Какие документы подходят для зарубежных заказчиков и что стоит в них прописать
Наталья Шаварина
Младший партнер Useful Services PTE.
Наталия Спицына
Юрист Seven Hills Legal
Какие документы подходят для зарубежных заказчиков и что стоит в них прописать
Наталья Шаварина
Младший партнер Useful Services PTE.
Наталия Спицына
Юрист Seven Hills Legal
Upwork в России больше не работает. Теперь, если фрилансер хочет продолжить работать с зарубежными клиентами, придется перестроить процесс. Рассказываем, как работать без Upwork в России.
Что случилось
Upwork — международная биржа для фрилансеров, которые работают с зарубежными заказчиками. Обычно речь об услугах программистов, но с ней еще работают дизайнеры, музыканты, фотографы и исполнители из других сфер.
В начале марта 2022 года Upwork объявила о приостановке работы в России и Белоруссии. Компания заморозила аккаунты пользователей из этих стран и убрала возможность создания новых. В официальном сообщении гендиректор сослался на неопределенность ситуации в мире.
Выдержка из официального сообщения компании о прекращении работы в России
The first step will be shutting down Upwork’s support for new business generation in Russia and Belarus. Over the next few days, freelancers and clients in Russia and Belarus will no longer be able to sign up for new accounts, initiate new contracts, and be visible in search.
We honor the relationships that exist between our customers and recognize the swift adjustments that they will need to make as they process this announcement. As such, existing contracts with talent and clients in the region will remain open, with final billing due by May 1, 2022.
Как работать с заказчиками без Upwork
Считается, что Upwork — крупнейшая биржа для работы с зарубежным рынком на фрилансе. В работе через нее сразу несколько плюсов. Например:
- Исполнители и заказчики защищены контрактом, который предоставляет сама биржа. Например, что исполнитель не сможет присвоить результаты работы себе, а заказчик — не заплатить, просто потому что ему так захотелось.
- Заказчик и исполнитель не тратят лишние ресурсы на поиски друг друга. Для заказчика биржа дает возможность отследить рейтинг и отзывы на конкретного исполнителя и найти того, кто максимально подходит под задачу. А исполнителю не нужно давать рекламу или как-то еще выходить на заказчика напрямую.
Теперь, если фрилансер хочет продолжить работать с зарубежными клиентами, придется перестроить процесс. Может быть два варианта.
Перейти на другую биржу, которая действует в России. Какие еще биржи подходят для зарубежного рынка — тема отдельной статьи, и поговорим об этом в другой раз. На момент написания статьи действуют аналоги Upwork — биржи Workana и Toptal.
Договориться с текущими заказчиками и начать работать с ними напрямую. Для этого понадобится как минимум договор, на основании которого компания будет обязана заплатить за работу, а банк сможет эти деньги принять и перевести на счет исполнителя. В этой статье поговорим об этом варианте.
Какие документы понадобятся для работы с заказчиком напрямую
Итак, у вас есть заказчик, который готов платить. Перед вами две задачи — сделать так, чтобы у компании появилось обязательство оплатить ваш труд, а банк смог бы зачислить эту оплату. В обоих случаях понадобятся документы.
Документы можно условно разделить на два типа: те, что нужны для юридической подстраховки, — это как раз об обязанностях заказчика, и для приема денег — это уже для банка. В большинстве случаев это одни и те же документы.
Чтобы было проще разобраться, мы собрали список с примерами. Это не окончательный список, но он подходит как отправная точка.
Документ на сделку — самое важное для юридической защиты и валютного контроля. В нем фиксируются условия сделки: кто и что покупает, в какие сроки и так далее. Таким документом должен быть договор в разных формах — от многостраничного документа до короткого инвойса.
Подтверждающие документы. Они подтверждают, что исполнитель выполнил свою часть работы и страхуют, на случай если заказчик решит не платить.
Такие же документы могут понадобиться для валютного контроля. Госорганы хотят убедиться, что сделки не фиктивные, а по документам сразу видно: заказывали стулья — стулья получили. Примеры подтверждающих документов:
- акт выполненных услуг;
- отчет о проделанной работе.
