Какие документы подходят для зарубежных заказчиков и что стоит в них прописать
Наталья Шаварина
Младший партнер Useful Services PTE
Наталия Спицына
Юрист Seven Hills Legal
Какие документы подходят для зарубежных заказчиков и что стоит в них прописать
Наталья Шаварина
Младший партнер Useful Services PTE
Наталия Спицына
Юрист Seven Hills Legal
Upwork в России больше не работает. Теперь, если фрилансер хочет продолжить работать с зарубежными клиентами, придется перестроить процесс. Рассказываем, как работать без Upwork в России.
Что случилось
Upwork — международная биржа для фрилансеров, которые работают с зарубежными заказчиками. Обычно речь об услугах программистов, но с ней еще работают дизайнеры, музыканты, фотографы и исполнители из других сфер.
В начале марта 2022 года Upwork объявила о приостановке работы в России и Белоруссии. Компания заморозила аккаунты пользователей из этих стран и убрала возможность создания новых. В официальном сообщении гендиректор сослался на неопределенность ситуации в мире.
Выдержка из официального сообщения компании о прекращении работы в России
The first step will be shutting down Upwork’s support for new business generation in Russia and Belarus. Over the next few days, freelancers and clients in Russia and Belarus will no longer be able to sign up for new accounts, initiate new contracts, and be visible in search.
We honor the relationships that exist between our customers and recognize the swift adjustments that they will need to make as they process this announcement. As such, existing contracts with talent and clients in the region will remain open, with final billing due by May 1, 2022.
Как работать с заказчиками без Upwork
Считается, что Upwork — крупнейшая биржа для работы с зарубежным рынком на фрилансе. В работе через нее сразу несколько плюсов. Например:
- Исполнители и заказчики защищены контрактом, который предоставляет сама биржа. Например, что исполнитель не сможет присвоить результаты работы себе, а заказчик — не заплатить, просто потому что ему так захотелось.
- Заказчик и исполнитель не тратят лишние ресурсы на поиски друг друга. Для заказчика биржа дает возможность отследить рейтинг и отзывы на конкретного исполнителя и найти того, кто максимально подходит под задачу. А исполнителю не нужно давать рекламу или как-то еще выходить на заказчика напрямую.
Теперь, если фрилансер хочет продолжить работать с зарубежными клиентами, придется перестроить процесс. Может быть два варианта.
Перейти на другую биржу, которая действует в России. Какие еще биржи подходят для зарубежного рынка — тема отдельной статьи, и поговорим об этом в другой раз. На момент написания статьи действуют аналоги Upwork — биржи Workana и Toptal.
Договориться с текущими заказчиками и начать работать с ними напрямую. Для этого понадобится как минимум договор, на основании которого компания будет обязана заплатить за работу, а банк сможет эти деньги принять и перевести на счет исполнителя. В этой статье поговорим об этом варианте.
Какие документы понадобятся для работы с заказчиком напрямую
Итак, у вас есть заказчик, который готов платить. Перед вами две задачи — сделать так, чтобы у компании появилось обязательство оплатить ваш труд, а банк смог бы зачислить эту оплату. В обоих случаях понадобятся документы.
Документы можно условно разделить на два типа: те, что нужны для юридической подстраховки, — это как раз об обязанностях заказчика, и для приема денег — это уже для банка. В большинстве случаев это одни и те же документы.
Чтобы было проще разобраться, мы собрали список с примерами. Это не окончательный список, но он подходит как отправная точка.
Документ на сделку — самое важное для юридической защиты и валютного контроля. В нем фиксируются условия сделки: кто и что покупает, в какие сроки и так далее. Таким документом должен быть договор в разных формах — от многостраничного документа до короткого инвойса.
Подтверждающие документы. Они подтверждают, что исполнитель выполнил свою часть работы и страхуют, на случай если заказчик решит не платить.
Такие же документы могут понадобиться для валютного контроля. Госорганы хотят убедиться, что сделки не фиктивные, а по документам сразу видно: заказывали стулья — стулья получили. Примеры подтверждающих документов:
- акт выполненных услуг;
- отчет о проделанной работе.
