Что входит в первичные документы бухгалтерского учета

В законодательстве нет обязательного перечня форм первичных документов. Состав первички определяет руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером или ИП.

Если сделку условно разделить на три этапа, ее документальное сопровождение выглядит так:

1. На первом этапе заключают договор, значит, понадобится договор и счет на оплату.
2. На втором этапе — оплата по сделке — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру.
3. На третьем этапе — исполнение сделки — нужна товарная накладная, акт выполненных работ или оказанных услуг.

Второй и третий этап могут меняться местами, если по договору предусмотрена постоплата. Также у каждого вида бизнеса могут быть еще свои документы. Примеры мы собрали в таблице.

Если видов деятельности несколько, например торговля и услуги, по каждому виду будет свой перечень первички.

Формы документов бывают унифицированные и разработанные самостоятельно.

Унифицированные формы обязательны для документов из специального перечня. В таблице мы собрали примеры таких документов.

Остальные унифицированные формы документов бизнес применять вправе, но не обязан. Это, к примеру, товарная накладная ТОРГ-12 или акт ОС-1. Но обычно их используют учетные программы, а с ними компании и ИП.

Самостоятельно разработанные формы. Для документов, которые не входят в перечень, формы можно разработать самим. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, о них расскажем дальше.

Применяемые формы надо утвердить в учетной политике: разработанные самостоятельно — привести в качестве приложений, унифицированные — просто перечислить.

Обязательные реквизиты бывают двух типов:

• общие — для всех первичных документов;
• специфические — для конкретных документов.

Специфические реквизиты — указаны в нормативном акте с правилами заполнения конкретного документа. Например, такие реквизиты есть:

• у путевого листа — в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390;
• у транспортной накладной — в постановлении правительства от 21.12.2020 № 2200.

Если не учитывать требования к оформлению документов, налоговый инспектор может не принять первичку. Это означает, что расходы бизнеса ничем не подтверждены и возникли ниоткуда. А раз так, то и уменьшать налоговую базу компания или ИП не вправе. Если все-таки уменьшили, а с первичкой проблемы, — могут доначислить налоги и оштрафовать. Поэтому разберем самые важные моменты оформления.

Способ оформления первички — на бумаге или в электронном виде — выбирают самостоятельно и фиксируют в учетной политике. Можно выбрать единый вариант для всех документов или комбинированный. Например, часть документов оформлять на бумаге, а часть — в электронном виде.

Валюта. Все первичные документы должны быть в рублях. Если нужны показатели в иностранной валюте, их можно добавить как дополнительный реквизит.

Цвет чернил. Первичные документы можно заполнять и подписывать чернилами любого цвета. Как правило, документы заполняют и подписывают чернилами синего, фиолетового или черного цвета. А вот заполнять документы простым карандашом нельзя. Все записи должны быть в хорошем качестве в течение срока хранения документов.

Дата учета. Даты учета первички в бухгалтерском и налоговом учете могут отличаться. В бухучете операцию отражают в периоде, когда ее совершили, даже если документ поступил с опозданием. В налоговом учете же нельзя учесть расходы без документа. Если первичка поступила с опозданием, расходы можно учесть только в том периоде, когда получен документ.

Срок выставления документов. Срок, когда нужно выставить документ, зависит от сделки и вида документа:

• накладная на отгрузку ТМЦ — сразу при отгрузке товаров со склада;
• акт о выполнении работ составляют на дату завершения работ;
• акт об оказании услуг составляют на дату оказания услуги;
• счет-фактура как на отгрузку товаров, так и на выполнение работ, оказание услуг — не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки, выполнения работ или оказания услуг.

Исключение — товары поставляют или оказывают услуги в течение длительного срока. В этом случае счет-фактуру можно выставлять по окончании месяца оказания услуг или поставки товаров или по окончании квартала.

Ошибки в первичке условно можно разделить на критичные и некритичные для признания расходов.

Например, неверно указано название компании, которая составила документ, количество и стоимость товаров не совпадают с данными в счете-фактуре и транспортной накладной, нет подписей ответственных лиц или же сотрудник, подписавший документ, в компании не работает или не вправе подписывать этот документ.