Только для валютного контроля в банке. В законе о валютном контроле есть список документов, которые нужны для проведения валютной операции — получения оплаты или перевода контрагенту.
Список документов одинаковый для всех банков, поэтому неважно, где вы проходите валютный контроль. Единственное отличие: один банк может все оформить за вас, другой попросит сделать самим. Среди того, что может понадобиться, — справка о подтверждающих документах и распоряжение о списании денег с транзитного счета.
Какой договор подходит для зарубежных заказчиков
Условно договоры можно разделить на два типа: рамочный договор и договор-инвойс. Рамочный подходит, если планируете работать с заказчиком долго и по разным задачам, которые заранее не сформулировать. Договор-инвойс — чтобы получить оплату по конкретной задаче.
Рамочный договор. В рамочном договоре обычно фиксируют базовые условия, которые будут применяться ко всем будущим заказам. Могут быть такие пункты:
- Передача заказчику исключительных прав на результаты своей работы.
- Соблюдение конфиденциальности.
- Неустойка за несоблюдение сроков выполнения задач.
- Сроки и способ оплаты работы.
- Срок действия договора.
- Подсудность — то есть в каком суде и по какому праву будет решаться конфликт.
- Порядок согласования условий конкретных заказов.
«Рамочный договор, как правило, не описывает объем работ, который исполнитель обязуется выполнить, а заказчик — оплатить. Поэтому рекомендуется описать процесс, как вы и заказчик будете в дальнейшем договариваться о конкретных заказах.
Есть разные опции — от подписания отдельных приложений и дополнительных соглашений до переписки в мессенджере. Важно, чтобы процесс был описан как можно подробнее.
Если вы договариваетесь согласовывать заказы в переписке по электронной почте, нужно определить в рамочном договоре, какие именно сотрудники заказчика имеют право от его имени договариваться о выполнении конкретной работы и согласовывать размер оплаты за нее. Стоит также указать в договоре адреса электронной почты таких сотрудников».
Наталия Спицына
Юрист Seven Hills Legal
Договор-инвойс — договор-счет, или просто инвойс. Это короткий документ, как счет, где указывают заказчика и исполнителя, описывают объем работ и их стоимость. Его можно использовать, чтобы получить оплату по одному конкретному, обычно небольшому, заказу.
Допустим, есть большой проект по разработке веб-приложения. У него несколько этапов: сбор и анализ требований → разработка архитектуры → программирование → тестирование → развертывание для пользователей.
Заказчик ищет исполнителей под конкретный этап и этот этап делит еще на задачи. За каждую он платит определенную сумму.
На этапе тестирования есть задачи по проверке исправлений. Был баг в отображении дат, его поправили. Тестировщик проверяет, точно ли бага нет. Для этого он заходит в панель администратора и смотрит: отчеты создаются с датами в нужном формате или нет.
Если дата формируется с ошибкой, тестировщик заводит задания для разработки.
И так тестировщик проходит по каждой замеченной ошибке.
Инвойс может быть на пул ошибок, допустим, только по календарю. Или на все ошибки, которые заметили на предыдущем этапе.
Из чего состоит рамочный договор
Что именно писать в договоре, зависит от бизнес-задачи и условий работы. Чтобы было проще разобраться, собрали примеры основных пунктов в таблицу. Это отправная точка для составления своего договора, а не единственно верное решение.