Только для валютного контроля в банке. В законе о валютном контроле есть список документов, которые нужны для проведения валютной операции — получения оплаты или перевода контрагенту.
Список документов одинаковый для всех банков, поэтому неважно, где вы проходите валютный контроль. Единственное отличие: один банк может все оформить за вас, другой попросит сделать самим. Среди того, что может понадобиться, — справка о подтверждающих документах и распоряжение о списании денег с транзитного счета.
- Половина импортеров в 2023 году заявили о трудностях при трансграничных расчетах в валюте
- Куда бизнесу вложить свободные деньги
- С 1 апреля валютные сделки суммой до 1 млн рублей будут контролировать в упрощенном порядке
- Как самозанятому получить оплату от зарубежной компании?
- Коды видов валютных операций
Какой договор подходит для зарубежных заказчиков
Условно договоры можно разделить на два типа: рамочный договор и договор-инвойс. Рамочный подходит, если планируете работать с заказчиком долго и по разным задачам, которые заранее не сформулировать. Договор-инвойс — чтобы получить оплату по конкретной задаче.
Рамочный договор. В рамочном договоре обычно фиксируют базовые условия, которые будут применяться ко всем будущим заказам. Могут быть такие пункты:
- Передача заказчику исключительных прав на результаты своей работы.
- Соблюдение конфиденциальности.
- Неустойка за несоблюдение сроков выполнения задач.
- Сроки и способ оплаты работы.
- Срок действия договора.
- Подсудность — то есть в каком суде и по какому праву будет решаться конфликт.
- Порядок согласования условий конкретных заказов.
«Рамочный договор, как правило, не описывает объем работ, который исполнитель обязуется выполнить, а заказчик — оплатить. Поэтому рекомендуется описать процесс, как вы и заказчик будете в дальнейшем договариваться о конкретных заказах.
Есть разные опции — от подписания отдельных приложений и дополнительных соглашений до переписки в мессенджере. Важно, чтобы процесс был описан как можно подробнее.
Если вы договариваетесь согласовывать заказы в переписке по электронной почте, нужно определить в рамочном договоре, какие именно сотрудники заказчика имеют право от его имени договариваться о выполнении конкретной работы и согласовывать размер оплаты за нее. Стоит также указать в договоре адреса электронной почты таких сотрудников».
Наталия Спицына
Юрист Seven Hills Legal
Договор-инвойс — договор-счет, или просто инвойс. Это короткий документ, как счет, где указывают заказчика и исполнителя, описывают объем работ и их стоимость. Его можно использовать, чтобы получить оплату по одному конкретному, обычно небольшому, заказу.
Допустим, есть большой проект по разработке веб-приложения. У него несколько этапов: сбор и анализ требований → разработка архитектуры → программирование → тестирование → развертывание для пользователей.
Заказчик ищет исполнителей под конкретный этап и этот этап делит еще на задачи. За каждую он платит определенную сумму.
На этапе тестирования есть задачи по проверке исправлений. Был баг в отображении дат, его поправили. Тестировщик проверяет, точно ли бага нет. Для этого он заходит в панель администратора и смотрит: отчеты создаются с датами в нужном формате или нет.
Если дата формируется с ошибкой, тестировщик заводит задания для разработки.
И так тестировщик проходит по каждой замеченной ошибке.
Инвойс может быть на пул ошибок, допустим, только по календарю. Или на все ошибки, которые заметили на предыдущем этапе.
Из чего состоит рамочный договор
Что именно писать в договоре, зависит от бизнес-задачи и условий работы. Чтобы было проще разобраться, собрали примеры основных пунктов в таблицу. Это отправная точка для составления своего договора, а не единственно верное решение.
1. Основные параметры договора
2. В чем суть сделки
3. Стоимость и форма оплаты
4. Порядок приемки услуг
5. Сроки и условия оплаты
6. Что подтверждает выполнение обязательств
7. Защита интеллектуальной собственности заказчика
8. Неустойка из-за нарушения условий выполнения задач
9. Обязанность сохранять данные компании
10. Подписи и реквизиты
Что указать в инвойсе
Содержание инвойса зависит от того, в каком качестве используется документ. Если в качестве основного договора, то практически все то, что указывается в рамочном договоре. Исключение — пункты о передаче прав на результаты работы и другие сложные условия. Формально ничего не мешает их включить, но тогда удобнее сразу составить подробный договор.
