Не подтвердили расходы — налоговая доначислила 1,7 млн рублей
Если бизнес платит налог с прибыли — то есть вычитает расходы из доходов, — он обязан документально подтвердить все затраты. Например, таким подтверждением могут быть чеки, товарные накладные, акты выполненных работ. Если их не будет, налоговая при проверке может исключить расходы из расчета и доначислить компании налог.
В этом судебном деле компания представила кассовые чеки по всем расходам, но налоговая все равно доначислила налог и оштрафовала компанию. Рассказываем, почему это произошло.
Что случилось
Завод «Димар» работал на УСН «Доходы минус расходы». Генеральный директор и его супруга — бухгалтер компании — сдали заводу в аренду автомобиль. После этого завод стал включать в налоговые расходы оплату ремонта этого автомобиля, стоимость проезда по платной дороге, покупку дизельного топлива и запчастей. По каждому расходу завод сохранял кассовые чеки.
Налоговая провела проверку и решила, что у завода недостаточно документов, чтобы подтвердить расходы на автомобиль. Заводу доначислили налог 1 700 000 ₽ и оштрафовали на 42 000 ₽.
Завод был несогласен:
- Есть кассовые чеки — это первичный документ бухгалтерского учета, он доказывает расходы.
- Есть договоры аренды автомобиля.
- По закону налогоплательщик может подтвердить расходы любыми первичными документами: налоговая не имеет права требовать, чтобы он делал это каким-то определенным способом.
Чтобы доказать свою позицию, компания обратилась в суд.
Что решил суд
Дело рассматривали в областном арбитражном суде и в арбитражном апелляционном суде. Обе инстанции согласились, что решение налоговой законно: завод не смог подтвердить расходы. Вот их аргументы.
Кассовых чеков недостаточно для подтверждения расходов компании. В реквизитах чека есть только наименование товара и услуги, информация о продавце и сумма, которую заплатил покупатель. Информации о покупателе там нет — это может быть кто угодно, в том числе лицо, не связанное с компанией.
Кроме кассовых чеков, завод должен представить другие документы, из которых видно, что это его расходы: например, товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, путевые листы.
У завода были договоры аренды на автомобиль и путевые листы — они должны были доказать, что сделки совершались в интересах компании. Но суд посчитал их неубедительными.
Договоры аренды похожи на фиктивные. Завод заключил договоры со своим генеральным директором и его женой, которая работала тут же бухгалтером. Суд усомнился, что договоры были реальными:
- Арендная плата по договору — 1 000 ₽ ежемесячно. Налоговая проверила банковские выписки, и оказалось, что эти деньги компания не перечисляла.
- Компания заключила договор с физическими лицами, а значит, она должна была удерживать и перечислять в налоговую НДФЛ с арендных платежей. Но таких отчислений не было.
- Нет других документов, которые подтвердили бы факт аренды: например, приказа о закреплении автомобиля за конкретным сотрудником.
Все это означает, что договоры аренды были фиктивными: скорее всего, генеральный директор с женой пользовались автомобилем сами и просто уменьшали налоговую базу за счет расходов.
Путевые листы оформлены неправильно. У завода были путевые листы на автомобиль, но суд отнесся к ним критически. В них не было конкретного места назначения — только общие формулировки типа «Ржев», «Тверская область», «Ржевский район». Из-за этого нельзя проверить, были ли на маршруте платные дороги и сколько топлива понадобилось.
Еще на путевых листах стоял штамп фельдшера о прохождении медосмотра, но завод ни разу не платил за медосмотры.
Представители завода утверждали, что фельдшер оказывал услуги безвозмездно. Суд посчитал это утверждение недоказанным: налоговой не удалось найти врача, чье имя было указано на штампе.
Суды пришли к выводу, что расчеты налоговой правильные. Завод не смог подтвердить спорные расходы и должен доплатить 1 700 000 ₽ налога и штраф 42 000 ₽.
Что запомнить бизнесу
Вот основные выводы из этого судебного спора.
Кассового чека недостаточно, чтобы подтвердить расходы компании или ИП. Дополнительно нужны документы, которые связывают сделку с деятельностью бизнеса. Например:
- договор с контрагентом, который выдал чек;
- акт об оказании услуг или о выполнении работы;
- транспортная или товарная накладная;
- путевой лист.
Не существует универсального списка документов. Но если из отчетности понятно, что расходы реальны и деньги потратили в интересах компании или ИП, у налоговой вопросов не возникнет.
Путевой лист надо оформлять по правилам. Из документа должно быть понятно, сколько времени машина была в пути, сколько понадобилось топлива, зачем эта поездка была нужна компании-налогоплательщику.
Для этого в путевом листе указывают, например:
- точный маршрут следования автомобиля;
- дату и время выхода на линию и возвращения с нее;
- пробег автомобиля до начала поездки и после ее окончания;
- сведения о компании или ИП, которые выписали путевой лист.
Составили для вас шаблоны путевых листов со всеми нужными реквизитами:
Какими документами вы подтверждаете расходы на транспорт?