Факсимильная подпись, или факсимиле, — оттиск печати или файл с изображением, которые воспроизводят подпись человека. Факсимиле можно использовать по соглашению сторон, чтобы ускорить и упростить работу. Но важно проверять, допускает ли закон использование такой подписи на конкретных документах.
Посмотрим, что может случиться, если продавец присылает счет-фактуру, визированную факсимиле.
Что случилось
ООО «Суворовские конфеты» в течение двух лет заказывало у компании «Флексоцентр» ленты для коробок. В цене коробок был НДС поставщика — всего почти 344 000 ₽. Получая от Флексоцентра счета-фактуры на эту сумму, ООО принимало налог к вычету — то есть уменьшало свой НДС к уплате с проданных конфет на 344 000 ₽.
В 2014 году налоговая проверила Суворовские конфеты и посчитала, что компания все это время незаконно получала вычеты по НДС по договорам с Флексоцентром.
Дело в том, что продавец подписывал счета-фактуры факсимиле, а не вручную. По закону же счет-фактуру должен подписать собственноручно директор компании, главный бухгалтер или иной человек, уполномоченный приказом руководителя.
А значит, компания «Суворовские конфеты» получила необоснованную налоговую выгоду и обязана заплатить в бюджет:
- полученный вычет по НДС — 344 000 ₽;
- штраф — 27 000 ₽.
Суворовские конфеты не согласились с решением налоговой, потому что факсимильная подпись — это обычная практика в бизнесе. Более того, в ходе налоговой проверки они исправили проблему: попросили директора Флексоцентра подписать счета-фактуры как положено. В итоге компания обратилась в суд, чтобы оспорить требования налоговой.
Какое решение вынесли суды
Дело рассмотрели два суда: первой инстанции и апелляционный. Коротко — оба суда встали на сторону налоговой. Посмотрим их аргументы.
Подписывать счет-фактуру факсимиле нельзя. Суд согласился с налоговой, что нельзя подписывать счета-фактуры факсимильной подписью. Налоговый кодекс не предусматривает такого варианта.
Нельзя переподписывать бухгалтерские документы. Суд не засчитал попытку компании исправить документы. В НК РФ нет такого способа корректировки счетов-фактур.
К тому же компания «Флексоцентр» была ликвидирована еще до налоговой проверки. То есть ее бывший директор не мог визировать исправленные документы. Выходит, компания «Суворовские конфеты» изготовила фиктивные счета-фактуры ради вычета по НДС и получила необоснованную налоговую выгоду.
Последствия за сделку несет покупатель. Хотя счет-фактуру подписывал продавец, компания «Суворовские конфеты» не проявила должную осмотрительность — она должна была проверить контрагента, с которым собирается работать. Компания не смогла подтвердить, что как-либо проверяла Флексоцентр: к примеру, изучала его репутацию или запрашивала какие-либо документы. И Суворовские конфеты отвечают за то, что приняли такие счета-фактуры.
Суд согласился с решением налоговой: компания должна уплатить НДС, пени и штраф.
Памятка для бизнеса
Вот что нужно запомнить, чтобы не попасть в такую же ситуацию, как Суворовские конфеты.
Счет-фактуру подписывают собственноручно или УКЭП. Подписать бумажный счет-фактуру нужно вручную, электронный — усиленной квалифицированной электронной подписью, УКЭП. Сделать это может директор компании, ИП, главный бухгалтер или другой человек, уполномоченный приказом руководителя. Если счет-фактура оформлен с критической ошибкой, он не может быть основанием для вычета НДС.
Факсимиле можно использовать, если допускает закон. Стороны могут договориться, какие документы будут подписывать факсимильной подписью. Но перед этим нужно проверить, разрешают ли нормативные акты использовать такую подпись для выбранных бумаг. К примеру, помимо счета-фактуры нельзя подписать факсимиле доверенности, налоговые декларации, акты приема-передачи.
Нет единого официального перечня ситуаций, когда допустимо использовать факсимиле. Поэтому нужно искать информацию в гражданском и налоговом кодексах, письмах Минфина и налоговой службы. Но надежнее советоваться с бухгалтером или налоговым юристом.
Проявлять должную осмотрительность. Нужно обязательно проверить партнера перед сотрудничеством. Бизнес сам выбирает способы, чтобы убедиться в надежности потенциального контрагента. Про эффективные методы проверки подробно рассказали в отдельной статье.
А как вы проверяете надежность контрагентов?