Если инвойс выставляется к рамочному договору, то информации может быть меньше.
Обязательные пункты для инвойса, если уже подписан рамочный договор
Как подписать договор или инвойс
Есть два способа завизировать документы. Первый — живой подписью. Распечатываете, подписываете и обмениваетесь оригиналами. Еще один способ — дистанционно. Для этого подходит, в частности, электронная подпись или факсимиле.
Электронная подпись. Она бывает несколько видов. Для подписания договора подходит квалифицированная электронная подпись — КЭП. У нее такая же юридическая сила как у собственноручной подписи, причем без дополнительных соглашений.
Если между РФ и иностранным государством отсутствуют международные договоры о признании и подтверждении КЭП, можно подписать с иностранным контрагентом соответствующее соглашение.
Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.
«Важно учитывать, что доказательная сила факсимиле крайне низка. Поэтому при выборе такого варианта есть риск, что, если заказчик откажется оплатить работу, и у вас может не получиться защитить свои права в суде.
Чтобы минимизировать этот риск, сохраняйте всю переписку с заказчиком в отношении проекта. Это может помочь доказать, что заказчик действительно заказывал у вас определенную работу».
Наталия Спицына
Юрист Seven Hills Legal
Как подстраховаться
В этой статье — самые основные пункты, на которые стоит обратить внимание в договоре для работы с заказчиком. Чтобы убедиться, что с оплатой все будет в порядке, держите два совета.
Договориться с юристом о консультации. Идеально, если найдете специалиста, который работает в ИТ. В этой сфере много нюансов, и есть риск не учесть что-то важное для себя.
Например, есть тонкости с передачей исключительных прав. Можно сформулировать условие так, что вы отчуждаете свои исключительные права на произведения совсем. Это значит, что результат своей работы уже не получится использовать.
Допустим, вы написали исходный код программы и передали заказчику. Все, в дальнейшем этот код вы не вправе брать за основу, потому что он уже вам не принадлежит. Если хотите использовать и дальше, придется его модифицировать.
Или можете прописать для себя право передать код по лицензии на определенный срок. Допустим, на три года. Этот срок прошел, все — код опять ваш. Делайте с ним все, что хотите. Например, еще раз используйте для другого заказчика.
Попросить банк посмотреть договор. Прежде чем деньги окажутся на вашем счете, сначала вы проходите валютный контроль. Это целый процесс, но если коротко, то суть такая: вы сдаете определенный список документов в банк, банк их проверяет и зачисляет деньги на ваш счет.
Если в договоре или инвойсе будут ошибки, банк не вправе перевести деньги. Чтобы не терять время на разбирательствах, удобнее заранее показать банку документ, на основе которого вы получите деньги. Не каждый банк готов проверить документы заранее. Но если готов, это избавит вас от возможных сложностей.
Любой договор с иностранным контрагентом в рублях, где сумма договора больше 10 000 000 ₽, нужно поставить на учет в банке. Это нужно сделать заранее — до первого платежа.
Получать оплату от зарубежных заказчиков за онлайн-услуги можно через партнерский сервис Тинькофф. Вы заключаете договор с партнером, а он — с вашим заказчиком. Заказчик переводит оплату на счет партнера в долларах или евро, партнер вычитает комиссию и переводит деньги в рублях на ваш счет Тинькофф. Вы получаете оплату — в среднем это занимает 10 дней.
А какие документы вам обычно нужны при работе с зарубежными заказчиками?
Здравствуйте. Как быть если есть аккаунт зарегистрирован в Украине(по прежнему работает), но фрилансер проживает в РФ и хочет легализовать доходы? Есть и работающий payoneer аккаунт. Можно ли выводить с upwork на payoneer, потом на криптобиржу и далее, через обменников, в банк?
user14807, здравствуйте.
Мы не специализируемся на вашей ситуации и не можем помочь по вопросам работы с криптобиржей.