Как использовать факсимильную подпись

Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.

Что такое факсимиле

Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.

С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».

Когда можно использовать факсимиле

1. Это предусмотрено договором с контрагентом.
2. Это предусмотрено внутренним документооборотом.

По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.

Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.

Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.

Когда нельзя использовать факсимиле

Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.

Использование факсимильной подписи запрещено:

• для первичных учетных документов: накладных, актов приема-сдачи и так далее;
• платежных и других документов, имеющих финансовые последствия;
• бухгалтерской отчетности, счетов-фактур, налоговых деклараций;
• кадровых документов;
• конкурсной, аукционной, тендерной информации;
• деклараций и сертификатов соответствия товара;
• доверенностей;
• заявлений;
• векселей.

Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в Гражданском и Налоговом кодексах, письмах Минфина и Налоговой службы.

Как изготовить факсимильный штамп

Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.

Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:

1. Сканирование и обработка подписи.
2. Выбор оснастки.
3. Изготовление клише.
4. Сборка штампа.

Разберем подробнее.

Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.

Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.

Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.

Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.

Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:

• износоустойчивы, срок службы в 4—5 раз больше, чем у полимерных;
• позволяют добиться высокого разрешения для проработки мелких деталей;
• позволяют использовать штемпельную краску на любой основе: водной, спиртовой или масляной.

На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.

Как отличить факсимиле от оригинальной подписи

Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:

1. Собственноручные подписи отличаются деталями: каждый раз человек использует разный размер, размах, наклон.
2. Факсимильный росчерк не содержит мелких деталей и у него есть утолщения по краям.
3. Факсимиле обычно однотонное, оно не содержит пропусков и равномерно по степени нажатия по всей площади.
4. Использование факсимиле оставляет на бумаге рельефный след от оснастки в виде прямоугольника, квадрата или круга.

Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.

Главное

1. Факсимиле — оттиск печати, воспроизводящий подпись человека.
2. Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании.
3. Факсимиле нельзя использовать для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия.
4. Факсимиле заказывают в организациях, делающих печати и штампы.
5. Эксперты рекомендуют заказывать для факсимиле резиновые клише на автоматической оснастке.
6. Факсимильная подпись отличается от собственноручной деталями и присутствием рельефного следа на бумаге.