Сотрудники работают в кафе до ночи: как их развозить?
Читательница Юлия спрашивает: «Кафе закрывается в 12 часов ночи. В это время общественный транспорт уже не ходит. Как выгоднее развозить сотрудников в ночную смену?»
Работодатель может выбрать любой удобный вариант: закон это не регулирует
Работодатель не обязан решать вопрос, как его сотрудники добираются на работу и уезжают с нее. В трудовом кодексе нет такой обязанности.
Однако часто работодателям самим выгодно организовать развоз сотрудников после вечерней смены. Это помогает удерживать кадры. Когда люди чувствуют заботу, а заодно экономят деньги на проезде, они с большей вероятностью дольше проработают на этом месте.
Рассмотрим подробнее последний вариант, так как он подходит большинству кафе.
Оптимальный вариант — договор с транспортной компанией
Скорее всего, сотрудников в кафе после ночной смены немного — до 10 человек. В такой ситуации удобно заключить договор с транспортной компанией или сервисом. Советуем сравнить цены и условия разных сервисов и выбрать подходящий.
Например, у Яндекса есть сервис «Такси для бизнеса». Работодатель может пополнять счет в личном кабинете и настраивать лимиты для сотрудников: по сумме, времени поездки, тарифам и адресам. Сотрудники заказывают такси из специального мобильного приложения. Работодатель видит отчеты по поездкам и может убедиться, что сервис используют только в рабочих целях.
Вот основные плюсы развоза сотрудников силами транспортной компании или специального сервиса.
✅ Нет дополнительных затрат. Например, чтобы развозить сотрудников на транспорте компании, нужно оформлять лицензию на перевозку пассажиров, платить зарплату водителю, содержать и обслуживать автомобиль. При работе с подрядчиком это его зона ответственности.
✅ Просто оформлять сопутствующие документы. Например, когда сотрудники заказывают такси сами, им нужно компенсировать траты. Для этого надо собирать чеки, проверять, в какое время их выдали, регулярно издавать приказы о компенсации расходов. Транспортная компания же сама готовит для клиента нужные документы — договор, акты выполненных работ и счета-фактуры.
✅ Удобно отчитываться перед налоговой. По документам от транспортной компании видно, кто, когда и куда ездил: эту информацию просто соотнести с графиком смен в кафе. Бизнесу на УСН «Доходы минус расходы» или на ОСН будет легко подтвердить траты на развоз сотрудников и снизить сумму налога к уплате.
Счет-фактура
Бланк счета-фактуры заполняют при выполнении операции, которая облагается НДС. Документ позволяет покупателю на общей системе налогообложения получить вычет НДС и снизить его налог к уплате.
Обязанность развозить сотрудников надо прописать в локальном нормативном акте
Если работодатель решает оплачивать развоз сотрудников по домам, это нужно прописать в локальных нормативных актах компании. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка или в отдельном приказе.
В локальном акте нужно указать: кого из работников развозят, по каким причинам и каким способом. Здесь же прописывают график работы сотрудников, которых планируется развозить.
Дополнительно можно зафиксировать право работников на развоз в трудовом договоре. Подробно прописывать не нужно: достаточно указать, что у работодателя есть такая обязанность, и сослаться на локальный нормативный акт.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Как ваши сотрудники добираются домой после ночных смен? Расскажите в комментариях.