Некритичные ошибки. Это ошибки и неточности, которые не мешают идентифицировать контрагентов и операцию. Их можно не исправлять. Например, нет номера в актах, накладных. Или же название компании написано с опечаткой, заглавная буква написана вместо строчной, лишние дефисы, точки и запятые, кавычки, но эти ошибки не мешают идентифицировать стороны сделки.

Нельзя исправлять кассовые и банковские документы:

• приходный кассовый ордер — форма № КО-1;
• расходный кассовый ордер — форма № КО-2;
• платежное поручение и требования.

Если в таком документе допущена ошибка, вместо него нужно оформить новый.

В остальных документах ошибку можно исправить. Порядок исправления зависит от того, в какой форме составлен документ: на бумаге или в электронном виде.

Документ на бумаге исправляют так: зачеркивают ошибку вручную, вписывают верные данные, пишут «Исправлено», ставят дату. Исправление заверяет сотрудник, подписавший документ.

Бухгалтер ООО «Орион» обнаружил ошибку в требовании-накладной: вместо названия цемента «М-400-Д20» сотрудники указали другое — «М-500-А10».

Бухгалтер исправил запись: зачеркнул «М-500-А10», написал правильную — «М-400-Д20», добавил «Исправлено» и дату исправления. Исправление заверили сотрудники, которые составили требование-накладную: Бровко и Летов.

Электронный документ. Для исправления электронного документа нужно оформить новый с верными данными. В нем указывают, что документ составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих людей.

Чтобы принять к учету первичку, бухгалтеру нужно проверить такие моменты:

• в документе есть обязательные реквизиты;
• заполнены все данные;
• подписи со стороны контрагента соответствуют подписям руководителя или лиц, уполномоченных руководителем;
• документ ранее не принимался к учету.

Принять к учету можно оригинал первичного документа. Если оригинала нет, в большинстве случаев нельзя подтвердить операцию незаверенной копией документа, в том числе скан-копией, фотокопией. В исключительных случаях скан можно использовать в бухучете, но только как временную меру для своевременного отражения операций. Дальше нужно будет получить оригиналы документов от контрагентов.

Подписывать первичные документы может руководитель или ИП. Передать право подписи первичных документов компании можно приказом или доверенностью. Реквизиты этого документа указывайте рядом с подписью и Ф. И. О. подписанта в первичном документе. А вот ИП право подписывать первичку делегировать не может — придется делать все самому. Исключение — счета-фактуры, на их подпись можно оформить нотариальную доверенность.

Доверенность. Этот документ понадобится в двух случаях:

1. Руководитель передает право подписи не сотруднику компании.
2. Сотрудник представляет компанию в любых правоотношениях с третьими лицами. К примеру, банку будет недостаточно приказа компании.

Документы передают на уничтожение в специализированную компанию. Исключение — документы, содержащие персональные данные, с пометкой «Для служебного пользования» и документы, содержащие информацию ограниченного доступа. Их измельчают в шредере, а бумажные отходы передают на утилизацию.

Размер штрафа зависит от вида нарушения, их может быть несколько.

1. Первичные документы, или первичка, — бумажный или электронный документ, который подтверждает событие в бизнесе: покупку или продажу товаров, выплату денег, продажу товаров, покупку материалов.
2. Состав первички определяет руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером или ИП.
3. Формы документов можно использовать как унифицированные, так и разработанные самостоятельно. Однако некоторые унифицированные формы обязательны, например приходный кассовый ордер.
4. Ошибки в документах могут быть критичными и некритичными. Например, если из-за ошибки невозможно определить поставщика, — она критичная. Налоговая может не принять документ и доначислить налоги. А отсутствие номера акта — некритичная ошибка и ни на что не повлияет.
5. Принять к учету можно оригинал документа. Если поставщик прислал копию, такой документ нужно заменить.
6. Руководитель может как сам подписывать документы, так и передать право подписи первичных документов другим лицам приказом или доверенностью. ИП придется подписывать документы самостоятельно: выдать нотариальную доверенность он может только на подписание счетов-фактур.
7. По общему правилу, хранить первичную документацию нужно пять лет, считая с года, в котором она в последний раз использовалась для исчисления налоговых обязательств.