Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Подробнее
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Учет расходов по бизнес-карте: как отчитаться без проблем с налоговой и банками


Разбираемся, как руководителям компаний либо ИП и рядовым сотрудникам подтверждать расходы по бизнес-карте


Надежда Тарасова

Надежда Тарасова

Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету в Тинькофф Бизнесе

Поделиться

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

Если бизнес только начинает использовать корпоративные карты, у него могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН? Отвечаем на них вместе с налоговыми экспертами.

Кому и зачем нужно отчитываться

Подтверждать расходы по бизнес-карте документами должны все компании и ИП — независимо от режима налогообложения. Компании и ИП делают это для встречных проверок контрагентов, а банки — по 115-ФЗ. Для чего еще могут понадобиться документы — зависит от формы бизнеса и его налоговой системы.

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета затрат и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов — КУДиР. По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, налоговая может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, штраф другой — 20% от недоимки, но не менее 40 000 ₽.

ИП и компании должны подтверждать расходы для встречных проверок контрагентов. Если налоговая проверяет контрагента, она может запросить у ИП или компании документы под расходы. Если их не окажется, бизнес может получить штраф 10 000 ₽.

ИП и компании независимо от налогового режима должны подтверждать расходы по запросу банков. Если подтверждающих документов нет, получается, что бизнес потратил деньги со счета, а на что — неизвестно. Тогда обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Курьеры похищали по миллиону рублей в месяц

Курьеры похищали по миллиону рублей в месяц

Какие подтверждающие документы нужны

Разберемся, какие документы нужно оформить, что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет. К нему он прилагает документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой или банком. Если деньги потратил сам ИП, он может не составлять авансовый отчет, а просто хранить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1С. Отчет представляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную, акт выполненных работ или акт об оказании услуг. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно минимум 5 лет, считая с года, в котором документ в последний раз использовался для исчисления налоговых обязательств или бухучета.

СитуацияДокументы
Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужноКассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договорЗакрывающие документы: акт, накладная, а если продавец на ОСН — счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагентаЗакрывающие документы: акт, накладная, а если продавец на ОСН — счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО на общей системе налогообложения такого нет: учесть можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Экономически оправданные затраты для бизнесаЭкономически не оправданные затраты — не на бизнес
✅ Оргтехника в офис❌ Принтер домой
✅ Канцелярия в офис❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива
✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых
✅ Организация деловых встреч и мероприятий❌ Ужин с коллегами после работы
✅ Командировочные расходы❌ Расходы на отпуск с семьей за границей

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Допустим, у владельца кафе не хватает соков, а через два часа забронирован банкет. Сотрудник бежит в соседний супермаркет, берет ящик соков, оплачивает их бизнес-картой и получает кассовый чек. В кафе есть соки, а для отчетности есть чек.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах, работах или услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах, сумме и фискальных параметрах ККТ
Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Если потеряли чек или он испортился, есть шанс все исправить. Его можно восстановить, если в приложение вашей бизнес-карты подтягиваются все покупки. А чтобы не рисковать из-за некачественной печати, рекомендуем сразу снимать скан чека после покупки и прикладывать его к оригиналу.

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании или ИП переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если продавец работает на ОСН.

Например, компания покупает 30 офисных кресел у поставщика на ОСН по договору. Тот привозит кресла и выдает компании товарную накладную и счет-фактуру с выделенным НДС или универсальный передаточный документ — УПД, — в котором эти документы совмещены.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Допустим, владельцу кафе нужна партия соков. Сотрудник идет в магазин, с которым компания заключила договор, и берет ящик соков. При оплате он показывает клубную карту магазина — ее юрлицам выдают большие торговые сети, и магазин высылает закрывающие документы.

Если клубной карты нет, тогда на кассе перед оплатой сотрудник говорит кассиру: «Я из компании „Ромашка“, у нас с вашим магазином заключен договор № 123. Можете выслать закрывающие документы по этой покупке нам на почту? Адрес есть у бухгалтера, Петра Валерьевича». После этого кассир пробивает покупку, а сотрудник оплачивает ее бизнес-картой. Кассир связывается с бухгалтером, и он высылает закрывающие документы.

Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

Затраты на представительские расходыЗатраты, которые не относятся к представительским расходам
✅ Деловые встречи: завтраки и обеды❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия
✅ Организация мероприятий, например конференций❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда
✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником
✅ Буфетное обслуживание❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара
✅ Транспорт до мероприятия и обратно❌ Транспорт вне деловой встречи, например прогулки на теплоходе после делового ужина
✅ Услуги внештатного переводчика❌ Отдых и лечебные процедуры, например спа

В учете представительских расходов есть нюансы.

МожноНельзя
✅ Можно учитывать на ОСНО❌ Нельзя учитывать на УСН «Доходы минус расходы»
✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры от контрагентов на ОСН. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

  • приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
  • смету расходов на мероприятие;
  • отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, она может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

  • суточные за каждый календарный день командировки;
  • транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
  • расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
  • другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания или ИП составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

  • положение о командировочных расходах. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
  • приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает работодатель. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Вид расходовЧто можно учестьЧто нельзя учестьДокументы для учетаНДС к вычету
Проживание в гостиницеОплата гостиничного номераЗатраты на ресторан и бар, обслуживание номера, посещение спа и спортзала, если работник за все это платил отдельноЧек на оплату номера, электронный или отпечатанный бланк строгой отчетности
или счет-фактура
Да, если в БСО или счете-фактуре он выделен отдельной строкой.

По чеку НДС принять к вычету нельзя
Проживание в квартире, арендованной у человека без статуса ИП или самозанятогоАрендная плата по договору за период, когда сотрудник там проживал.
Эти даты есть в приказе о командировке
Дни, в которые квартира пустовала. Например, до или после командировкиДоговор аренды и квитанция из личного кабинета банка, который обслуживает бизнес-карту.

При бронировании на сайте — договор (оферта) с сайта и документ об оплате
Нет
Расходы на поездСтоимость
билетов
Дополнительные расходы на питание и бар в поездеРаспечатка электронного билетаДа, если выделен отдельной строкой
Расходы на самолетСтоимость
билетов
Дополнительные расходы на питание и бар в самолетеРаспечатка билета, посадочный талон со штампом о досмотре либо без штампаДа, если выделен отдельной строкой
Расходы на бензин, если сотрудник едет на служебном или личном автоБензин, оплата платных дорог.
Траты на ремонт авто, запчасти, оплату парковок, если это происходит во время командировки
Чеки с заправок. Служебная записка, копия свидетельства о регистрации и путевой листНет
Расходы на аренду авто сотрудникомАренда автоДоговор аренды, акт возврата и чек на оплатуНет

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

  1. Подтверждать расходы по бизнес-карте документами должны все компании и ИП для встречных проверок контрагентов и для банков по 115-ФЗ.
  2. Если бизнес-картой расплачиваются работники, нужен авансовый отчет и документы, чтобы доказать правомерность трат работодателю.
  3. ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» для уменьшения налога не нужны документы под расходы — они на размер платежей не влияют.
  4. ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужны подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог с доходов.
  5. Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
  6. Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
  7. Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если товары, работы или услуги приобретены не в розницу.
  8. Бизнес на ОСН принимает к вычету НДС по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания или ИП получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
  9. Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
Бизнес-карта для компаний и ИП

Предложение Тинькофф

Бизнес-карта для компаний и ИП

  • Оплата напрямую с расчетного счета
  • Обслуживание — 0 ₽
  • Можно настроить лимиты для каждой карты в мобильном приложении
Узнать больше
Безопасность бизнеса

Найдите больше ответов на вопросы о бизнесе

Руслан Финёв

Молодцы! Делаете правильное дело! Очень помогает начинающим предпринимателям)


Больше по теме

Как селлеру с минимальными вложениями выйти на глобальный рынок. Разбор пяти рисков от Everink Tattoo
Как селлеру с минимальными вложениями выйти на глобальный рынок. Разбор пяти рисков от Everink Tattoo

Максим Артюшенков о том, когда нужен всего один глобальный фулфилмент, и о сложностях при выходе на рынки других стран