Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Вопрос-ответРедактор: Татьяна Разгонова

Можно ли использовать автомобиль сотрудника в служебных целях?

Да, можно. Для этого нужно заключить один из двух видов договора

Виктор Подгорский

Виктор Подгорский

Эксперт по праву

Читатель Андрей пишет: «У меня есть небольшие торговые точки по всему городу. Чтобы проверить товарную выкладку на каждой из них, мне нужен мерчандайзер. Покупать специально для него служебный автомобиль — невыгодно, могу ли я предложить сотруднику пользоваться его личным автомобилем?»

Работодатель может предложить сотруднику пользоваться личной машиной в служебных целях

По закону можно оформить использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях, если работник на это согласится. Чтобы это сделать, нужно оформить один из двух типов договоров: соглашение об использовании имущества в служебных целях или договор аренды транспорта. Если у сотрудника разъездная работа, для которой нужен автомобиль, это обычно отражено в трудовом договоре, поэтому вносить изменения в него не потребуется.

Если работодатель подписал соглашение об использовании личного имущества, ему придется платить сотруднику компенсацию, в нее входят затраты:

  • на эксплуатацию, например на шиномонтаж или мойку;
  • на топливо, масло, тормозную жидкость и другие горюче-смазочные расходники;
  • на техобслуживание.

Размер компенсации ограничен: 1200 ₽ в месяц, если объем двигателя менее 2000 см³, и 1500 ₽, если более. Работодатель может заплатить больше нормы, но учесть в налоговых расходах получится только эти суммы.

По договору аренды нужно платить сотруднику арендную плату за использование машины и удерживать с нее 13% НДФЛ: компенсацию выплачивать нужно не всегда.

Страховые выплаты в обоих случаях платить не нужно. Рассмотрим каждый вариант подробнее.

Соглашение об использовании имущества в служебных целях

Если сотруднику нужен транспорт, например чтобы ездить между торговыми точками, а у компании или ИП нет служебного автомобиля, можно оформить соглашение и выплачивать работнику компенсацию за использование личного автомобиля: за шиномонтаж, мойку, топливо, техобслуживание и другие расходы.

Чтобы возместить эти расходы, понадобится копия паспорта транспортного средства и документы, которые подтверждают расходы, например чеки с заправок.

Размер налоговых расходов по соглашению не очень большой. Если хотите учитывать все затраты, нужно заключать договор аренды автомобиля.

Спросите у эксперта

В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru.

Аренда автомобиля

По договору аренды автомобиля работодатель выплачивает сотруднику арендную плату за использование личного транспорта в служебных целях и платит 13% НДФЛ с этой суммы.

У арендатора есть два варианта: арендовать только машину или машину с экипажем — то есть с водителем автомобиля. Основное отличие этих договоров в том, что при аренде автомобиля с экипажем сотрудник сам оплачивает ремонт машины. Если арендуете только транспорт, придется платить за его ремонт.

В обоих случаях налоговую базу получится уменьшить на всю сумму расходов.

Если работодатель оформляет договор аренды, ему нужно будет составить акт приема-передачи транспортного средства.

Сотрудник может предложить в аренду машину, которую водит по доверенности. Хотя доверенность позволяет ему распоряжаться автомобилем, такие арендные договоры вызывают вопросы у налоговой.

Как подтвердить расходы

Чтобы отчитаться перед налоговой, понадобятся первичные документы, которые подтверждают затраты: чеки и путевые листы.

Путевой лист — это документ, который подтверждает маршруты поездок и расходы на топливо. Обычно его выписывают на один день, но в некоторых случаях, например если сотрудник едет в длительную командировку на служебном транспорте, можно оформить на месяц.

Организация должна оформлять путевые листы для контроля и учета расходов на горюче-смазочные материалы.

Loading...

Поделитесь статьей

Сейчас читают