1. Основные параметры договора
| Что указывать | Примеры формулировок |
|---|---|
| Дата заключения контракта | — 2 августа 2023 года — 02.08.2023 |
| Срок действия договора | — Контракт действует в течение 12 месяцев с момента его подписания — Договор вступает в силу с даты его подписания сторонами и действует в течение 12 месяцев. Если ни одна из сторон не позднее чем за 15 календарных дней до окончания срока действия Договора не уведомит другую о намерении прекратить Договор, он автоматически продлевается на тот же срок и на тех же условиях — Договор действует до полного исполнения сторонами своих обязательств |
2. В чем суть сделки
| Что указывать | Примеры |
|---|---|
| Наименование товара или услуги и количество | — Исполнитель оказывает услуги, стоимость и сроки оказания которых указаны в инвойсе и согласовываются сторонами отдельно — Исполнитель оказывает услуги по верстке сайта для проекта ХХХ по техническому заданию, предоставленному Заказчиком. Срок выполнения услуг — 1 месяц с даты подписания Договора |
3. Стоимость и форма оплаты
| Что указывать | Примеры |
|---|---|
| Валюта контракта | — Доллары — Евро |
| Сумма контракта | — Общая сумма Договора 10 000 $ — Сумма будет указана в инвойсах — Фиксированная оплата в месяц 3 000,00 $ |
| Форма оплаты | Форма оплаты — безналичный банковский перевод на расчетный счет продавца |
4. Порядок приемки услуг
| Что указывать | Примеры |
|---|---|
| Акт, который должен предоставить исполнитель, и срок его подписания | — Исполнитель предоставляет Заказчику акт об оказании услуг в форме согласно приложению № 1. Срок — 10 рабочих дней со дня окончания расчетного месяца или выполнения работ — В течение 5 рабочих дней со дня получения акта об оказании услуг Заказчик обязан подписать его. При наличии замечаний к качеству оказываемых услуг Заказчик должен представить Исполнителю мотивированный отказ от подписания акта с указанием срока для устранения недостатков — Если Заказчик не подписал акт в установленный срок и не предоставил мотивированный отказ, услуги, оказанные Исполнителем, считаются выполненными в полном объеме. Акт будет считаться подписанным обеими Сторонами |
5. Сроки и условия оплаты
| Что указывать | Примеры |
|---|---|
| Срок оплаты | — Оплата должна быть произведена в течение пяти дней после выставления инвойса — Оплата выставленного инвойса является подтверждением оказания услуг |
| Срок возврата аванса на случай, если контрагент или вы не выполните свои обязательства | В случае невыполнения задачи аванс возвращается в срок 30 дней с даты платежа |
| Сроки исполнения обязательств | — Оплата оказанной услуги должна быть произведена не позднее 31.12.2023 — Оплата должна быть произведена в течение 10 дней с даты поставки товара |
| На основании какого документа переводятся деньги | — Оплата производится на основании выставленного счета в долларах США на условиях предоплаты за оказываемые услуги — Оплата производится на основании подписанного акта и отчета, согласно приложению № 1 |
6. Что подтверждает выполнение обязательств
| Что указывать | Примеры |
|---|---|
| То, что подтверждает факт оказания услуги или поставки товара, и то, что заказчик согласен с качеством | — Акт — Инвойс — если это указано в самом инвойсе и условиями Договора не предусмотрен акт — Отчет |
7. Защита интеллектуальной собственности заказчика
| Что указывать | Примеры |
|---|---|
| Условия о том, кому принадлежат исключительные права Гарантии исполнителя | — Исключительные права на любые результаты оказания услуг, охраняемые авторским правом и созданные Исполнителем в ходе оказания услуг по Договору, принадлежат Заказчику — Исполнитель гарантирует, что произведения будут созданы непосредственно им и не будут нарушать права третьих лиц — Исполнитель обязуется принимать участие в урегулировании таких претензий, в том числе в судебном порядке. Понесенные Заказчиком расходы и убытки в результате урегулирования указанных претензий компенсирует Исполнитель |
8. Неустойка из-за нарушения условий выполнения задач
| Что указывать | Примеры |
|---|---|
| Ответственность исполнителя или заказчика за задержку сроков — например, если исполнитель вовремя не выполняет работы. Или заказчик вовремя не оплачивает услугу | Неустойка за несвоевременное исполнение обязательств — 0,1% от стоимости Договора в день, но не более 10% суммы соответствующего неисполненного обязательства |
9. Обязанность сохранять данные компании
| Что указывать | Примеры |
|---|---|
| Информацию, которую стороны считают конфиденциальной и обязуются не разглашать | 1. Стороны признают конфиденциальной и обязуются не разглашать следующую информацию: — содержание Заявки; — содержание предоставленных Заказчиком материалов; — размер вознаграждения Исполнителя; — содержание результата выполненных работ/услуг до его публикации Заказчиком; — переписку в рамках Договора 2. Любая информация, полученная Исполнителем от Заказчика, его представителей, является конфиденциальной информацией, независимо от наличия или отсутствия грифа о конфиденциальности на ней 3. Сторона, нарушившая обязательство о неразглашении конфиденциальной информации, обязана возместить другой стороне убытки в полном объеме 4. Сторона, нарушившая обязательство по неразглашению конфиденциальной информации, помимо возмещения убытков, обязана уплатить другой стороне штраф в доказанных понесенных расходах |
10. Подписи и реквизиты
| Что указывать | Рекомендации |
|---|---|
| Реквизиты сторон | Укажите свои реквизиты и реквизиты партнера |
| Подписи и печати сторон | Вы и партнер должны подписать контракт и поставить печати, если вы их используете |
Что указать в инвойсе
Содержание инвойса зависит от того, в каком качестве используется документ. Если в качестве основного договора, то практически все то, что указывается в рамочном договоре. Исключение — пункты о передаче прав на результаты работы и другие сложные условия. Формально ничего не мешает их включить, но тогда удобнее сразу составить подробный договор.
