Учет расходов по бизнес-карте: как отчитаться без проблем с налоговой и банками

Если бизнес только начинает использовать корпоративные карты, у него могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН? Отвечаем на них вместе с налоговыми экспертами.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета затрат и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов — КУДиР. По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Какие подтверждающие документы нужны

Разберемся, какие документы нужно оформить, что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет. К нему он прилагает документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой или банком. Если деньги потратил сам ИП, он может не составлять авансовый отчет, а просто хранить подтверждающие документы.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную, акт выполненных работ или акт об оказании услуг. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно минимум 5 лет, считая с года, в котором документ в последний раз использовался для исчисления налоговых обязательств или бухучета.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Допустим, у владельца кафе не хватает соков, а через два часа забронирован банкет. Сотрудник бежит в соседний супермаркет, берет ящик соков, оплачивает их бизнес-картой и получает кассовый чек. В кафе есть соки, а для отчетности есть чек.

Если потеряли чек или он испортился, есть шанс все исправить. Его можно восстановить, если в приложение вашей бизнес-карты подтягиваются все покупки. А чтобы не рисковать из-за некачественной печати, рекомендуем сразу снимать скан чека после покупки и прикладывать его к оригиналу.

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании или ИП переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если продавец работает на ОСН.

Например, компания покупает 30 офисных кресел у поставщика на ОСН по договору. Тот привозит кресла и выдает компании товарную накладную и счет-фактуру с выделенным НДС или универсальный передаточный документ — УПД, — в котором эти документы совмещены.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Допустим, владельцу кафе нужна партия соков. Сотрудник идет в магазин, с которым компания заключила договор, и берет ящик соков. При оплате он показывает клубную карту магазина — ее юрлицам выдают большие торговые сети, и магазин высылает закрывающие документы.

Если клубной карты нет, тогда на кассе перед оплатой сотрудник говорит кассиру: «Я из компании „Ромашка“, у нас с вашим магазином заключен договор № 123. Можете выслать закрывающие документы по этой покупке нам на почту? Адрес есть у бухгалтера, Петра Валерьевича». После этого кассир пробивает покупку, а сотрудник оплачивает ее бизнес-картой. Кассир связывается с бухгалтером, и он высылает закрывающие документы.

Как именно получить закрывающие документы, зависит от договоренности с контрагентом. Он может передать вам их лично, когда привезет товары или окажет услугу, отправить по почтовому адресу компании или электронно — через систему электронного документооборота.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

В учете представительских расходов есть нюансы.

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры от контрагентов на ОСН. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

• приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
• смету расходов на мероприятие;
• отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, она может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

К командировочным расходам относят:

• суточные за каждый календарный день командировки;
• транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
• расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
• другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания или ИП составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

• положение о командировочных расходах. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
• приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает работодатель. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

1. Подтверждать расходы по бизнес-карте документами должны все компании и ИП для встречных проверок контрагентов и для банков по 115-ФЗ.
2. Если бизнес-картой расплачиваются работники, нужен авансовый отчет и документы, чтобы доказать правомерность трат работодателю.
3. ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» для уменьшения налога не нужны документы под расходы — они на размер платежей не влияют.
4. ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужны подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог с доходов.
5. Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
6. Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
7. Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если товары, работы или услуги приобретены не в розницу.
8. Бизнес на ОСН принимает к вычету НДС по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания или ИП получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
9. Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.