции нужно вписать фискальный признак документа — ФПД исходного чека.

В чем проблема. Продавцы часто выбивают один чек — чек коррекции с правильными данными, а отмену или возврат не делают. Это ошибка.

Для налоговой работает так: чек коррекции сообщает об ошибках в данных по операции. Получается, что чек коррекции «Приход» без отмены исходной операции прибавляет сумму, которая указана в чеке, к общей сумме поступлений.

Как правильно. При исправлении ошибок вне зависимости от ФФД работает такая логика: отмена исходной операции → корректная операция. То есть чеков всегда должно быть два. При этом в каждом чеке желательно указать ФПД расчета, который исправляют.

Если у магазина несколько заказов в день, несложно их отследить и выбить по два чека, а если заказов сотни или тысячи — это становится проблемой. К каждому чеку предоплаты выбивать чек полного расчета — рутинно и утомительно.

Работает это так: продавец выделяет все операции, по которым надо сделать чеки полного расчета, например за какую-то дату, и нажимает на кнопку. Система проверяет, чтобы в выборку не попали лишние чеки, например чеки возврата, а потом формирует чеки полного расчета по всем чекам предоплаты из выборки.

Групповая обработка чеков поможет и при исправлении ошибок — отмене исходных операций и формировании чеков коррекции. Например, при ФФД 1.05 выбирают неправильные чеки и делают возврат для всей группы. Система сформирует чек возврата для каждого чека в выборке. А потом также группой можно создать чеки коррекции.