Если инвойс выставляется к рамочному договору, то информации может быть меньше.
Обязательные пункты для инвойса, если уже подписан рамочный договор
| Дата | 30.03.2023 |
| Номер | 1234345 |
| Информация о заказчике | CHAMOMILE, LTD |
| Предмет инвойса | Проведение регрессионного тестирования согласно описанию Заказа |
| Как строится оплата и ее сумма: количество услуг или почасовая оплата | Почасовая оплата, где 1 час — 50 долларов США. Итого за период с 1 марта 2023 года по 30 марта 2023 года — 50 часов — 2500 долларов |
| Реквизиты для оплаты | Как в обычном договоре |
| Подпись того, кто выставляет инвойс | Как в обычном договоре |
Как подписать договор или инвойс
Есть два способа завизировать документы. Первый — живой подписью. Распечатываете, подписываете и обмениваетесь оригиналами. Еще один способ — дистанционно. Для этого подходит, в частности, электронная подпись или факсимиле.
Электронная подпись. Она бывает несколько видов. Для подписания договора подходит квалифицированная электронная подпись — КЭП. У нее такая же юридическая сила как у собственноручной подписи, причем без дополнительных соглашений.
Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.
«Важно учитывать, что доказательная сила факсимиле крайне низка. Поэтому при выборе такого варианта есть риск, что, если заказчик откажется оплатить работу, и у вас может не получиться защитить свои права в суде.
Чтобы минимизировать этот риск, сохраняйте всю переписку с заказчиком в отношении проекта. Это может помочь доказать, что заказчик действительно заказывал у вас определенную работу».
Наталия Спицына
Юрист Seven Hills Legal
Как подстраховаться
В этой статье — самые основные пункты, на которые стоит обратить внимание в договоре для работы с заказчиком. Чтобы убедиться, что с оплатой все будет в порядке, держите два совета.
Договориться с юристом о консультации. Идеально, если найдете специалиста, который работает в ИТ. В этой сфере много нюансов, и есть риск не учесть что-то важное для себя.
Например, есть тонкости с передачей исключительных прав. Можно сформулировать условие так, что вы отчуждаете свои исключительные права на произведения совсем. Это значит, что результат своей работы уже не получится использовать.
Допустим, вы написали исходный код программы и передали заказчику. Все, в дальнейшем этот код вы не вправе брать за основу, потому что он уже вам не принадлежит. Если хотите использовать и дальше, придется его модифицировать.
Или можете прописать для себя право передать код по лицензии на определенный срок. Допустим, на три года. Этот срок прошел, все — код опять ваш. Делайте с ним все, что хотите. Например, еще раз используйте для другого заказчика.
Попросить банк посмотреть договор. Прежде чем деньги окажутся на вашем счете, сначала вы проходите валютный контроль. Это целый процесс, но если коротко, то суть такая: вы сдаете определенный список документов в банк, банк их проверяет и зачисляет деньги на ваш счет.
Если в договоре или инвойсе будут ошибки, банк не вправе перевести деньги. Чтобы не терять время на разбирательствах, удобнее заранее показать банку документ, на основе которого вы получите деньги. Не каждый банк готов проверить документы заранее. Но если готов, это избавит вас от возможных сложностей.
